Минцифра: контролируем качество работы через Worksection
29 апреля 2020   •   Чингиc Баринов   •   6 min read

Минцифра: контролируем качество работы через Worksection

Министерство цифровой трансформации Украины — государственный орган, который занимается цифровизацией страны вцелом. То есть, работает над прозрачностью коммуникации между органами управления и упрощения связи между государством и населением.

Основные цели министерства:


Внедрение электронного менеджмента в государство — еще одна особенность министерства. Команда Михаила Федорова, министра цифровой трансформации, использует диджитал инструменты для оптимизации работы. Один из этих инструментов — Worksection, где ведется вся проектная работа.

У команды министерства большие и амбициозные проекты, которые требуют отлаженности всех процессов и прозрачной, гибкой коммуникации. Прозрачной — значит, что информация доступная каждому члену команды. Гибкая коммуникация — разные каналы связи, под каждый вид задач и каждый проект.

С этим отлично справляется Worksection, и сейчас мы расскажем как с виду простой сервис помогает в управлении проектами национального масштаба.




Почему Worksection

Самое важное, что дает нам система по управлению проектами — определенность. Нам был необходим простой инструмент с лаконичным и интуитивным инструментом, который был готов к работе без настройки.

Нас привлекло то, что любой человек сможет очень быстро разобраться в Ворксекшене.

Как внедряли Worksection внутри Министерства

Был выставлен срок, за который нужно было подключить все отделы и людей к Worksection. Внедрение происходило сразу не нескольких уровнях.

В первую очередь, нужно было внедрить систему в команду Министерства цифровой трансформации. Каждый принял себе задачу — познакомиться с Worksection, а потом всё пошло без проблем.


В сервисе есть отличная текстовая инструкция и короткие видеоролики, которые помогут разобраться как запустить проекты в Worksection и как пользоваться встроенными инструментами.

Далее, нужно было подключить администрации по всей территории Украины. Дедлайн — 1 год. Может показаться, что это очень долго, но в мире нет лучшего опыта по внедрению электронных систем управления.

Мы подключили людей, которые привыкли записывать свои дела в блокнот, поэтому им нужно было время на то, чтобы перестроиться, а нам время, чтобы связать каждую администрацию в системе.

Главная функция такой системы для наших целей — закрепить задания за ответственным и назначить каждой задаче срок.

Собираем задачи в Worksection во время каждого собрания

Работы в оффлайне также много как и в онлайне, поэтому у нас есть регулярные собрания. На них мы обсуждаем проекты: смотрим в Worksection что уже сделали и ставим новые задачи.

Чтобы не записывать всё в блокнот, на каждом собрании есть человек, который создает задачи прямо во время собрания: описывает что нужно сделать, назначает ответственного и ставит задаче срок.



Для руководителей важно, что задачи фиксируются в системе. Если задача не выполнена, то можно будет сразу узнать причину. Для первичного контроля выполнения Worksection даст знать, видел ли свою задачу сотрудник.



Руководитель видит любые манипуляции с задачами своих сотрудников: изменения сроков, приоритетов и смена ответственных показывается в хронологии.



А для сотрудника удобство системы в том, что задачи не теряются и не путаются между собой. Он заходит в начале рабочего дня в систему и в списке задач видит что ему нужно делать.



Анализ продуктивности и отчеты

У каждого сотрудника есть задачи, которые он должен выполнить в срок. И чтобы понять сможет ли выполнить человек поставленные задачи и посмотреть общую нагрузку на команду — руководитель открывает список задач с фильтром по людям. Так мы можем эффективно распределить задачи всей команды, чтобы не было простоя или перегруза.




Отчет из Worksection покажет проблемные участки в работе, чтобы быстро их оптимизировать. К тому же, отчеты — отлично помогают в самоменеджменте. Мы регулярно создаем отчеты в Worksection, чтобы узнать как продвигаются проекты министерства.


Всегда в курсе как идет работа

Мы активно используем метки, для того, чтобы обозначать статус задачи. Как только сотрудник берется за работу, то в соответствующей задаче он ставит статус «в работе».



Для каждого проекта можно создать свою группу статусов, чтобы быстро обозначить как идут дела. Руководитель получает уведомление о том, что у задачи поменялся статус — значит можно не беспокоится, задача будет выполнена.


Просто, функционально, эффективно

Чтобы наша команда смогла сконцентрироваться на работе, а не на менеджменте, мы решили использовать специальный инструмент для ведения проектов. Мы выбрали Worksection, потому что это украинская разработка и простой помощник в управлении, который не требует специальных навыков, чтобы во всем разобраться. Нам очень помогает ваш продукт.


Всё то, что нужно для эффективной работы Министерства цифровой трансформации есть в Worksection.



ответить
Ярослав 5 мая 2020
Очень крутые илюстрации
ответить
Іріна Карпенко 26 июня 2020
чому не державною мовою ? А взагалі гарний кейс
ответить
Козак Дмитро 26 июня 2020
Кейс українською незабаром з'явиться :)

esc
Поделиться в
или
Компания-франчайзер ThinkGlobal — сеть инновационных школ (25 школ по Украине), которые предоставляют пространство для внедрения глобальных образовательных изменений и развития образования в Украине....
15 июля 2020   •   6 min read
PM Решения
Рассказываем о том, почему диаграмма Ганта около 100 лет остается стандартом планирования проектов.
15 июля 2020   •   9 min read
PM Решения
Тройка сильных Так можем назвать обзор, в котором встретились: Jira vs Youtrack vs Worksection. Agile-команды чаще всего становятся перед выбором: Jira или Youtrack? Привлекает внимание [бесплатность...
24 июня 2020   •   22 min read

Более 1300 компаний используют Worksection. Присоединяйтесь!

Worksection используют 1300 компаний

Отлично!

Приглашение отправлено на email pulaluk@shpileh.de
Для завершения регистрации перейдите по ссылке из письма!

Нет письма? Даже в спаме? Напишите нам
или через