Co je produktivita a jak se liší od efektivity?
Práce zaměstnance je měřena ve dvou kategoriích: produktivita a efektivita.
Produktivita ukazuje jakých výsledků zaměstnanec dosáhl:
- kolik leadů manažer zpracoval za den;
- kolik reklamních videí tým natáčel za měsíc
Efektivita ukazuje poměr mezi dosaženým výsledkem a náklady vynaloženými na jeho dosažení:
- kolik peněz bylo vynaloženo na reklamu a kolik leadů bylo získáno z této reklamy;
- kolik cen Red Dot tým natáčení obdržel za své reklamy.
Video produkční společnost „Kryanyk” vytvořila přistávací stránku se seznamem služeb a portfoliem, po kterém spustila cílenou reklamu. Druhá video produkční společnost „Excellence” vytvořila Instagramovou stránku, naplnila feed svými pracemi a spustila cílenou reklamu pouze na této platformě. Obě video produkce získaly stejný počet leadů z jejich reklam (rovná produktivita). Nicméně, příjem video produkční společnosti „Kryanyk” je nižší než u „Excellence” protože spuštění přistávací stránky vyžadovalo platit za práci UX/UI specialisty, designéra, vývojáře a copywritera. Proto bude efektivita video produkční společnosti „Excellence” s instagramovými reklamami vyšší: nižší náklady při stejném počtu leadů, což znamená vyšší příjem.
Jaké jsou parametry produktivity a efektivity pro zaměstnance?
Hodnocení produktivity a efektivity závisí na velikosti a typu společnosti (produkt nebo IT) a zvolených KPI. V tomto článku používáme ukazatele, které hodnotí klientské společnosti Worksection jako příklady. Takové ukazatele zahrnují:
- čas a peníze vynaložené. Jak rychle zaměstnanec splnil úkol? Kolik peněz společnost vynaložila na splnění úkolu?
- poměr opožděných úkolů k úkolům splněným včas
- poměr plánovaných k skutečným nákladům na splnění úkolu. Zůstali v rozpočtu při plnění úkolů, nebo museli utratit více, než bylo plánováno?
Jak využít data o pracovním výkonu a hodnocení produktivity?
- Zlepšit výkon týmu. V nástroji štíhlé výroby PDCA se hodnocení týmu používá k vývoji nových přístupů, které by měly zvýšit produktivitu zaměstnanců v následující iteraci.
- Zvýšit plat nebo úroveň zaměstnance. Například: povýšit je z juniora na middle
- Předpovědět, kolik času a peněz bude potřebných k vyřešení SMART úkolu (dosažitelný kritérium).
- Jak se hodnotí výkon ve firmách Google, Deloitte, Netflix, One2 a Volta One
Ve společnosti Google se efektivita hodnotí pomocí tří nástrojů:
OKR (Cíle a Klíčové Výsledky) — praxe nastavování cílů a klíčových výsledků. Ve společnosti Google to vypadá takto:
- - zaměstnanec si stanoví cíl jednou za čtvrtletí a identifikuje tři výsledky, kterých chce dosáhnout;
- - na konci čtvrtletí zaměstnanec sám hodnotí každý výsledek;
- - skóre 0,6 - 0,7 znamená, že ambiciózní cíl byl dosažen. Skóre jedna znamená, že zaměstnanec stanovil příliš snadný úkol.
Metoda hodnocení kolegů 360 stupňů. Zaměstnanci hodnotí jeden druhého na pětibodové škále. Skóre se sčítá a manažer poskytuje celkové hodnocení.
Hodnocení manažera. Anonynní zpráva s hodnoceními se vydává každých šest měsíců. Zpráva hodnotí kvalitu komunikace a jasnost cílů stanovených manažery.
Ve společnostech Deloitte a Netflix vedoucí oddělení pořádají každý týden one-on-one schůzky se zaměstnanci. Na těchto schůzkách analyzují příčiny úspěchu nebo nezdaru a hodnotí pracovní efektivitu. Ve společnosti Deloitte manažer odpovídá na otázky jako: „Chci, aby tento zaměstnanec zůstal v mém týmu?“. Ve společnosti Netflix, stejně jako ve společnosti Google, si zaměstnanci také hodnotí jeden druhého pomocí metody 360 stupňů.
Ve videoprodukční agentuře One2 se efektivita zaměstnanců hodnotí pomocí následujících nástrojů:
denní stand-upy. Každý člen týmu se střídá při podávání zpráv o výsledcích z předchozího dne, činí závazky pro aktuální den a sdílí problémy. Denní stand-upy ukazují, co se ve společnosti děje a jak učinit práci efektivnější
retrospektivy. Pravidelné schůzky v Agile týmech, kde se diskutuje o pracovním procesu. S retrospektivami je možné pochopit, jaké chyby byly udělány a jak je opravit — například jak zvýšit počet současných úkolů, aniž by došlo ke ztrátě kvality.
