Miller : Comment les avocats ont quitté Bitrix24 en deux semaines

Olek­sii Nosov, un parte­naire du cab­i­net d’av­o­cats Miller, nous a par­lé des spé­ci­ficités du tra­vail du cab­i­net, des avan­tages d’u­tilis­er Work­sec­tion pour leurs work­flows, et de la façon dont ils ont réus­si à migr­er depuis Bitrix24.

Miller est un cab­i­net d’av­o­cats ukrainien qui opère dans les domaines suiv­ants : pra­tique crim­inelle, pra­tique des crimes économiques et de ser­vice, pra­tique des lit­iges, et pra­tique de pro­tec­tion des affaires.

Avant l’in­va­sion à grande échelle, nous util­i­sions Bitrix24. Cepen­dant, après les événe­ments du 24 févri­er, nous avons décidé de chang­er rad­i­cale­ment de sys­tème, en rai­son de son orig­ine russe. C’est alors que nous avons décou­vert Work­sec­tion. Migr­er toute l’équipe d’un sys­tème util­isé depuis plusieurs années a été un stress énorme, comme tout man­ag­er le sait, mais il n’y a eu aucun prob­lème avec Work­sec­tion. Nous avons migré avec l’équipe, qui à ce moment-là comp­tait 24 per­son­nes, en seule­ment deux semaines. Il a égale­ment été utile que Work­sec­tion dis­pose d’une fonc­tion d’im­por­ta­tion pra­tique pour toutes les tâch­es et contacts.

Nous suiv­ons les affaires dans le sys­tème, les sur­veil­lons et gérons la fac­tura­tion. Nos avo­cats tra­vail­lent à l’heure, donc il est très impor­tant pour nous de suiv­re le temps et le tra­vail de chaque employé, puisque nos avo­cats ont des taux horaires élevés. Aupar­a­vant, nous le fai­sions en util­isant des feuilles de temps, mais c’est extrême­ment incon­fort­able. Si vous avez déjà essayé de suiv­re le temps dans des feuilles de temps, vous savez ce que je veux dire. Dans Work­sec­tion, nous avons la pos­si­bil­ité d’a­jouter du temps aux tâch­es et un suivi du temps qui aide à fix­er le paiement horaire directe­ment dans la tâche, ce qui est très pra­tique tant pour le report­ing que pour les clients.

La com­mu­ni­ca­tion sur une affaire est très pra­tique car elle est con­textuelle et se fait non pas dans des chats de tra­vail séparés, mais directe­ment dans la tâche. De cette manière, même les nou­veaux employés peu­vent sim­ple­ment entr­er dans la tâche et immé­di­ate­ment com­pren­dre ce qui se pas­sait et com­mencer l’exécution.

Dans notre entre­prise, nous avons plusieurs domaines d’ac­tiv­ité. Grâce à un suivi du temps pra­tique dans Work­sec­tion, nous com­prenons dans quelle direc­tion nous investis­sons notre temps et quel domaine est le plus rentable pour nous. Cela nous donne une com­préhen­sion de quelle direc­tion a besoin de développement.

Chaque avo­cat dans Work­sec­tion né voit que les pro­jets liés à son domaine spé­ci­fique. Cepen­dant, il y a des cas lorsque la ques­tion con­cerne dif­férents domaines du droit. Par con­séquent, nous avons des pro­jets chevauchants où plusieurs pra­tiques col­la­borent. Pour de tels cas, dans Work­sec­tion, nous pou­vons con­fig­ur­er la vis­i­bil­ité des pro­jets, des par­tic­i­pants, des col­lab­o­ra­teurs et des vision­neurs en ajoutant des per­son­nes d’autres départe­ments à un pro­jet spécifique.

Un autre prob­lème pour lequel Work­sec­tion nous aide est la répar­ti­tion des tâch­es par leur com­plex­ité. Nous util­isons des éti­quettes pour répar­tir les tâch­es entre des spé­cial­istes de dif­férents niveaux : Junior, Mid­dle, Senior.

Toutes les don­nées de Work­sec­tion peu­vent être facile­ment exportées séparé­ment pour la compt­abil­ité et pour l’analyse financière.

Nous util­isons égale­ment la fonc­tion « con­tacts » pour tra­vailler avec des sous-traitants.

Oui, nous avons nos règles internes de l’en­tre­prise, y com­pris la façon dont nous util­isons Work­sec­tion. Cela est stan­dard­isé et décrit dans un doc­u­ment séparé. Lorsqu’un employé a ter­miné une tâche, il doit not­er ce qui a été fait et quand, ain­si que décrire l’é­tape suiv­ante. Tout cela est enreg­istré dans les com­men­taires de la tâche.

Absol­u­ment ! Nous avons cher­ché un sys­tème ukrainien de cette qual­ité pen­dant longtemps. Nous avons même envis­agé de dévelop­per le nôtre. Cepen­dant, il n’ex­iste pas d’équiv­a­lents à Work­sec­tion sur le marché ukrainien.