Hlavní cíle ministerstva:
Implementace elektronického řízení ve státních procesech je další charakteristikou ministerstva. Tým Mykhaila Fedorova, ministra digitální transformace, využívá digitální nástroje k optimalizaci práce. Jedním z těchto nástrojů je Worksection, kde se provádí veškerá projektová práce.
Tým ministerstva má velké a ambiciózní projekty, které vyžadují koordinaci všech procesů a transparentní, flexibilní komunikaci. Transparentní znamená, že informace jsou přístupné každému členovi týmu. Flexibilní komunikace znamená různorodé komunikační kanály pro každý typ úkolu a každý projekt.
Worksection exceluje v plnění těchto úkolů, a nyní vysvětlíme, jak to, co se na první pohled jeví jako jednoduchá služba, pomáhá při řízení projektů národního měřítka.
Proč Worksection?
Nejdůležitější věc, kterou projektový management systém poskytuje, je jistota. Potřebovali jsme jednoduchý nástroj s stručným a intuitivním rozhraním, které by bylo připraveno k použití bez jakýchkoli konfigurací.
Jak bylo Worksection implementováno v rámci ministerstva
Byl stanoven termín pro připojení všech oddělení a lidí k Worksection. Implementace probíhá současně na několika úrovních.
Nejprve bylo nutné provést implementaci systému v rámci týmu ministerstva digitální transformace. Každý člen týmu měl za úkol se seznámit s Worksection, a pak už šlo všechno hladce.
Služba má skvělé textové pokyny a krátká videa, která pomáhají vysvětlit, jak spustit projekty ve Worksection a jak používat vestavěné nástroje.
Termín je jeden rok. Může to vypadat jako dlouhá doba, ale na implementaci systémů elektronického řízení není lepší zkušenosti na světě.
Propojili jsme lidi, kteří byli zvyklí psát své úkoly do poznámkových bloků, takže potřebovali čas na přizpůsobení, a my jsme potřebovali čas na propojení každého týmu v systému.
Hlavní funkcí takového systému pro naše účely je přidělování úkolů zodpovědným jednotlivcům a stanovení termínů pro každý úkol.
Shromažďujeme úkoly ve Worksection během každého setkání
Je tolik offline práce, kolik je online, proto máme pravidelná setkání. Během nich diskutujeme o projektech: v Worksection se díváme, co už bylo uděláno, a stanovujeme nové úkoly.
Abychom se vyhnuli psaní všeho do poznámkového bloku, na každém setkání je osoba, která vytváří úkoly přímo během pracovního setkání: popisuje, co je třeba udělat, přiděluje odpovědnost a stanovuje termín pro úkol.
Je důležité pro manažery, aby byly úkoly zaznamenávány v systému. Pokud není úkol splněn, je možné okamžitě zjistit důvod. Pro počáteční kontrolu plnění úkolu Worksection informuje, zda zaměstnanec viděl svůj úkol.
Manažer může vidět jakékoli manipulace s úkoly svých zaměstnanců: změny termínů, posuny priorit nebo změny zodpovědnosti, které jsou zobrazeny v časové ose.
A pro zaměstnance je výhodou systému, že úkoly se neztrácejí ani nepletou. Přihlašují se do systému na začátku pracovního dne a v seznamu úkolů vidí, co mají dělat.
Analýza výkonnosti a zprávy
Každý zaměstnanec má úkoly, které musí splnit včas. Aby bylo jasné, zda je osoba schopna dosáhnout přidělených úkolů, a aby manažer viděl celkovou pracovní zátěž týmu, otevře seznam úkolů filtrovaný podle jednotlivců. Tímto způsobem můžeme efektivně rozdělovat úkoly celého týmu, abychom se vyhnuli nečinnosti a přetížení.
Zpráva z Worksection ukáže problematické oblasti v práci pro rychlou optimalizaci. Navíc, zprávy velmi pomáhají při sebekontrole. Neustále generujeme zprávy ve Worksection, abychom zjistili, jak postupují projekty ministerstva.
Vždy informováni o pokroku projektů
Aktivně používáme štítky k určení stavu úkolů. Jakmile zaměstnanec začne pracovat, nastaví stav na „v průběhu“ u odpovídajícího úkolu.
Pro každý projekt lze vytvořit specifickou skupinu stavů, abychom rychle pochopili, jak se věci mají. Manažer dostane upozornění, že se stav úkolu změnil — což znamená, že se nemusí obávat, úkol bude splněn.
Jednoduché, funkční, efektivní
Abychom umožnili našemu týmu soustředit se na práci místo řízení, rozhodli jsme se vytvořit speciální nástroj pro projektový management. Vybrali jsme Worksection, protože je to ukrajinské řešení a jednoduchý pomocník v řízení, který nevyžaduje žádné zvláštní dovednosti pro navigaci. Váš produkt nám velmi pomáhá.