Ve digitální agentuře Volta One se efektivita hodnotí na základě času stráveného na úkolech. To zahrnuje připojení nástrojů: sledovač času a zprávy. Čas strávený je také důležitý pro reklamní a PR agentury, stejně jako pro advokátní kanceláře.
Programy a služby pro hodnocení pracovního výkonu a produktivity
Pro usnadnění hodnocení produktivity může být jmenována určená osoba, která bude mít přístup ke všem úkolům, zprávám a nástrojům. Ve společnosti Achiva Network tento specialista zapisuje všechny úkoly z týdenních koordinačních schůzek, přičemž zaznamenává, kde byly termíny zmeškány a kdo si úkol nevzal. Ve společnosti Sreda Digital tyto funkce vykonává asistent projektového manažera. To pomohlo snížit průměrnou dobu odpovědi na klienty na 15 minut a snížit účetní náklady.
Pro sledování času stráveného
Toggle - bezplatný sledovač času, který ukazuje čas strávený na úkolu. To je pohodlný nástroj pro společnosti s hodinovým platebním systémem. Při prozkoumání zpráv lze posoudit náklady podobných projektů, produktivitu a efektivitu práce zaměstnanců.
RescueTime - aplikace pro sebehodnocení na PC. Aplikace sleduje všechny aktivity a kategorii je: design, obchod, sociální média, zábava. Na konci dne se můžete podívat na statistiky a pochopit, kolik času bylo skutečně stráveno na úkolech a kolik bylo ztraceno procházením webu a zasíláním zpráv.
TeamViz - bezplatný časovač a správce úkolů založený na technice Pomodoro, o které jsme psali v samostatném článku.
Pro sebehodnocení zaměstnanců
Weekdone OKR Software - systém pro implementaci OKR ve společnosti. Obsahuje čtvrtletní cíle, týdenní plánování a PPP reportování.
Mercer Mettl 360view - platforma pro shromažďování a analýzu hodnocení pomocí metody 360 stupňů.
Pro sledování opožděných versus včasných úkolů/plánovaných versus skutečných nákladů
TMetric - sledovač času, který má dvě významné výhody: integraci s hlavními správci úkolů a schopnost určit zisk na projekt tím, že se specifikují rozpočet a pracovní náklady.
Trello - systém řízení projektů využívající Kanban tabule. Kanban tabule usnadňují pohled na to, kolik úkolů je v procesu a kolik je splněno včas.
Worksection - systém řízení projektů s Kanban tabulemi, sledovačem času a Ganttovými diagramy. Pomocí automatizovaných zpráv lze pochopit, co tvoří rozpočet projektu a který zaměstnanec má nejvíc opožděných úkolů. Můžete si otestovat systém řízení projektů zdarma na 14 dní právě teď.
4 nástroje Worksection pro hodnocení pracovní efektivity
Sledovač času
Vestavěný sledovač času ukáže, kolik času bylo stráveno na projektu a pomůže předpovědět, jak dlouho potrvá dokončení typických úkolů. Pokud nastavíte hodinovou sazbu v hřivnách a dolarech, Worksection automaticky vypočítá plat zaměstnance.
Zpráva
Ve Worksection jsou zprávy generovány automaticky — stačí povolit filtry pro počet dokončených úkolů nebo čas strávený na projektu. Například, ve společnosti Visotsky Consulting se vytvářejí týdenní zprávy, aby se zjistilo, kolik úkolů bylo dokončeno minulý týden a kolik jich bylo zmeškáno nebo nedokončeno včas. Vygenerovaná zpráva může být exportována do XLS pro ruční výpočet ROI nebo rentability projektu.
Ganttův diagram
V Ganttově diagramu je pohodlné plánovat úkoly a stanovit mezi nimi vztahy. Tento nástroj však lze také použít k hodnocení produktivity týmu při práci na projektu. Například, manažeři účtů ve společnosti Vintage Web Production exportují časový rámec projektu do Excelu a posílají jej klientům.
Filtr
Filtry pomáhají zajistit, že termíny nejsou zmeškány a sledují pracovní zatížení každého zaměstnance. Filtry se používají ve společnostech TEBIN a Achiva Network: první kontroluje zatížení zaměstnanců prostřednictvím filtrů, zatímco druhá kontroluje termíny a počet úkolů pro každého zaměstnance.