29 квітня 2020   •   Chyngys Barynov   •   6 min read

Мінцифра: контролюємо якість роботи через Worksection

Міністерство цифрової трансформації України — державний орган, який займається цифровізацією всієї країни. Тобто, працює над прозорістю комунікацій між органами управління та спрощенням зв’язку між державою і населенням.

Основні цілі міністерства:



Впровадження електронного менеджменту в державних процесах — ще одна особливість міністерства. Команда Михайла Федорова, міністра цифрової трансформації, використовує діджитал інструменти для оптимізації роботи. Один з цих інструментів — Worksection, де ведеться вся проектна робота.

У команди міністерства великі та амбіційні проекти, які потребують налагодження всіх процесів і прозорої, гнучкої комунікації. Прозорої — означає, що інформація доступна кожному члену команди. Гнучка комунікація — різні канали зв’язку, під кожен вид задач і кожен проект.

Ці завдання чудово виконує Worksection, і зараз ми розповімо як з першого погляду простий сервіс допомагає в управлінні проектами національного масштабу.


Чому Worksection?

Найважливіше, що дає нам система по управлінню проектами — визначеність. Нам був потрібен простий інструмент з лаконічним та інтуїтивним інтерфейсом, який був би готовий до роботи без налаштувань.

Нас приваблює те, що будь-яка людина може дуже швидко розібратися в Worksection.

Як впроваджували Worksection всередині міністерства

Був встановлений термін, за який потрібно було підключити всі відділи і людей до Worksection. Впровадження відбувається відразу на декількох рівнях.

В першу чергу, потрібно було впровадити систему в команду Міністерства цифрової трансформації. Кожен взяв собі задачу — познайомитись з Worksection, а потім все пішло без проблем.

В сервісі є чудова текстова інструкція і короткі відеоролики, які допоможуть розібратись як запустити проекти в Worksection і як користуватись вбудованими інструментами.
Дедлайн — 1 рік. Може здатись, що це дуже довго, але в світі немає кращого досвіду по впровадженню електронних систем управління.

Ми підключили людей, які звикли записувати свої справи в блокнот, тому їм потрібен був час на те, щоб перелаштуватись, а нам час — щоб зв’язати кожну команду в системі.

Головна функція такої системи для наших цілей — закріпити задачі за відповідальними і назначити кожній задачі термін виконання.


Збираємо задачі в Worksection під час кожного зібрання

Роботи в офлайні також багато як і в онлайні, тому у нас є регулярні зібрання. На них ми обговорюємо проекти: дивимось в Worksection що вже зробили і ставимо нові задачі.

Щоб не записувати все в блокнот, на кожному зібранні є людина, яка створює задачі безпосередньо під час робочої зустрічі: описує, що потрібно зробити, призначає відповідального і ставить завданню термін виконання.



Для керівників важливо, щоб задачі фіксувались в системі. Якщо задача не виконана, то можливо буде відразу дізнатись причину. Для первинного контролю виконання Worksection дасть знати, чи бачив своє завдання співробітник.



Керівник бачить будь-які маніпуляції з задачами своїх співробітників: зміну термінів, пріоритетів чи зміну відповідальних, що показується в хронології.


А для співробітника зручність системи в тому, щоб задачі не втрачались і не плутались між собою. Він заходить на початку робочого дня в систему і в списку задач бачить що йому потрібно робити.


Аналіз продуктивності та звіти

У кожного співробітника є задачі, які він повинен виконати в срок. І щоб зрозуміти чи може людина виконати поставлені задачі і побачити загальне навантаження на команду —керівник відкриває список задач з фільтром по людям. Так ми можемо ефективно розподілити задачі всієї команди, щоб не було простою та перевантаження.



Звіт з Worksection покаже проблемні місця в роботі, щоб швидко їх оптимізувати. До того ж, звіти — чудово допомагають в самомеджменті. Ми постійно створюємо звіти в Worksection, щоб дізнатися як просуваються проекти міністерства.


Завжди в курсі як просувається робота

Ми активно використовуємо мітки, для того, щоб визначити статус задач. Як тільки співробітник береться за роботу, то у відповідній задачі він виставляє статус «в роботі».



Для кожного проекту можна створити свою групу статусів, щоб швидко зрозуміти як йдуть справи. Керівник отримує повідомлення про те, що у задачі змінився статус — це означає що можна не перейматися, задача буде виконана.


Просто, функціонально, ефективно


Щоб наша команда змогла сфокусуватися на роботі, а не на менеджменті, ми вирішили створити спеціальний інструмент для ведення проектів. Ми обрали Worksection, тому що це українська розробка і простий помічник в управлінні, який не потребує спеціальних навиків, щоб у всьому розібратись. Нам дуже допомагає ваш продукт.

Все що потрібно для ефективної роботи Міністерства цифрової трансформації є в Worksection.
відповісти
Ярослав 5 травня 2020
Очень крутые илюстрации
відповісти
Іріна Карпенко 26 червня 2020
чому не державною мовою ? А взагалі гарний кейс
відповісти
Козак Дмитро 26 червня 2020
Кейс українською незабаром з'явиться :)

esc
Поділитись у
или
Школа PM
Закладки корисна опція, яка розташована у верхньому правому кутку вашого акаунту Worksection. Для чого потрібні закладки Усе “гаряче”, “термінове” та “важливе” ви можете додати у закладки, аби тримати...
23 червня 2021   •   2 min read
Школа PM
В компании, где ведется несколько проектов одновременно, важно собирать данные по разным параметрам: по количеству затраченного на проект времени, по количеству успешно завершенных задач, по плановому...
1 червня 2021   •   7 min read
Школа PM
Для компаній, які працюють на "погодинці", тайм-трекер – ключовий інструмент в реалізації проектів і задач. Як приклад: наш клієнт – агентство performance-маркетингу ROMAN.UA. За допомогою тайм-трекера...
17 травня 2021   •   7 min read

Більш ніж 1300 компаній використовують Worksection. Приєднуйтесь!

Worksection використовують 1300 компаній

Відмінно!

Введіть код підтвердження
або перейдіть за посиланням з листа
Немає листа? Навіть у спам? Напишіть нам
або через