Was ist Produktivität und wie unterscheidet sie sich von Effizienz?
Die Arbeit eines Mitarbeiters wird in zwei Kategorien gemessen: Produktivität und Effizienz.
Produktivität zeigt welche Ergebnisse der Mitarbeiter erzielt hat:
- wieviele Leads der Manager an einem Tag bearbeitet hat;
- wieviele Werbespots das Videoproduktionsteam in einem Monat gefilmt hat
Effizienz zeigt das Verhältnis zwischen dem erzielten Ergebnis und den Kosten, die entstanden sind, um es zu erreichen:
- wieviel Geld für Werbung ausgegeben wurde und wie viele Leads aus dieser Werbung gewonnen wurden;
- wieviele Red Dot Awards das Videoproduktionsteam für ihre Werbespots erhalten hat.
Das Videoproduktionsunternehmen „Kryanyk“ hat eine Landingpage mit einer Liste von Dienstleistungen und einem Portfolio erstellt, wonach sie gezielte Werbung schalteten. Das zweite Videoproduktionsunternehmen „Excellence“ erstellte eine Instagram-Seite, füllte den Feed mit ihren Arbeiten und schaltete gezielte Werbung nur auf dieser Plattform. Beide Videoproduktionen erhielten die gleiche Anzahl von Leads aus ihren Anzeigen (gleiche Produktivität). Allerdings ist der Umsatz des Videoproduktionsunternehmens „Kryanyk“ geringer als der von „Excellence“, da die Erstellung der Landingpage die Bezahlung für die Arbeit eines UX/UI-Spezialisten, Designers, Entwicklers und Redakteurs erforderte. Daher wird die Effizienz des Videoproduktionsunternehmens „Excellence“ mit Instagram-Werbung höher sein: geringere Kosten bei gleicher Anzahl von Leads, was höhere Einnahmen bedeutet.
Was sind die Parameter von Produktivität und Effizienz für Mitarbeiter?
Die Bewertung von Produktivität und Effizienz hängt von der Größe und Art des Unternehmens (Produkt oder IT) und den gewählten KPIs ab. In diesem Artikel verwenden wir Indikatoren, die die Kundenunternehmen von Worksection als Beispiele bewerten. Solche Indikatoren umfassen:
- Zeit und Geld, das ausgegeben wurde. Wie schnell hat der Mitarbeiter die Aufgabe abgeschlossen? Wie viel Geld hat das Unternehmen ausgegeben, um die Aufgabe zu erfüllen?
- das Verhältnis von überfälligen zu pünktlich erledigten Aufgaben
- das Verhältnis der geplanten zu den tatsächlichen Kosten für die Aufgabenerfüllung. Wurden die Aufgaben im Budgetrahmen abgeschlossen oder musste mehr als geplant ausgegeben werden?
Wie werden die Daten zur Arbeitseffizienz und Produktivitätsbewertung genutzt?
- Die Teamleistung verbessern. Im Lean-Management-Tool PDCA wird die Bewertung der Team-Effizienz genutzt, um neue Ansätze zu entwickeln, die die Produktivität der Mitarbeiter in der nächsten Iteration steigern sollen.
- Gehalt oder Mitarbeiterlevel erhöhen. Zum Beispiel: von Junior zu Middle befördern
- Vorhersagen, wieviel Zeit und Geld benötigt werden, um eine SMART-Aufgabe zu lösen (Erreichbares Kriterium).
- Eine Aufgabe für den nächsten Zeitraum (Sprint) planen unter Berücksichtigung der durchschnittlichen Zeit, die für ähnliche Aufgaben benötigt wird.
