Obiectivele principale ale ministerului:
Implementarea managementului electronic în procesele guvernamentale este o altă caracteristică a ministerului. Echipa lui Mykhailo Fedorov, ministrul Transformării Digitale, folosește instrumente digitale pentru a optimiza munca. Unul dintre aceste instrumente este Worksection, unde se desfășoară toată activitatea proiectelor.
Echipa ministerului are proiecte mari și ambițioase care necesită coordonarea tuturor proceselor și o comunicare transparentă și flexibilă. Transparent înseamnă că informațiile sunt accesibile fiecărui membru al echipei. Comunicare flexibilă înseamnă diferite canale de comunicare pentru fiecare tip de sarcină și fiecare proiect.
Worksection excelează în îndeplinirea acestor sarcini, iar acum vom explica cum ceea ce pare un serviciu simplu la prima vedere ajută la gestionarea proiectelor de amploare națională.
De ce Worksection?
Cea mai importantă caracteristică oferită de sistemul de management al proiectelor este certitudinea. Aveam nevoie de un instrument simplu cu o interfață concisă și intuitivă, care să fie gata de utilizare fără nici o configurare.
Cum a fost implementat Worksection în cadrul ministerului
A fost stabilit un termen limită pentru conectarea tuturor departamentelor și persoanelor la Worksection. Implementarea se desfășoară simultan la mai multe niveluri.
În primul rând, a fost necesar să implementăm sistemul în cadrul echipei Ministerului Transformării Digitale. Fiecare persoană a preluat o sarcină — să se familiarizeze cu Worksection, și apoi totul a decurs fără probleme.
Serviciul are instrucțiuni textuale excelente și videoclipuri scurte care ajută la explicarea modului de lansare a proiectelor în Worksection și cum să folosești instrumentele încorporate.
Termenul limită este de un an. Poate părea o lungă perioadă, dar nu există o experiență mai bună în lume pentru implementarea sistemelor de management electronic.
Am conectat oameni care erau obișnuiți să își noteze sarcinile în caiete, așa că au avut nevoie de timp pentru a se adapta și a fost nevoie de timp pentru a lega fiecare echipă în sistem.
Funcția principală a unui astfel de sistem pentru scopurile noastre este de a atribui sarcini persoanelor responsabile și de a stabili termene pentru fiecare sarcină.
Colectăm sarcini în Worksection în timpul fiecărei întâlniri
Există la fel de multă muncă offline cât și online, așa că avem întâlniri regulate. În cadrul acestora, discutăm despre proiecte: né uităm în Worksection la ce a fost deja realizat și stabilim noi sarcini.
Pentru a evita să scriem totul într-un caiet, la fiecare întâlnire, există o persoană care creează sarcini direct în timpul întâlnirii de lucru: descrie ce trebuie să fie făcut, atribuie responsabilitatea și stabilește un termen pentru sarcină.
Este important pentru manageri ca sarcinile să fie înregistrate în sistem. Dacă o sarcină nu este finalizată, este posibil să aflăm imediat motivul. Pentru controlul inițial al execuției sarcinilor, Worksection va informa dacă angajatul a văzut sarcina sa.
Managerul poate vedea orice manipulări cu sarcinile angajaților săi: modificări ale termenelor, schimbări de prioritate sau modificări ale responsabilității, care sunt afișate în cronologie.
Și pentru angajat, confortul sistemului constă în faptul că sarcinile nu se pierd sau nu se confundă între ele. Se conectează la sistem la începutul zilei de lucru și în lista de sarcini văd ce trebuie să facă.
Analiza performanței și rapoartele
Fiecare angajat are sarcini pe care trebuie să le finalizeze la timp. Pentru a înțelege dacă o persoană poate atinge sarcinile atribuite și pentru a vedea volumul general de muncă al echipei — managerul deschide o listă de sarcini filtrată pe persoane. În acest fel, putem distribui eficient sarcinile întregii echipe pentru a evita timp mort și supraîncărcare.
Un raport din Worksection va arăta zonele problematice în muncă pentru o optimizare rapidă. În plus, rapoartele ajută foarte mult în auto-management. Generăm constant rapoarte în Worksection pentru a afla cum progresează proiectele ministerului.
Întotdeauna la curent cu progresul proiectului
Folosim activ etichete pentru a determina starea sarcinilor. De îndată ce angajatul începe să lucreze, setează starea la “în desfășurare” în sarcina corespunzătoare.
Pentru fiecare proiect, poate fi creat un grup specific de stări pentru a înțelege rapid cum decurge situația. Managerul primește o notificare că starea unei sarcini s‑a schimbat — înseamnă că nu trebuie să se îngrijoreze, sarcina va fi finalizată.
Simple, funcțional, eficient
Pentru a permite echipei noastre să se concentreze pe muncă mai degrabă decât pe management, am decis să creăm un instrument special pentru managementul proiectelor. Am ales Worksection deoarece este o dezvoltare ucraineană și un ajutor simplu în management care nu necesită abilități speciale pentru a naviga. Produsul dvs. né ajută foarte mult.