Основні цілі міністерства:
Впровадження електронного менеджменту в державних процесах — ще одна особливість міністерства. Команда Михайла Федорова, міністра цифрової трансформації, використовує діджитал інструменти для оптимізації роботи. Один з цих інструментів — Worksection, де ведеться вся проектна робота.
У команди міністерства великі та амбіційні проекти, які потребують налагодження всіх процесів і прозорої, гнучкої комунікації. Прозорої — означає, що інформація доступна кожному члену команди. Гнучка комунікація — різні канали зв'язку, під кожен вид задач і кожен проект.
Ці завдання чудово виконує Worksection, і зараз ми розповімо як з першого погляду простий сервіс допомагає в управлінні проектами національного масштабу.
Чому Worksection?
Найважливіше, що дає нам система по управлінню проектами — визначеність. Нам був потрібен простий інструмент з лаконічним та інтуїтивним інтерфейсом, який був би готовий до роботи без налаштувань.
Як впроваджували Worksection всередині міністерства
Був встановлений термін, за який потрібно було підключити всі відділи і людей до Worksection. Впровадження відбувається відразу на декількох рівнях.
В першу чергу, потрібно було впровадити систему в команду Міністерства цифрової трансформації. Кожен взяв собі задачу — познайомитись з Worksection, а потім все пішло без проблем.
В сервісі є чудова текстова інструкція і короткі відеоролики, які допоможуть розібратись як запустити проекти в Worksection і як користуватись вбудованими інструментами.
Дедлайн — 1 рік. Може здатись, що це дуже довго, але в світі немає кращого досвіду по впровадженню електронних систем управління.
Ми підключили людей, які звикли записувати свої справи в блокнот, тому їм потрібен був час на те, щоб перелаштуватись, а нам час - щоб зв'язати кожну команду в системі.
Головна функція такої системи для наших цілей — закріпити задачі за відповідальними і назначити кожній задачі термін виконання.
Збираємо задачі в Worksection під час кожного зібрання
Роботи в офлайні також багато як і в онлайні, тому у нас є регулярні зібрання. На них ми обговорюємо проекти: дивимось в Worksection що вже зробили і ставимо нові задачі.
Щоб не записувати все в блокнот, на кожному зібранні є людина, яка створює задачі безпосередньо під час робочої зустрічі: описує, що потрібно зробити, призначає відповідального і ставить завданню термін виконання.
Для керівників важливо, щоб задачі фіксувались в системі. Якщо задача не виконана, то можливо буде відразу дізнатись причину. Для первинного контролю виконання Worksection дасть знати, чи бачив своє завдання співробітник.
Керівник бачить будь-які маніпуляції з задачами своїх співробітників: зміну термінів, пріоритетів чи зміну відповідальних, що показується в хронології.
А для співробітника зручність системи в тому, щоб задачі не втрачались і не плутались між собою. Він заходить на початку робочого дня в систему і в списку задач бачить що йому потрібно робити.
Аналіз продуктивності та звіти
У кожного співробітника є задачі, які він повинен виконати в срок. І щоб зрозуміти чи може людина виконати поставлені задачі і побачити загальне навантаження на команду —керівник відкриває список задач з фільтром по людям. Так ми можемо ефективно розподілити задачі всієї команди, щоб не було простою та перевантаження.
Звіт з Worksection покаже проблемні місця в роботі, щоб швидко їх оптимізувати. До того ж, звіти — чудово допомагають в самомеджменті. Ми постійно створюємо звіти в Worksection, щоб дізнатися як просуваються проекти міністерства.
Завжди в курсі як просувається робота
Ми активно використовуємо мітки, для того, щоб визначити статус задач. Як тільки співробітник береться за роботу, то у відповідній задачі він виставляє статус «в роботі».
Для кожного проекту можна створити свою групу статусів, щоб швидко зрозуміти як йдуть справи. Керівник отримує повідомлення про те, що у задачі змінився статус — це означає що можна не перейматися, задача буде виконана.
Просто, функціонально, ефективно
Щоб наша команда змогла сфокусуватися на роботі, а не на менеджменті, ми вирішили створити спеціальний інструмент для ведення проектів. Ми обрали Worksection, тому що це українська розробка і простий помічник в управлінні, який не потребує спеціальних навиків, щоб у всьому розібратись. Нам дуже допомагає ваш продукт.