Obiettivi principali del ministero:
L’implementazione della gestione elettronica nei processi governativi è un’altra caratteristica del ministero. Il team di Mykhailo Fedorov, il Ministro della Trasformazione Digitale, utilizza strumenti digitali per ottimizzare il lavoro. Uno di questi strumenti è Worksection, dove viene condotto tutto il lavoro di progetto.
Il team del ministero ha progetti grandi e ambiziosi che richiedono coordinamento di tutti i processi e comunicazione trasparente e flessibile. Trasparente significa che le informazioni sono accessibili a ogni membro del team. Comunicazione flessibile significa diversi canali di comunicazione per ogni tipo di compito e ogni progetto.
Worksection eccelle nell’assolvere questi compiti, e ora spiegheremo come quello che sembra un servizio semplice a prima vista aiuta nella gestione di progetti su scala nazionale.
Perché Worksection?
La cosa più importante fornita dal sistema di gestione dei progetti è la certezza. Avevamo bisogno di uno strumento semplice con un’interfaccia concisa e intuitiva che fosse pronto all’uso senza alcuna configurazione.
Come è stato implementato Worksection all’interno del ministero
È stata fissata una scadenza per collegare tutti i dipartimenti e le persone a Worksection. L’implementazione avviene simultaneamente a più livelli.
Inizialmente, era necessario implementare il sistema all’interno del team del Ministero della Trasformazione Digitale. Ognuno ha preso un compito — familiarizzare con Worksection, e poi tutto è andato liscio.
Il servizio ha ottime istruzioni testuali e brevi video che aiutano a spiegare come avviare progetti in Worksection e come utilizzare gli strumenti integrati.
La scadenza è di un anno. Può sembrare molto tempo, ma non esiste esperienza migliore al mondo per l’implementazione dei sistemi di gestione elettronica.
Abbiamo coinvolto persone abituate a scrivere i propri compiti nei quaderni, quindi avevano bisogno di tempo per adattarsi, e avevamo bisogno di tempo per collegare ogni team nel sistema.
La funzione principale di un sistema di questo tipo per i nostri scopi è assegnare compiti a individui responsabili e stabilire scadenze per ogni compito.
Raccogliamo compiti in Worksection durante ogni riunione
C’è tanto lavoro offline quanto online, quindi abbiamo riunioni regolari. Durante queste, discutiamo progetti: guardiamo in Worksection a ciò che è già stato fatto e impostiamo nuovi compiti.
Per evitare di scrivere tutto in un quaderno, ad ogni riunione c’è una persona che crea compiti direttamente durante la riunione di lavoro: descrive ciò che deve essere fatto, assegna responsabilità e stabilisce una scadenza per il compito.
È importante per i dirigenti che i compiti siano registrati nel sistema. Se un compito non viene completato, è possibile scoprire immediatamente il motivo. Per il controllo iniziale dell’esecuzione dei compiti, Worksection informerà se l’impiegato ha visto il proprio compito.
Il manager può vedere qualsiasi manipolazione con i compiti dei propri dipendenti: cambiamenti di scadenza, cambiamenti di priorità o cambiamenti di responsabilità, che sono visualizzati nella cronologia.
E per l’impiegato, la comodità del sistema è che i compiti non si perdono o si confondono tra loro. Accedono al sistema all’inizio della giornata lavorativa e nella lista dei compiti vedono cosa devono fare.
Analisi delle prestazioni e report
Ogni dipendente ha compiti che deve completare in tempo. Per capire se una persona può raggiungere i compiti assegnati e vedere il carico di lavoro complessivo del team — il manager apre una lista di compiti filtrata per individui. In questo modo, possiamo distribuire efficacemente i compiti dell’intero team per evitare inattività e sovraccarico.
Un report da Worksection mostrerà le aree problematiche nel lavoro per una rapida ottimizzazione. Inoltre, i report aiutano notevolmente nella gestione autonoma. Generiamo continuamente report in Worksection per scoprire come procedono i progetti del ministero.
Sempre informati sui progressi del progetto
Utilizziamo attivamente etichette per determinare lo stato dei compiti. Non appena l’impiegato inizia a lavorare, imposta lo stato su “in corso” nel compito corrispondente.
Per ogni progetto, è possibile creare un gruppo specifico di stati per capire rapidamente come stanno andando le cose. Il manager riceve una notifica che lo stato di un compito è cambiato — il che significa che non deve preoccuparsi, il compito sarà completato.
Simple, functional, efficient
Per consentire al nostro team di concentrarsi sul lavoro piuttosto che sulla gestione, abbiamo deciso di creare uno strumento speciale per la gestione dei progetti. Abbiamo scelto Worksection perché è uno sviluppo ucraino e un semplice aiuto nella gestione che non richiede abilità speciali per essere utilizzato. Il vostro prodotto ci aiuta molto.