Oleksii Nosov, partner ve vložného právního kanceláře Miller, nám řekl o specifikách práce právnické kanceláře, výhodách používání Worksection pro jejich pracovní toky a o tom, jak se jim podařilo migrovat z Bitrix24.
Rychlý přehled:
Miller je ukrajinská právní kancelář, která působí v následujících oblastech: trestní právo, praxe ekonomických a služebních trestných činů, praxe soudních sporů a praxe ochrany podnikání.
Migrace za dva týdny…
Před plnohodnotnou invazí jsme používali Bitrix24. Po událostech 24. února jsme se však rozhodli radikálně změnit systém kvůli jeho ruskému původu. Tehdy jsme objevili Worksection. Migrace celého týmu ze systému, který byl používán několik let, byla značným stresem, jak by každý manažer věděl, ale neměli jsme žádné problémy s Worksection. Migraci jsme provedli s týmem, který v té době měl 24 lidí, za pouhé dva týdny. Také pomohlo, že Worksection má pohodlnou funkci importu pro všechny úkoly a kontakty.
Jak přesně Worksection pomáhá vašemu týmu?
Sledujeme případy v systému, monitorujeme je a zajišťujeme fakturaci. Naši právníci pracují na hodinové bázi, takže je pro nás velmi důležité sledovat čas a práci každého zaměstnance, protože naši právníci mají vysoké hodinové sazby. Dříve jsme to dělali pomocí časových listů, ale to je extrémně nepohodlné. Pokud jste někdy zkusili sledovat čas v časových listech, víte, co tím myslím. Ve Worksection máme možnost přidávat čas k úkolům a časový tracker, který pomáhá fixovat hodinovou platbu přímo uvnitř úkolu, což je velmi pohodlné jak pro reportování, tak pro klienty.
Jaká je největší hodnota pro vás jako právnickou firmu?
Povaha právnické práce spočívá v tom, že musíte vidět historii případů. V současnosti má firma 34 zaměstnanců a je nutné vidět všechny úkoly, termíny, co bylo dokončeno a co je plánováno. Worksection se těmito otázkami zabývá: můžeme sledovat projekty, úkoly, zátěž mezi zaměstnanci a získávat zprávy o vynaloženém čase.
Komunikace u případu je velmi pohodlná, protože je kontextová a neprovádí se v samostatných pracovních chatech, ale přímo v úkolu. Takto i noví zaměstnanci mohou jednoduše vstoupit do úkolu a hned pochopit, co se dělo, a začít plnění.
V naší společnosti máme několik oblastí činnosti. S pomocí pohodlného sledování času ve Worksection rozumíme tomu, do jakého směru investujeme svůj čas a která oblast je pro nás výhodnější. To nám dává porozumění tomu, který směr potřebuje rozvoj.
Každý právník ve Worksection vidí pouze projekty související s jeho konkrétní oblastí. Existují však případy, kdy otázka se týká různých oblastí práva. Proto máme překrývající se projekty , kde spolupracuje několik praktik. Pro takové případy můžeme ve Worksection nakonfigurovat viditelnost projektů, účastníků, spolupracovníků a diváků přidáním lidí z jiných oddělení do konkrétního projektu.
Další otázka, s níž nám Worksection pomáhá, je distribuce úkolů podle jejich složitosti. Používáme štítky k rozdělení úkolů mezi specialisty různých úrovní: Junior, Middle, Senior.
Všechna data z Worksection lze snadno exportovat zvlášť pro účetnictví a finanční analýzu.
Také používáme funkci “kontakty” pro práci s dodavateli.
Máte interní pravidla týkající se používání Worksection?
Ano, máme naše interní firemní pravidla, včetně toho, jak používáme Worksection. To je standardizováno a popsáno v samostatném dokumentu. Když zaměstnanec dokončí úkol, musí si zapsat, co bylo uděláno a kdy, a také popsat další krok. To vše se zaznamenává do komentářů k úkolu.
Doporučili byste Worksection jiným firmám?
Rozhodně! Už dlouho hledáme ukrajinský systém takové kvality. Dokonce jsme uvažovali o vývoji vlastního. Nicméně, na ukrajinském trhu neexistují žádné ekvivalenty Worksection.