Oleksii Nosov, un partner dello studio legale Miller, ci ha parlato delle specifiche del lavoro dello studio legale, dei vantaggi dell’utilizzo di Worksection per i loro flussi di lavoro e di come sono riusciti a migrare da Bitrix24.
Riferimento veloce:
Miller è uno studio legale ucraino che opera nelle seguenti aree: pratica penale, pratica di crimini economici e di servizi, pratica contenziosa e pratica di protezione aziendale.
Migrazione in due settimane…
Prima dell’invasione su larga scala, utilizzavamo Bitrix24. Tuttavia, dopo gli eventi del 24 febbraio, abbiamo deciso di cambiare radicalmente sistema, a causa della sua origine russa. È allora che abbiamo trovato Worksection. Migrare l’intero team da un sistema che era stato utilizzato per diversi anni è stato un notevole stress, come sa qualsiasi manager, ma non ci sono stati problemi con Worksection. Siamo migrati con il team, che in quel momento era composto da 24 persone, in sole due settimane. Ha anche aiutato il fatto che Worksection ha una comoda funzione di importazione per tutti i compiti e i contatti.
In che modo Worksection aiuta esattamente il tuo team?
Monitoriamo i casi nel sistema, li seguiamo e gestiamo la fatturazione. I nostri avvocati lavorano su base oraria, quindi è molto importante per noi monitorare il tempo e il lavoro di ogni dipendente, poiché i nostri avvocati hanno tariffe orarie elevate. In precedenza lo facevamo utilizzando fogli di presenza, ma questo è estremamente scomodo. Se hai mai provato a tenere traccia del tempo nei fogli di presenza, sai di cosa parlo. In Worksection, abbiamo l’opzione di aggiungere tempo ai compiti e un tracker di tempo che aiuta a fissare il pagamento orario direttamente all’interno del compito, il che è molto conveniente sia per la reportistica che per i clienti.
Qual è il valore maggiore per voi come azienda legale?
La natura del lavoro legale è tale che è necessario vedere la storia dei casi. Attualmente, l’azienda ha 34 dipendenti ed è necessario vedere i compiti di tutti, le scadenze, cosa è stato realizzato e cosa è pianificato. Worksection si occupa di queste questioni: possiamo monitorare progetti, compiti, carichi di lavoro tra i dipendenti e ottenere report sul tempo trascorso.
La comunicazione su un caso è molto conveniente perché è contestuale e non avviene in chat di lavoro separate, ma direttamente nel compito. In questo modo, anche i nuovi dipendenti possono semplicemente entrare nel compito e comprendere immediatamente cosa stava succedendo e iniziare l’esecuzione.
Nella nostra azienda abbiamo diverse aree di attività. Con l’aiuto di un comodo tracciamento del tempo in Worksection, capiamo in quale direzione investiamo il nostro tempo e quale area è più redditizia per noi. Questo ci dà una comprensione di quale direzione necessita di sviluppo.
Ogni avvocato in Worksection vede solo i progetti relativi alla sua specifica area. Tuttavia, ci sono casi in cui la questione riguarda diverse aree del diritto. Pertanto, abbiamo progetti sovrapposti in cui più pratiche collaborano. Per tali casi, in Worksection possiamo configurare la visibilità dei progetti, dei partecipanti, dei collaboratori e degli spettatori aggiungendo persone di altri dipartimenti a un progetto specifico.
Un’altra questione con cui Worksection ci aiuta è la distribuzione dei compiti in base alla loro complessità. Utilizziamo etichette per allocare compiti tra specialisti di diversi livelli: Junior, Middle, Senior.
Tutti i dati di Worksection possono essere facilmente esportati separatamente per la contabilità e per l’analisi finanziaria.
Utilizziamo anche la funzione “contatti” per lavorare con i fornitori.
Hai regole interne riguardo all’uso di Worksection?
Sì, abbiamo le nostre regole interne aziendali, inclusi i modi in cui utilizziamo Worksection. Questo è standardizzato e descritto in un documento separato. Quando un dipendente ha completato un compito, deve annotare cosa è stato fatto e quando, oltre a descrivere il passo successivo. Tutto questo è registrato nei commenti al compito.
Consiglieresti Worksection ad altre aziende?
Assolutamente! Abbiamo cercato a lungo un sistema ucraino di tale qualità. Abbiamo persino considerato di sviluppare il nostro. Tuttavia, non ci sono equivalenti a Worksection nel mercato ucraino.