ArtJoker: Buen orden y comunicación en empresas digitales

ArtJok­er ha esta­do en el mer­ca­do des­de 2006. Nos dedicamos al desar­rol­lo y pro­mo­ción de

nego­cios de com­er­cio elec­tróni­co. Nue­stros clientes son empre­sas como Mit­sui Group, Pep­si­Co, especí­fi­ca­mente mar­cas como Toshi­ba, Pep­si, así como Fresh­line, Pros­tor, etc.

Antes de Work­sec­tion, solíamos escribir tar­eas en pape­les. Por la mañana, poníamos fol­letos con tar­eas para cada emplea­do, y por la tarde los recogíamos con los informes llenos. Era un tiem­po sal­va­je pero al mis­mo tiem­po romántico.

A medi­da que crecía el número de proyec­tos, el tra­ba­jo se ralen­ti­z­a­ba. Algunos informes y respues­tas se perdían. Emergía un abis­mo de comu­ni­cación en los equipos. Un gran número de rela­ciones con­vertía el tra­ba­jo en equipo en caos.

Des­de entonces, todas las tar­eas den­tro de los proyec­tos han sido con­tro­ladas a través de Work­sec­tion. Cada emplea­do sabe lo que debe hac­er y qué tra­ba­jo ya se ha realizado.

Nue­stro obje­ti­vo es ayu­dar a los clientes a pro­mover y vender sus pro­duc­tos. Es impor­tante, espe­cial­mente en el cam­po dig­i­tal, poder dis­cernir los deseos del cliente y encon­trar un “idioma común” con él. Es nece­sario opti­mizar los pro­ce­sos de tra­ba­jo y las rela­ciones con los clientes para ase­gu­rar la efi­cien­cia y la alta cal­i­dad de los pro­duc­tos que creamos.

Todo es sen­cil­lo en Work­sec­tion: se crea un proyec­to en un par de clics y se añade la cuen­ta del cliente. Esto per­mite que el cliente se involu­cre en el pro­ce­so de tra­ba­jo: para seguir el pro­gre­so del proyec­to, estable­cer nuevas tar­eas y recibir informes.

La car­ac­terís­ti­ca especí­fi­ca clave de Work­sec­tion es el seguimien­to inte­gral del tiem­po. Es impor­tante para nosotros darnos cuen­ta de la can­ti­dad de tiem­po ded­i­ca­do a un proyec­to. El tem­po­rizador y los informes ayu­dan a obten­er estadís­ti­cas detal­ladas, lo cual es con­ve­niente para cal­cu­lar la rentabil­i­dad del proyecto.

Noti­fi­camos a algunos de nue­stros clientes sobre tra­ba­jos com­ple­ta­dos a través de Work­sec­tion. No hay nada difí­cil: los emplea­d­os reg­is­tran los resul­ta­dos de su tra­ba­jo al cer­rar tar­eas y las per­sonas respon­s­ables com­ple­tan los informes de tra­ba­jo del proyec­to. Los clientes ven esta infor­ma­ción den­tro de Worksection.

Para opera­ciones de informe más com­ple­jas, hemos inte­gra­do 1C. Los informes se car­gan des­de WS a 1C para ser recal­cu­la­dos allí.

A medi­da que la empre­sa crecía, había cada vez más tar­eas cad­u­cadas. Es obvio que la may­oría de ellas sim­ple­mente han per­di­do su rel­e­van­cia. Algu­nas tar­eas no son urgentes para las pri­or­i­dades. Y a veces los emplea­d­os sim­ple­mente olvi­dan cer­rar una tarea.

Para reducir la can­ti­dad de tar­eas cad­u­cadas, siem­pre uti­lizamos pri­or­i­dades de tar­eas y pla­zos. Algu­nas tar­eas requieren respues­ta y eje­cu­ción inmedi­atas sin retraso.

Además, hemos crea­do una car­ac­terís­ti­ca sim­ple: un script para el chat mes­sen­ger. Lo hemos inte­gra­do con Work­sec­tion. Grad­ual­mente, acos­tum­bramos al bot a difer­en­ciar entre las tar­eas estable­ci­das y recibidas. Aho­ra, cada viernes por la mañana, recuer­da lo que debe ser revisa­do, así como cer­rar las tar­eas “urgentes”.

Una dis­posi­ción sabia de los proyec­tos con­tribuye à la efi­cien­cia del equipo. Para min­i­mizar errores en la comu­ni­cación, nece­si­ta­mos una her­ramien­ta que per­mi­ta a todos los par­tic­i­pantes seguir, actu­alizar y com­par­tir esta­dos e informes en tiem­po real. Los estu­dios dig­i­tales mane­jan enormes volúmenes de datos dig­i­tales. El espa­cio común para ges­tionar toda la infor­ma­ción del proyec­to per­mi­tirá alma­ce­nar y trans­ferir datos de for­ma segu­ra a emplea­d­os y clientes.