Основные цели министерства:
Внедрение электронного управления в государственные процессы — еще одна особенность министерства. Команда использует цифровые инструменты для оптимизации работы. Одним из таких инструментов является Worksection, где ведется вся проектная работа.
Команда министерства реализует крупные и амбициозные проекты, которые требуют координации всех процессов и прозрачной, гибкой коммуникации. Прозрачность означает, что информация доступна каждому члену команды. Гибкая коммуникация подразумевает различные каналы общения для каждого типа задачи и каждого проекта.
Worksection отлично справляется с выполнением этих задач, и сейчас мы объясним, как то, что на первый взгляд кажется простым сервисом, помогает в управлении проектами национального масштаба.
Почему Worksection?
Самое важное, что предоставляет система управления проектами — это определенность. Нам нужен был простой инструмент с лаконичным и интуитивно понятным интерфейсом, который был бы готов к использованию без каких-либо настроек.
Как Worksection был внедрен в министерстве
Был установлен срок для подключения всех отделов и сотрудников к Worksection. Внедрение происходит одновременно на нескольких уровнях.
Сначала необходимо было внедрить систему в команду Министерства цифровой трансформации. Каждый человек взял на себя задачу — ознакомиться с Worksection, и затем все пошло гладко.
Сервис имеет отличные текстовые инструкции и короткие видео, которые помогают объяснить, как запускать проекты в Worksection и как использовать встроенные инструменты.
Срок составляет один год. Это может показаться долгим временем, но в мире нет лучшего опыта по внедрению систем электронного управления.
Мы подключили людей, которые привыкли записывать свои задачи в блокнотах, поэтому им нужно было время для адаптации, и нам нужно было время, чтобы связать каждую команду в системе.
Основная функция такой системы для наших целей — назначить задачи ответственным лицам и установить сроки для каждой задачи.
Мы собираем задачи в Worksection на каждом собрании
Работы выполняется столько же в оффлайне, сколько и в онлайн, поэтому у нас проходят регулярные встречи. Во время них мы обсуждаем проекты: смотрим в Worksection, что уже сделано, и ставим новые задачи.
Чтобы избежать записи всего в блокноте, на каждой встрече есть человек, который создает задачи прямо во время рабочей встречи: описывает, что нужно сделать, назначает ответственность и устанавливает срок для задачи.
Для менеджеров важно, чтобы задачи были зафиксированы в системе. Если задача не выполнена, можно сразу узнать причину. Для первоначального контроля выполнения задач Worksection уведомит, видел ли сотрудник свою задачу, а выбор приоритета позволит правильно выбрать такую задачу.
Менеджер может видеть любые манипуляции с задачами своих сотрудников: изменения сроков, изменения приоритета или изменения ответственности, которые отображаются в хронологии.
А для сотрудника удобство системы заключается в том, что задачи не теряются и не путаются друг с другом. Они входят в систему в начале рабочего дня и в списке задач видят, что им нужно сделать.
Анализ производительности и отчеты
Каждый сотрудник имеет задачи, которые он должен выполнить вовремя. Чтобы понять, может ли человек достигнуть поставленных задач и увидеть общую загрузку команды — менеджер открывает список задач, отфильтрованный по сотрудникам. Таким образом, мы можем эффективно распределить задачи всей команды, чтобы избежать простоя и перегрузки.
Отчет из Worksection покажет проблемные зоны в работе для быстрого оптимизации. Более того, отчеты значительно помогают в самоуправлении. Мы постоянно генерируем отчеты в Worksection, чтобы узнать, как продвигаются проекты министерства.
Всегда в курсе хода проекта
Мы активно используем теги, чтобы определить статус задач. Как только сотрудник начинает работать, он устанавливает статус на “в процессе” в соответствующей задаче.
Для каждого проекта можно создать конкретную группу статусов, чтобы быстро понять, как идут дела. Менеджер получает уведомление о том, что статус задачи изменился — это значит, что ему не нужно беспокоиться, задача будет выполнена.
Просто, функционально, эффективно
Чтобы позволить нашей команде сосредоточиться на работе, а не на управлении, мы решили создать специальный инструмент для управления проектами. Мы выбрали Worksection, потому что это украинская разработка и простой помощник в управлении, который не требует специальных навыков для навигации. Ваш продукт очень помогает нам.