Основные цели министерства:
Внедрение электронного управления в государственные процессы — еще одна особенность министерства. Команда Михаила Федорова, министра цифровой трансформации, использует цифровые инструменты для оптимизации работы. Одним из таких инструментов является Worksection, где ведется вся проектная работа.
Команда министерства реализует крупные и амбициозные проекты, которые требуют координации всех процессов и прозрачной, гибкой коммуникации. Прозрачность означает, что информация доступна каждому члену команды. Гибкая коммуникация подразумевает различные каналы общения для каждого типа задачи и каждого проекта.
Worksection отлично справляется с выполнением этих задач, и сейчас мы объясним, как то, что на первый взгляд кажется простым сервисом, помогает в управлении проектами национального масштаба.
Почему Worksection?
Самое важное, что предоставляет система управления проектами — это определенность. Нам нужен был простой инструмент с лаконичным и интуитивно понятным интерфейсом, который был бы готов к использованию без каких-либо настроек.
Как Worksection был внедрен в министерстве
Был установлен срок для подключения всех отделов и сотрудников к Worksection. Внедрение происходит одновременно на нескольких уровнях.
Сначала необходимо было внедрить систему в команду Министерства цифровой трансформации. Каждый человек взял на себя задачу — ознакомиться с Worksection, и затем все пошло гладко.
Сервис имеет отличные текстовые инструкции и короткие видео, которые помогают объяснить, как запускать проекты в Worksection и как использовать встроенные инструменты.
Срок составляет один год. Это может показаться долгим временем, но в мире нет лучшего опыта по внедрению систем электронного управления.
Мы подключили людей, которые привыкли записывать свои задачи в блокнотах, поэтому им нужно было время для адаптации, и нам нужно было время, чтобы связать каждую команду в системе.
Основная функция такой системы для наших целей — назначить задачи ответственным лицам и установить сроки для каждой задачи.
Мы собираем задачи в Worksection на каждом собрании
Работы выполняется столько же в оффлайне, сколько и в онлайн, поэтому у нас проходят регулярные встречи. Во время них мы обсуждаем проекты: смотрим в Worksection, что уже сделано, и ставим новые задачи.
Чтобы избежать записи всего в блокноте, на каждой встрече есть человек, который создает задачи прямо во время рабочей встречи: описывает, что нужно сделать, назначает ответственность и устанавливает срок для задачи.
Для менеджеров важно, чтобы задачи были зафиксированы в системе. Если задача не выполнена, можно сразу узнать причину. Для первоначального контроля выполнения задач Worksection уведомит, видел ли сотрудник свою задачу.
Менеджер может видеть любые манипуляции с задачами своих сотрудников: изменения сроков, изменения приоритета или изменения ответственности, которые отображаются в хронологии.
А для сотрудника удобство системы заключается в том, что задачи не теряются и не путаются друг с другом. Они входят в систему в начале рабочего дня и в списке задач видят, что им нужно сделать.
Анализ производительности и отчеты
Каждый сотрудник имеет задачи, которые он должен выполнить вовремя. Чтобы понять, может ли человек достигнуть поставленных задач и увидеть общую загрузку команды — менеджер открывает список задач, отфильтрованный по сотрудникам. Таким образом, мы можем эффективно распределить задачи всей команды, чтобы избежать простоя и перегрузки.
Отчет из Worksection покажет проблемные зоны в работе для быстрого оптимизации. Более того, отчеты значительно помогают в самоуправлении. Мы постоянно генерируем отчеты в Worksection, чтобы узнать, как продвигаются проекты министерства.
Всегда в курсе хода проекта
Мы активно используем теги, чтобы определить статус задач. Как только сотрудник начинает работать, он устанавливает статус на “в процессе” в соответствующей задаче.
Для каждого проекта можно создать конкретную группу статусов, чтобы быстро понять, как идут дела. Менеджер получает уведомление о том, что статус задачи изменился — это значит, что ему не нужно беспокоиться, задача будет выполнена.
Просто, функционально, эффективно
Чтобы позволить нашей команде сосредоточиться на работе, а не на управлении, мы решили создать специальный инструмент для управления проектами. Мы выбрали Worksection, потому что это украинская разработка и простой помощник в управлении, который не требует специальных навыков для навигации. Ваш продукт очень помогает нам.