Objetivos principales del ministerio:
La implementación de la gestión electrónica en los procesos gubernamentales es otra característica del ministerio. El equipo de Mykhailo Fedorov, el Ministro de Transformación Digital, utiliza herramientas digitales para optimizar el trabajo. Una de estas herramientas es Worksection, donde se lleva a cabo todo el trabajo del proyecto.
El equipo del ministerio tiene grandes y ambiciosos proyectos que requieren la coordinación de todos los procesos y una comunicación transparente y flexible. Transparente significa que la información es accesible para cada miembro del equipo. Comunicación flexible significa diferentes canales de comunicación para cada tipo de tarea y cada proyecto.
Worksection se destaca en el cumplimiento de estas tareas, y ahora explicaremos cómo lo que parece un servicio simple a primera vista ayuda en la gestión de proyectos de escala nacional.
¿Por qué Worksection?
Lo más importante que proporciona el sistema de gestión de proyectos es certeza. Necesitábamos una herramienta simple con una interfaz concisa e intuitiva que estuviera lista para usar sin configuraciones especiales.
Cómo se implementó Worksection dentro del ministerio
Se estableció un plazo para conectar todos los departamentos y personas a Worksection. La implementación ocurre simultáneamente en varios niveles.
Primero, era necesario implementar el sistema dentro del equipo del Ministerio de Transformación Digital. Cada persona asumió una tarea: familiarizarse con Worksection, y luego todo salió bien.
El servicio tiene excelentes instrucciones en texto y videos cortos que ayudan a explicar cómo lanzar proyectos en Worksection y cómo utilizar las herramientas integradas.
El plazo es de un año. Puede parecer mucho tiempo, pero no hay mejor experiencia en el mundo para implementar sistemas de gestión electrónica.
Conectamos a personas que estaban acostumbradas a escribir sus tareas en cuadernos, por lo que necesitaban tiempo para ajustarse, y nosotros necesitábamos tiempo para vincular a cada equipo en el sistema.
La función principal de un sistema de este tipo para nuestros propósitos es asignar tareas a individuos responsables y establecer plazos para cada tarea.
Recopilamos tareas en Worksection durante cada reunión
Hay tanto trabajo en línea como fuera de línea, así que tenemos reuniones regulares. Durante ellas, discutimos proyectos: miramos en Worksection lo que ya se ha hecho y establecemos nuevas tareas.
Para evitar escribir todo en un cuaderno, en cada reunión, hay una persona que crea tareas directamente durante la reunión laboral: describe lo que necesita hacerse, asigna responsabilidades y establece un plazo para la tarea.
Es importante para los gerentes que las tareas estén registradas en el sistema. Si una tarea no se completa, es posible averiguar inmediatamente la razón. Para el control inicial de la ejecución de tareas, Worksection informará si el empleado ha visto su tarea.
El gerente puede ver cualquier manipulación con las tareas de sus empleados: cambios en los plazos, cambios en la prioridad o cambios en la responsabilidad, que se muestran en la línea de tiempo.
Y para el empleado, la conveniencia del sistema es que las tareas no se pierden ni se confunden entre sí. Ingresan al sistema al comienzo del día laboral y en la lista de tareas ven lo que necesitan hacer.
Análisis de rendimiento e informes
Cada empleado tiene tareas que debe completar a tiempo. Para entender si una persona puede lograr las tareas asignadas y ver la carga general de trabajo del equipo, el gerente abre una lista de tareas filtradas por individuos. Así, podemos distribuir efectivamente las tareas de todo el equipo para evitar tiempos muertos y sobrecargas.
Un informe de Worksection mostrará áreas problemáticas en el trabajo para una rápida optimización. Además, los informes ayudan mucho en la autogestión. Generamos informes constantemente en Worksection para saber cómo están avanzando los proyectos del ministerio.
Siempre al tanto del avance del proyecto
Usamos activamente etiquetas para determinar el estado de las tareas. Tan pronto como el empleado comienza a trabajar, establece el estado en “en progreso” en la tarea correspondiente.
Para cada proyecto, se puede crear un grupo específico de estados para entender rápidamente cómo van las cosas. El gerente recibe una notificación de que el estado de una tarea ha cambiado, lo que significa que no necesita preocuparse, la tarea se completará.
Sencillo, funcional, eficiente
Para permitir que nuestro equipo se concentre en el trabajo en lugar de en la gestión, decidimos crear una herramienta especial para la gestión de proyectos. Elegimos Worksection porque es un desarrollo ucraniano y un asistente simple en la gestión que no requiere habilidades especiales para navegar. Su producto nos ayuda mucho.