Министрліктің негізгі міндеттері:
Электрондық басқаруды мемлекеттік процестерге енгізу министрліктің тағы бір ерекшелігі. Цифрлық трансформация министрі Михаил Федоровтың командасы жұмысты оңтайландыру үшін цифрлық құралдарды пайдаланады. Сол құралдардың бірі – барлық жобалық жұмыстар жүргізілетін Worksection.
Министрліктің командасында барлық процестердің үйлестірілуін және ашық, икемді коммуникацияны талап ететін ірі және амбициялық жобалар бар. Ашықтық дегеніміз – ақпараттың әрбір команда мүшесіне қолжетімділігі. Икемді коммуникация – әр тапсырма мен әр жоба үшін түрлі коммуникация арналарын білдіреді.
Worksection осы міндеттерді орындауда жоғары нәтижеге ие, және біз қазір алғашқы қарағанда қарапайым қызмет болып көрінетіннің қалай ұлттық ауқымды жобаларды басқаруда көмек көрсететінін түсіндіреміз.
Неліктен Worksection?
Жобаларды басқару жүйесі ұсынатын ең маңызды нәрсе – сенімділік. Біз конфигурацияларды қажет етпейтін, пайдалануға дайын, қысқа әрі интуитивті интерфейсі бар қарапайым құралды қажет еттік.
Министрлікте Worksection енгізу
Барлық бөлімдерді және адамдарды Worksection-мен қосу үшін мерзім белгіленді. Іс жүзінде бірнеше деңгейде бір уақытта жүзеге асырылады.
Біріншіден, Цифрлық трансформация министрлігінің командасында жүйені енгізу қажет болды. Әр адам жұмысқа Woodssection-мен танысу міндетін қабылдады, содан кейін барлық нәрсе дұрыс өтті.
Қызметтің текстік нұсқаулары мен жобаларды Worksection-да қалай бастау керек және кірістірілген құралдарды қалай қолдану керек екенін түсіндіруге көмектесетін қысқа бейнелері бар.
Мерзім – бір жыл. Бұл ұзақ уақыт болып көрінуі мүмкін, бірақ электрондық басқару жүйелерін енгізу үшін әлемде жақсы тәжірибе жоқ.
Біз жазу кітапшаларында тапсырмаларын жазуға үйренген адамдарды қостық, сондықтан оларды қайта бағдарлауға уақыт қажет болды, ал бізге жүйеде әр команданы байланыстыруға уақыт керек болды.
Әр кездесуде Worksection-да тапсырмаларды жинаймыз
Онлайн жұмыспен қатар оффлайн жұмыс та бар, сондықтан бізде жиі кездесулер өтеді. Сол кезде жобаларды талқылаймыз: Worksection-да не істелгенін қараймыз және жаңа тапсырмаларды белгілейміз.
Барлығын жазу кітапшасына жазбау үшін, әр кездесуде, бағдарламадағы тапсырмаларды тікелей жасайтын адам болады: не істеу керек екенін сипаттайды, жауапкершілікті тағайындайды және тапсырманың мерзімін белгілейді.
Менеджерлер үшін тапсырмаларды жүйеде тіркеу маңызды. Егер тапсырма орындалмаса, себептерін дереу білу мүмкіндігі бар. Тапсырмалардың орындалуын бастапқы бақылау үшін Worksection жұмыскердің тапсырмасын көрген-көрмегенін хабарлайды.
Менеджер өз жұмысшыларының тапсырмалары бойынша кез келген манипуляцияларды көре алады: мерзімдер өзгеруі, приоритеттердің ауысуы немесе жауапкершіліктегі өзгерістер, олар уақыт шкаласында көрсетіледі.
Ал ең қызметкер үшін, жүйенің ыңғайлылығы – тапсырмалар жоғалып кетпейді немесе бір-бірімен шатасып кетпейді. Олар жұмыс күні басында жүйеге кіріп, тапсырмалар тізімінде не істеу керектігін көреді.
Өнімділік талдауы және есептер
Әр қызметкердің орындауы керек мерзімі бар тапсырмалары бар. Бір адамның берілген тапсырмаларды орындау қабілетін және командадағы жалпы жұмыс жүктемесін түсіну үшін менеджер жеке адамдар бойынша сүзілген тапсырмалар тізімін ашады. Осылайша, біз командадағы тапсырмаларды тиімді бөлуге мүмкіндік береміз, бұл тоқтап қалу мен артық жүктелуді болдырмау үшін.
Worksection-ның есебі жылдам оңтайландыру үшін жұмыс көлемінің проблемалық аймақтарын көрсетеді. Сонымен қатар, есептер жеке басқаруға үлкен көмек береді. Біз министрліктің жобаларының даму барысын білу үшін Worksection-да тұрақты түрде есептер шығарамыз.
Жоба барысымен үнемі хабардар болу
Біз тапсырмалардың мәртебесін анықтауда тегтерді белсенді түрде пайдаланамыз. Қызметкер жұмысқа кіріскен сәтте, олар сәйкес тапсырмада мәртебені “орындалуда” деп белгілейді.
Әр жоба үшін статустардың арнайы тобын жасауға болады, олар арқылы мәселенің қалай жүріп жатқанын жылдам түсінуге болады. Менеджер тапсырманың мәртебесі өзгергені туралы хабарлама алады — яғни, олар уайымдаудың қажеті жоқ, бұл тапсырма орындалады.
Қарапайым, функционалды, тиімді
Командамыздың басқарудан гөрі жұмысына концентрациялануы үшін біз жобаларды басқару үшін арнайы құрал жасауға шешім қабылдадық. Біз Worksection-ды таңдадық, өйткені ол украиндық даму әрі басқаруда арнайы дағдыларды қажет етпейтін қарапайым көмекші. Сіздің өніміңіз бізге көп көмектеседі.