Co to jest produktywność i jak różni się od efektywności?
Praca pracownika jest mierzona w dwóch kategoriach: produktywność i efektywność.
Produktywność pokazuje jakie wyniki osiągnął pracownik:
- ile leadów menedżer przetworzył w ciągu dnia;
- ile reklam filmowych ekipa produkcji filmowej nakręciła w ciągu miesiąca
Efektywność pokazuje stosunek między osiągniętym wynikiem a kosztami poniesionymi w celu jego osiągnięcia:
- ile pieniędzy wydano na reklamę i ile leadów uzyskano dzięki tej reklamie;
- ile nagród Red Dot ekipa produkcji filmowej otrzymała za swoje reklamy.
Firma produkcyjna „Kryanyk” stworzyła stronę docelową z listą usług i portfolio, po czym uruchomiła reklamę skierowaną. Druga firma produkcyjna „Excellence” stworzyła stronę na Instagramie, wypełniła feed swoimi pracami i uruchomiła reklamę skierowaną tylko na tej platformie. Obie produkcje filmowe otrzymały taką samą liczbę leadów z ich reklam (równa produktywność). Jednak przychody firmy produkcyjnej „Kryanyk” są niższe niż „Excellence”, ponieważ uruchomienie strony docelowej wymagało zapłacenia za pracę specjalisty UX/UI, projektanta, dewelopera i copywritera. Dlatego efektywność firmy produkcyjnej „Excellence” z reklamami na Instagramie będzie wyższa: niższe koszty przy tej samej liczbie leadów, co oznacza wyższe przychody.
Jakie są parametry produktywności i efektywności dla pracowników?
Ocena produktywności i efektywności zależy od wielkości i rodzaju firmy (produkty lub IT) oraz wybranych KPI. W tym artykule używamy wskaźników oceniających klientów firm Worksection jako przykładów. Takie wskaźniki obejmują:
- czas i pieniądze wydane. Jak szybko pracownik wykonał zadanie? Ile pieniędzy firma wydała na wykonanie zadania?
- stosunek zaległych do terminowych zadań
- stosunek planowanych do rzeczywistych kosztów wykonania zadania. Czy zmieścili się w budżecie podczas wykonywania zadań, czy musieli wydać więcej niż planowano?
Jak wykorzystać dane dotyczące efektywności pracy i oceny produktywności?
- Popraw wydajność zespołu. W narzędziu do lean manufacturing PDCA, ocena efektywności zespołu jest używana do opracowywania nowych podejść, które powinny zwiększyć produktywność pracowników w następnej iteracji.
- Zwiększ wynagrodzenie lub poziom pracownika. Na przykład: awansuj go z juniora na mid
- Prognozuj, ile czasu i pieniędzy będzie potrzebne do rozwiązania SMART zadania (Kryterium osiągalności).
- Planuj zadanie na następny okres czasu (sprint), biorąc pod uwagę średni czas potrzebny na wykonanie podobnych zadań.
- Jak ocenia się wydajność w Google, Deloitte, Netflix, One2 i Volta One
W Google efektywność ocenia się za pomocą trzech narzędzi:
OKR (Cele i kluczowe wyniki) — praktyka wyznaczania celów i kluczowych wyników. W Google ta praktyka wygląda następująco:
- - pracownik ustawia cel raz na kwartał i określa trzy wyniki, które ma nadzieję osiągnąć;
- - na końcu kwartału pracownik dokonuje samooceny każdego wyniku;
- - wynik 0.6 — 0.7 oznacza, że ambitny cel został osiągnięty. Wynik jeden oznacza, że pracownik postawił sobie zbyt łatwe zadanie.
Metoda oceny koleżeńskiej 360 stopni. Pracownicy oceniają się nawzajem w pięciopunktowej skali. Punkty są sumowane, a menedżer podaje ogólną ocenę.
Ocena menedżera. Anonimowy raport z ocenami jest wydawany co sześć miesięcy. Raport ocenia jakość komunikacji i jasność celów wyznaczonych przez menedżerów.
W Deloitte i Netflix kierownicy działów mają cotygodniowe spotkania jeden na jeden z pracownikami. Na tych spotkaniach analizują przyczyny sukcesów lub porażek, oceniając efektywność pracy. W Deloitte menedżer odpowiada na pytania takie jak: “Czy chcę, aby ten pracownik pozostał w moim zespole?”. W Netflix, podobnie jak w Google, pracownicy również oceniają się nawzajem za pomocą metody 360 stopni.
