Principais objetivos do ministério:
A implementação da gestão eletrônica nos processos governamentais é outra característica do ministério. A equipe de Mykhailo Fedorov, o Ministro da Transformação Digital, utiliza ferramentas digitais para otimizar o trabalho. Uma dessas ferramentas é o Worksection, onde todo o trabalho do projeto é realizado.
A equipe do ministério possui grandes e ambiciosos projetos que exigem coordenação de todos os processos e comunicação transparente e flexível. Transparente significa que a informação é acessível a cada membro da equipe. Comunicação flexível significa diferentes canais de comunicação para cada tipo de tarefa e cada projeto.
O Worksection se destaca em cumprir estas tarefas, e agora iremos explicar como o que parece um serviço simples à primeira vista ajuda na gestão de projetos em escala nacional.
Por que Worksection?
A coisa mais importante fornecida pelo sistema de gestão de projetos é a certeza. Precisávamos de uma ferramenta simples com uma interface concisa e intuitiva que estivesse pronta para uso sem nenhuma configuração.
Como o Worksection foi implementado dentro do ministério
Um prazo foi estabelecido para conectar todos os departamentos e pessoas ao Worksection. A implementação ocorre simultaneamente em vários níveis.
Primeiro, foi necessário implementar o sistema dentro da equipe do Ministério da Transformação Digital. Cada pessoa assumiu a tarefa de se familiarizar com o Worksection, e então tudo fluiu suavemente.
O serviço possui excelentes instruções em texto e vídeos curtos que ajudam a explicar como lançar projetos no Worksection e como utilizar as ferramentas integradas.
O prazo é de um ano. Pode parecer muito tempo, mas não há melhor experiência no mundo para implementar sistemas de gestão eletrônica.
Conectamos pessoas que estavam acostumadas a escrever suas tarefas em cadernos, então elas precisaram de tempo para se ajustar, e precisávamos de tempo para vincular cada equipe no sistema.
A função principal de tal sistema para nossos propósitos é atribuir tarefas a indivíduos responsáveis e estabelecer prazos para cada tarefa.
Coletamos tarefas no Worksection durante cada reunião
Há tanto trabalho offline quanto online, então temos reuniões regulares. Durante elas, discutimos projetos: olhamos no Worksection o que já foi feito e definimos novas tarefas.
Para evitar escrever tudo em um caderno, em cada reunião, há uma pessoa que cria as tarefas diretamente durante a reunião de trabalho: descreve o que precisa ser feito, atribui responsabilidades e estabelece um prazo para a tarefa.
É importante para os gerentes que as tarefas sejam registradas no sistema. Se uma tarefa não for concluída, é possível descobrir imediatamente o motivo. Para controle inicial da execução das tarefas, o Worksection informa se o funcionário viu sua tarefa.
O gerente pode ver qualquer manipulação com as tarefas de seus funcionários: mudanças de prazos, alterações de prioridades ou mudanças de responsabilidades, que são exibidas na linha do tempo.
E para o funcionário, a conveniência do sistema é que as tarefas não se perdem ou se confundem umas com as outras. Eles se conectam ao sistema no início do dia de trabalho e na lista de tarefas veem o que precisam fazer.
Análise de Desempenho e Relatórios
Cada funcionário tem tarefas que devem ser concluídas dentro do prazo. Para entender se uma pessoa pode alcançar as tarefas designadas e ver a carga de trabalho total da equipe — o gerente abre uma lista de tarefas filtrada por indivíduos. Dessa forma, podemos distribuir efetivamente as tarefas de toda a equipe para evitar inatividade e sobrecarga.
Um relatório do Worksection mostrará áreas problemáticas no trabalho para uma otimização rápida. Além disso, os relatórios ajudam bastante na autogestão. Nós geramos constantemente relatórios no Worksection para descobrir como os projetos do ministério estão progredindo.
Sempre cientes do progresso do projeto
Usamos ativamente etiquetas para determinar o status das tarefas. Assim que o funcionário começa a trabalhar, ele define o status como “em andamento” na tarefa correspondente.
Para cada projeto, um grupo específico de status pode ser criado para entender rapidamente como as coisas estão indo. O gerente recebe uma notificação de que o status de uma tarefa mudou — significando que não precisa se preocupar, a tarefa será concluída.
Simples, funcional, eficiente
Para permitir que nossa equipe se concentre no trabalho em vez da gestão, decidimos criar uma ferramenta especial para gestão de projetos. Escolhemos o Worksection porque é um desenvolvimento ucraniano e um auxiliar simples na gestão que não requer habilidades especiais para navegar. Seu produto nos ajuda muito.