- Wie die Leistung bei Google, Deloitte, Netflix, One2 und Volta One bewertet wird
Bei Google wird die Effizienz mit drei Werkzeugen bewertet:
OKR (Objectives and Key Results) — eine Praxis zur Zielsetzung und Festlegung von Schlüsselergebnissen. Bei Google sieht diese Praxis folgendermaßen aus:
- - ein Mitarbeiter setzt einmal pro Quartal ein Ziel und identifiziert drei Ergebnisse, die er zu erreichen hofft;
- - am Ende des Quartals bewertet der Mitarbeiter jedes Ergebnis selbst;
- - Eine Punktzahl von 0,6 — 0,7 bedeutet, dass ein ehrgeiziges Ziel erreicht wurde. Eine Punktzahl von eins bedeutet, dass der Mitarbeiter eine zu einfache Aufgabe gesetzt hat.
Mitarbeiterbewertungsmethode 360 Grad. Mitarbeiter bewerten sich gegenseitig auf einer Fünf-Punkte-Skala. Die Punkte werden summiert und der Manager gibt eine Gesamteinschätzung ab.
Managerbewertung. Ein anonymer Bericht mit Bewertungen wird alle sechs Monate veröffentlicht. Der Bericht bewertet die Qualität der Kommunikation und die Klarheit der von den Managern festgelegten Ziele.
Bei Deloitte und Netflix führen Abteilungsleiter wöchentliche Einzelgespräche mit den Mitarbeitern. In diesen Gesprächen analysieren sie die Gründe für den Erfolg oder Misserfolg und bewerten die Arbeitseffizienz. Bei Deloitte beantwortet ein Manager Fragen wie: „Möchte ich, dass dieser Mitarbeiter in meinem Team bleibt?“. Bei Netflix, ebenso wie bei Google, bewerten die Mitarbeiter sich auch gegenseitig mithilfe der 360-Grad-Methode.
Bei der Videoleistungsagentur One2 wird die Effizienz der Mitarbeiter mit folgenden Werkzeugen bewertet:
Tägliche Stand-ups. Jedes Teammitglied berichtet im Wechsel über die Ergebnisse des Vortages, macht Verpflichtungen für den aktuellen Tag und teilt Probleme mit. Tägliche Stand-ups zeigen, was im Unternehmen passiert und wie die Arbeit effizienter gestaltet werden kann
Retrospektiven. Regelmäßige Treffen in agilen Teams, bei denen der Arbeitsprozess diskutiert wird. Mit Retrospektiven lässt sich verstehen, welche Fehler gemacht wurden und wie man sie beheben kann — zum Beispiel, wie man die Anzahl der gleichzeitigen Aufgaben erhöhen kann, ohne die Qualität zu verlieren.
Bei der Digitalagentur Volta One wird die Effizienz basierend auf der aufgewendeten Zeit für Aufgaben bewertet. Dies beinhaltet die Verbindung von Tools: einem Zeittracker und Berichten. Die aufgewendete Zeit ist auch entscheidend für Werbe- und PR-Agenturen sowie für Anwaltskanzleien.
Programme und Dienstleistungen zur Bewertung der Arbeitseffizienz und Produktivität
Zur Unterstützung bei der Produktivitätsbewertung kann eine spezielle Person ernannt werden, die Zugang zu allen Aufgaben, Berichten und Tools hat. Im Achiva Network trägt dieser Spezialist alle Aufgaben aus den wöchentlichen Koordinationsbesprechungen ein und vermerkt, wo Fristen verpasst wurden und wer die Aufgabe nicht übernommen hat. Bei Sreda Digital werden diese Funktionen von einem Assistenten des Projektmanagers wahrgenommen. Dies half, die durchschnittliche Reaktionszeit auf Kunden auf 15 Minuten zu reduzieren und die Buchhaltungskosten zu senken.
Zur Verfolgung der aufgewendeten Zeit
Toggle — ein kostenloser Zeittracker, der die für eine Aufgabe aufgewendete Zeit anzeigt. Dies ist ein praktisches Tool für Unternehmen mit einem Stundenvergütungssystem. Durch das Durchsehen der Berichte kann man die Kosten ähnlicher Projekte, die Produktivität und die Arbeitseffizienz der Mitarbeiter abschätzen.
