Министерство цифровой трансформации Украины — государственный орган, который занимается цифровизацией страны вцелом. То есть, работает над прозрачностью коммуникации между органами управления и упрощения связи между государством и населением.
Основные цели министерства:
Внедрение электронного менеджмента в государство — еще одна особенность министерства. Команда Михаила Федорова, министра цифровой трансформации, использует диджитал инструменты для оптимизации работы. Один из этих инструментов — Worksection, где ведется вся проектная работа.
У команды министерства большие и амбициозные проекты, которые требуют отлаженности всех процессов и прозрачной, гибкой коммуникации. Прозрачной — значит, что информация доступная каждому члену команды. Гибкая коммуникация — разные каналы связи, под каждый вид задач и каждый проект.
С этим отлично справляется Worksection, и сейчас мы расскажем как с виду простой сервис помогает в управлении проектами национального масштаба.
Почему Worksection
Самое важное, что дает нам система по управлению проектами — определенность. Нам был необходим простой инструмент с лаконичным и интуитивным инструментом, который был готов к работе без настройки.
Как внедряли Worksection внутри Министерства
Был выставлен срок, за который нужно было подключить все отделы и людей к Worksection. Внедрение происходило сразу не нескольких уровнях.
В первую очередь, нужно было внедрить систему в команду Министерства цифровой трансформации. Каждый принял себе задачу — познакомиться с Worksection, а потом всё пошло без проблем.
В сервисе есть отличная текстовая инструкция и короткие видеоролики, которые помогут разобраться как запустить проекты в Worksection и как пользоваться встроенными инструментами.
Далее, нужно было подключить администрации по всей территории Украины. Дедлайн — 1 год. Может показаться, что это очень долго, но в мире нет лучшего опыта по внедрению электронных систем управления.
Мы подключили людей, которые привыкли записывать свои дела в блокнот, поэтому им нужно было время на то, чтобы перестроиться, а нам время, чтобы связать каждую администрацию в системе.
Собираем задачи в Worksection во время каждого собрания
Работы в оффлайне также много как и в онлайне, поэтому у нас есть регулярные собрания. На них мы обсуждаем проекты: смотрим в Worksection что уже сделали и ставим новые задачи.
Чтобы не записывать всё в блокнот, на каждом собрании есть человек, который создает задачи прямо во время собрания: описывает что нужно сделать, назначает ответственного и ставит задаче срок.
Для руководителей важно, что задачи фиксируются в системе. Если задача не выполнена, то можно будет сразу узнать причину. Для первичного контроля выполнения Worksection даст знать, видел ли свою задачу сотрудник.
Руководитель видит любые манипуляции с задачами своих сотрудников: изменения сроков, приоритетов и смена ответственных показывается в хронологии.
А для сотрудника удобство системы в том, что задачи не теряются и не путаются между собой. Он заходит в начале рабочего дня в систему и в списке задач видит что ему нужно делать.
Анализ продуктивности и отчеты
У каждого сотрудника есть задачи, которые он должен выполнить в срок. И чтобы понять сможет ли выполнить человек поставленные задачи и посмотреть общую нагрузку на команду — руководитель открывает список задач с фильтром по людям. Так мы можем эффективно распределить задачи всей команды, чтобы не было простоя или перегруза.
Отчет из Worksection покажет проблемные участки в работе, чтобы быстро их оптимизировать. К тому же, отчеты — отлично помогают в самоменеджменте. Мы регулярно создаем отчеты в Worksection, чтобы узнать как продвигаются проекты министерства.
Всегда в курсе как идет работа
Мы активно используем метки, для того, чтобы обозначать статус задачи. Как только сотрудник берется за работу, то в соответствующей задаче он ставит статус «в работе».
Для каждого проекта можно создать свою группу статусов, чтобы быстро обозначить как идут дела. Руководитель получает уведомление о том, что у задачи поменялся статус — значит можно не беспокоится, задача будет выполнена.
Просто, функционально, эффективно
Чтобы наша команда смогла сконцентрироваться на работе, а не на менеджменте, мы решили использовать специальный инструмент для ведения проектов. Мы выбрали Worksection, потому что это украинская разработка и простой помощник в управлении, который не требует специальных навыков, чтобы во всем разобраться. Нам очень помогает ваш продукт.