W agencji zajmującej się wydajnością wideo One2 efektywność pracowników oceniana jest za pomocą następujących narzędzi:
codzienne stand-upy. Każdy członek zespołu na przemian raportuje wyniki z poprzedniego dnia, składa zobowiązania na bieżący dzień oraz dzieli się problemami. Codzienne stand-upy pokazują, co się dzieje w firmie i jak uczynić pracę bardziej efektywną
retrospektywy. Regularne spotkania w zespołach Agile, gdzie omawia się proces pracy. Dzięki retrospektywom można zrozumieć, jakie błędy zostały popełnione i jak je naprawić — na przykład, jak zwiększyć liczbę równoległych zadań bez utraty jakości.
W agencji cyfrowej Volta One efektywność oceniana jest na podstawie czasu spędzonego na zadaniach. W tym celu łączy się narzędzia: tracker czasu i raporty. Czas spędzony jest również istotny dla agencji reklamowych i PR, a także kancelarii prawnych.
Programy i usługi do oceny efektywności pracy i produktywności
Aby pomóc w ocenie produktywności, można wyznaczyć dedykowaną osobę, która będzie miała dostęp do wszystkich zadań, raportów i narzędzi. W Achiva Network ten specjalista wpisuje wszystkie zadania z cotygodniowych spotkań koordynacyjnych, zaznaczając, gdzie terminy zostały przekroczone i kto nie podjął się zadania. W Sreda Digital te funkcje pełni asystent menedżera projektu. To pomogło skrócić średni czas reakcji na klientów do 15 minut i obniżyć koszty księgowości.
Do śledzenia czasu spędzonego
Toggle — darmowy tracker czasu, który pokazuje czas spędzony na zadaniu. To wygodne narzędzie dla firm z systemem płatności godzinowej. Przestudiowując raporty, można ocenić koszt podobnych projektów, produktywność i efektywność pracy pracowników.
RescueTime - aplikacja do samooceny na PC. Aplikacja śledzi wszystkie aktywności i klasyfikuje je: projektowanie, biznes, media społecznościowe, rozrywka. Na koniec dnia można spojrzeć na statystyki i zrozumieć, ile czasu faktycznie spędzono na zadaniach, a ile na przeszukiwanie internetu i wiadomości.
TeamViz — darmowy timer i menedżer zadań oparty na technice Pomodoro, o której pisaliśmy w osobnym artykule.
Do samooceny przez pracowników
Weekdone OKR Software — system do wdrażania OKR w firmie. Zawiera cele kwartalne, planowanie tygodniowe i raportowanie PPP.
Mercer Mettl 360view — platforma do zbierania i analizy ocen przy użyciu metody 360 stopni.
Do śledzenia zadania zaległe w porównaniu do terminowych/planowane w porównaniu do rzeczywistych kosztów
TMetric — tracker czasu, który ma dwie istotne zalety: integrację z głównymi menedżerami zadań i możliwość określenia zysku na projekt, określając budżet i koszty pracy.
Trello - system zarządzania projektami przy użyciu tablic Kanban. Tablice Kanban ułatwiają zobaczenie, ile zadań jest w toku i ile zostało zakończonych na czas.
Worksection - system zarządzania projektami z tablicami Kanban, trackerem czasu i wykresami Gantta. Dzięki automatycznym raportom można zrozumieć, co stanowi budżet projektu i który pracownik ma najwięcej zaległych zadań. Możesz wypróbować system zarządzania projektami za darmo przez 14 dni teraz.
4 narzędzia Worksection do oceny efektywności pracy
Tracker czasu
Wbudowany tracker czasu pokaże, ile czasu zostało spędzone na projekcie i pomoże przewidzieć, jak długo zajmie ukończenie typowych zadań. Jeśli ustawisz stawkę godzinową w hrywnach i dolarach, Worksection automatycznie obliczy wynagrodzenie pracownika.
Raport
W Worksection raporty są generowane automatycznie — wystarczy włączyć filtry na liczbę ukończonych zadań lub czas spędzony na projekcie. Na przykład, w Visotsky Consulting tworzony jest cotygodniowy raport, aby zobaczyć, ile zadań zrealizowano w zeszłym tygodniu oraz ile zostało pominiętych lub nieukończonych na czas. Wygenerowany raport można eksportować do XLS, aby ręcznie obliczyć ROI lub rentowność projektu.
Wykres Gantta
W wykresie Gantta wygodnie jest planować zadania i ustanawiać między nimi relacje. Jednak to narzędzie może być także używane do oceny produktywności zespołu w ich projektowej pracy. Na przykład, menedżerowie kont w Vintage Web Production eksportują harmonogram projektu do Excela i wysyłają go do klientów.
Filtr
Filtry pomagają zapewnić, że terminy nie zostaną przekroczone i śledzić obciążenie każdego pracownika. Filtry są używane w TEBIN i Achiva Network: pierwszy sprawdza obciążenie pracowników poprzez filtry, podczas gdy drugi sprawdza terminy i liczbę zadań dla każdego pracownika.