Hauptziele des Ministeriums:
Die Umsetzung des elektronischen Managements in Regierungsprozessen ist ein weiteres Merkmal des Ministeriums. Das Team von Mykhailo Fedorov, dem Minister für digitale Transformation, nutzt digitale Werkzeuge, um die Arbeit zu optimieren. Eines dieser Werkzeuge ist Worksection, wo die gesamte Projektarbeit durchgeführt wird.
Das Team des Ministeriums hat große und ehrgeizige Projekte, die eine Koordination aller Prozesse und eine transparente, flexible Kommunikation erfordern. Transparent bedeutet, dass Informationen für jedes Teammitglied zugänglich sind. Flexible Kommunikation bedeutet verschiedene Kommunikationskanäle für jede Art von Aufgabe und jedes Projekt.
Worksection ist hervorragend geeignet, um diese Aufgaben zu erfüllen, und jetzt werden wir erklären, wie das, was auf den ersten Blick wie ein einfacher Dienst erscheint, bei der Verwaltung von Projekten in nationalem Maßstab hilft.
Warum Worksection?
Das Wichtigste, was das Projektmanagementsystem bietet, ist Sicherheit. Wir benötigten ein einfaches Tool mit einer prägnanten und intuitiven Benutzeroberfläche, das ohne jegliche Konfiguration einsatzbereit ist.
Wie Worksection im Ministerium implementiert wurde
Ein Zeitrahmen wurde festgelegt, um alle Abteilungen und Personen mit Worksection zu verbinden. Die Umsetzung erfolgt gleichzeitig auf mehreren Ebenen.
Zunächst war es notwendig, das System innerhalb des Teams des Ministeriums für digitale Transformation zu implementieren. Jede Person übernahm die Aufgabe, sich mit Worksection vertraut zu machen, und dann verlief alles reibungslos.
Der Dienst hat ausgezeichnete Textanleitungen und kurze Videos, die helfen zu erklären, wie man Projekte in Worksection startet und wie man die integrierten Werkzeuge nutzt.
Der Zeitrahmen beträgt ein Jahr. Es mag lang erscheinen, aber es gibt keine bessere Erfahrung auf der Welt, um elektronische Managementsysteme zu implementieren.
Wir haben Menschen verbunden, die es gewohnt waren, ihre Aufgaben in Notizbüchern aufzuschreiben, sodass sie Zeit benötigten, um sich anzupassen, und wir benötigten Zeit, um jedes Team im System zu verknüpfen.
Die Hauptfunktion eines solchen Systems für unsere Zwecke besteht darin, Aufgaben verantwortlichen Personen zuzuweisen und Fristen für jede Aufgabe festzulegen.
Wir sammeln Aufgaben in Worksection während jedes Treffens
Es gibt genauso viel Offline-Arbeit wie Online-Arbeit, daher haben wir regelmäßige Treffen. Während dieser besprechen wir Projekte: Wir schauen in Worksection, was bereits erledigt wurde, und setzen neue Aufgaben.
Um zu verhindern, dass alles in einem Notizbuch geschrieben wird, gibt es bei jedem Treffen eine Person, die Aufgaben direkt während des Arbeitstreffens erstellt: sie beschreibt, was erledigt werden muss, weist Verantwortung zu und setzt eine Frist für die Aufgabe.
Es ist wichtig für die Manager, dass Aufgaben im System erfasst werden. Wenn eine Aufgabe nicht erledigt wird, ist es möglich, sofort die Ursache herauszufinden. Für die anfängliche Kontrolle der Aufgabenerfüllung informiert Worksection darüber, ob der Mitarbeiter seine Aufgabe gesehen hat.
Der Manager kann alle Manipulationen mit den Aufgaben ihrer Mitarbeiter sehen: Friständerungen, Prioritätsverschiebungen oder Zuständigkeitsänderungen, die in der Zeitleiste angezeigt werden.
Und für den Mitarbeiter besteht der Vorteil des Systems darin, dass Aufgaben nicht verloren gehen oder miteinander verwechselt werden. Sie loggen sich zu Beginn des Arbeitstags in das System ein und sehen in der Aufgabenliste, was sie zu tun haben.
Leistungsanalyse und Berichte
Jeder Mitarbeiter hat Aufgaben, die er rechtzeitig erledigen muss. Um zu verstehen, ob eine Person die zugewiesenen Aufgaben erreichen kann und um die Gesamtbelastung des Teams zu sehen — öffnet der Manager eine Aufgabenliste, die nach Personen gefiltert ist. So können wir die Aufgaben des gesamten Teams effektiv verteilen, um Ausfallzeiten und Überlastung zu vermeiden.
Ein Bericht von Worksection zeigt Problembereiche in der Arbeit zur schnellen Optimierung. Darüber hinaus helfen Berichte enorm bei der Selbstverwaltung. Wir generieren ständig Berichte in Worksection, um herauszufinden, wie die Projekte des Ministeriums vorankommen.
Immer über den Fortschritt der Projekte informiert
Wir nutzen aktiv Tags, um den Status der Aufgaben zu bestimmen. Sobald der Mitarbeiter mit der Arbeit beginnt, stellt er den Status auf „in Bearbeitung“ in der entsprechenden Aufgabe ein.
Für jedes Projekt kann eine spezifische Gruppe von Status erstellt werden, um schnell zu verstehen, wie die Dinge stehen. Der Manager erhält eine Benachrichtigung, dass sich der Status einer Aufgabe geändert hat — das bedeutet, dass er sich keine Sorgen machen muss, die Aufgabe wird erledigt.
Einfach, funktional, effizient
Um unserem Team zu ermöglichen, sich auf die Arbeit zu konzentrieren statt auf das Management, haben wir entschieden, ein spezielles Tool für das Projektmanagement zu schaffen. Wir haben uns für Worksection entschieden, weil es eine ukrainische Entwicklung ist und ein einfacher Helfer im Management, der keine besonderen Fähigkeiten im Umgang erfordert. Ihr Produkt hilft uns sehr.