RescueTime - eine Anwendung zur Selbstbewertung auf einem PC. Die App verfolgt alle Aktivitäten und kategorisiert sie: Design, Geschäft, soziale Medien, Unterhaltung. Am Ende des Tages kann man die Statistiken ansehen und verstehen, wieviel Zeit tatsächlich für Aufgaben aufgewendet wurde und wieviel für das Surfen im Internet und das Versenden von Nachrichten.
TeamViz — ein kostenloser Timer und Aufgabenmanager, der auf der Pomodoro-Technik basiert, über die wir in einem separaten Artikel geschrieben haben.
Für die Selbstbewertung durch Mitarbeiter
Weekdone OKR Software — ein System zur Umsetzung von OKR in einem Unternehmen. Beinhaltet vierteljährliche Ziele, wöchentliche Planung und PPP-Berichterstattung.
Mercer Mettl 360view — eine Plattform zur Erhebung und Analyse von Bewertungen mithilfe der 360-Grad-Methode.
Zur Verfolgung von überfälligen versus pünktlich erledigten Aufgaben/geplanten versus tatsächlichen Kosten
TMetric — ein Zeittracker, der zwei wesentliche Vorteile hat: Integration mit wichtigen Aufgabenmanagern und die Möglichkeit, den Gewinn pro Projekt zu bestimmen, indem das Budget und die Arbeitskosten angegeben werden.
Trello - ein Projektmanagementsystem unter Verwendung von Kanban-Boards. Kanban-Boards machen es einfach zu sehen, wie viele Aufgaben in Bearbeitung sind und wie viele pünktlich abgeschlossen wurden.
Worksection - ein Projektmanagementsystem mit Kanban-Boards, einem Zeittracker und Gantt-Diagrammen. Durch automatisierte Berichte kann man verstehen, was das Projektbudget ausmacht und welcher Mitarbeiter die meisten überfälligen Aufgaben hat. Sie können das Projektmanagementsystem 14 Tage lang kostenlos testen jetzt gleich.
4 Worksection-Tools zur Bewertung der Arbeitseffizienz
Zeittracker
Der eingebaute Zeittracker zeigt, wieviel Zeit für das Projekt aufgewendet wurde und hilft, vorherzusagen, wie lange es dauert, typische Aufgaben zu erledigen. Wenn Sie einen Stundenlohn in Hryvnias und Dollar festlegen, berechnet Worksection automatisch das Gehalt des Mitarbeiters.
Bericht
In Worksection werden Berichte automatisch erstellt — aktivieren Sie einfach die Filter für die Anzahl abgeschlossener Aufgaben oder die für das Projekt aufgewendete Zeit. Beispielsweise werden bei Visotsky Consulting wöchentliche Berichte erstellt, um zu sehen, wie viele Aufgaben letzte Woche abgeschlossen wurden und wie viele überfällig oder nicht rechtzeitig erledigt wurden. Der generierte Bericht kann in XLS exportiert werden, um manuell die ROI oder Rentabilität des Projekts zu berechnen.
Gantt-Diagramm
Im Gantt-Diagramm ist es praktisch, Aufgaben zu planen und Beziehungen zwischen ihnen herzustellen. Dieses Werkzeug kann jedoch auch verwendet werden, um die Produktivität des Teams in ihrer Projektarbeit zu bewerten. Beispielsweise exportieren Account Manager bei Vintage Web Production den Projektzeitplan nach Excel und senden ihn an Kunden.
Filter
Filter helfen sicherzustellen, dass Fristen nicht verpasst werden und die Arbeitslast jedes Mitarbeiters verfolgt wird. Filter werden bei TEBIN und Achiva Network verwendet: erstere überprüfen die Arbeitslast der Mitarbeiter über Filter, während letztere Fristen und die Anzahl der Aufgaben für jeden Mitarbeiter überprüfen.