¿Qué es la productividad y cómo se diferencia de la eficiencia?
El trabajo de un empleado se mide en dos categorías: productividad y eficiencia.
La productividad muestra qué resultados ha logrado el empleado:
- cuántos leads procesó el gerente en un día;
- cuántos comerciales grabó el equipo de producción de video en un mes
La eficiencia muestra la relación entre el resultado alcanzado y los costos incurridos para lograrlo:
- cuánto dinero se gastó en publicidad y cuántos leads se obtuvieron de esa publicidad;
- cuántos premios Red Dot recibió el equipo de producción de video por sus comerciales.
La empresa de producción de video “Kryanyk” creó una página de aterrizaje con una lista de servicios y un portafolio, después de lo cual lanzaron publicidad dirigida. La segunda empresa de producción de video “Excellence” creó una página de Instagram, llenó el feed con sus trabajos y lanzó publicidad dirigida solo en esta plataforma. Ambas producciones de video recibieron el mismo número de leads de sus anuncios (productividad igual). Sin embargo, los ingresos de la empresa de producción de video “Kryanyk” son inferiores a los de “Excellence” porque lanzar la página de aterrizaje requirió pagar por el trabajo de un especialista en UX/UI, diseñador, desarrollador y redactor. Por lo tanto, la eficiencia de la empresa de producción de video “Excellence” con anuncios de Instagram será mayor: menores costos con el mismo número de leads, lo que significa mayores ingresos.
¿Cuáles son los parámetros de productividad y eficiencia para los empleados?
La evaluación de la productividad y eficiencia depende del tamaño y tipo de empresa (producto o IT) y de los KPIs elegidos. En este artículo, utilizamos indicadores que evalúan a las empresas clientes de Worksection como ejemplos. Dichos indicadores incluyen:
- tiempo y dinero gastados. ¿Qué tan rápido completó el empleado la tarea? ¿Cuánto dinero gastó la empresa para completar la tarea?
- la relación de tareas atrasadas a tareas a tiempo
- la relación de costos planificados a costos reales para completar la tarea. ¿Se mantuvieron dentro del presupuesto al completar las tareas o tuvieron que gastar más de lo planeado?
¿Cómo se utiliza la información sobre la eficiencia laboral y la evaluación de la productividad?
- Mejorar el rendimiento del equipo. En la herramienta de manufactura esbelta PDCA, la evaluación de la eficiencia del equipo se usa para desarrollar nuevos enfoques que deberían aumentar la productividad del empleado en la próxima iteración.
- Aumentar el salario o el nivel del empleado. Por ejemplo: promoverlo de junior a medio
- Prever cuánto tiempo y dinero se necesitará para resolver una tarea SMART (Criterio alcanzable).
- Planificar una tarea para el siguiente período (sprint) considerando el tiempo promedio tomado para completar tareas similares.
- Cómo se evalúa el rendimiento en Google, Deloitte, Netflix, One2, y Volta One
En Google, la eficiencia se evalúa utilizando tres herramientas:
OKR (Objetivos y Resultados Clave) — una práctica de establecimiento de objetivos y resultados clave. En Google, esta práctica se ve así:
- - un empleado establece un objetivo una vez por trimestre e identifica tres resultados que espera lograr;
- - al final del trimestre, el empleado se autoevalúa cada resultado;
- - un puntaje de 0.6 — 0.7 significa que se logró un objetivo ambicioso. Un puntaje de uno significa que el empleado estableció una tarea demasiado fácil.
Método de evaluación entre pares de 360 grados. Los empleados se evalúan mutuamente en una escala de cinco puntos. Los puntajes se suman y el gerente proporciona una evaluación general.
Evaluación del gerente. Se publica un informe anónimo con evaluaciones cada seis meses. El informe evalúa la calidad de la comunicación y la claridad de los objetivos fijados por los gerentes.
En Deloitte y Netflix, los jefes de departamento realizan reuniones semanales uno a uno con los empleados. En estas reuniones, analizan las razones del éxito o fracaso, evaluando la eficiencia laboral. En Deloitte, un gerente responde preguntas como: “¿Quiero que este empleado permanezca en mi equipo?”. En Netflix, al igual que en Google, los empleados también se evalúan entre sí utilizando el método de 360 grados.
En la agencia de rendimiento de video One2, la eficiencia de los empleados se evalúa utilizando las siguientes herramientas:
reuniones diarias. Cada miembro del equipo se turna para informar sobre los resultados del día anterior, hacer compromisos para el día actual y compartir problemas. Las reuniones diarias demuestran lo que está sucediendo en la empresa y cómo hacer el trabajo más eficiente
retrospectivas. Reuniones regulares en equipos Agile donde se discute el proceso de trabajo. Con las retrospectivas, es posible entender qué errores se cometieron y cómo corregirlos — por ejemplo, cómo aumentar el número de tareas concurrentes sin perder calidad.
En la agencia digital Volta One, la eficiencia se evalúa en función del tiempo dedicado a las tareas. Esto implica conectar herramientas: un rastreador de tiempo e informes. El tiempo dedicado también es crucial para agencias de publicidad y relaciones públicas, así como para bufetes de abogados.
Programas y servicios para evaluar la eficiencia laboral y la productividad
Para ayudar en la evaluación de la productividad, se puede designar a una persona dedicada que tendrá acceso a todas las tareas, informes y herramientas. En Achiva Network, este especialista ingresa todas las tareas de las reuniones de coordinación semanales, señalando dónde se perdieron plazos y quién no asumió la tarea. En Sreda Digital, estas funciones son realizadas por un asistente del gerente de proyecto. Esto ayudó a reducir el tiempo promedio de respuesta a los clientes a 15 minutos y a disminuir los costos contables.
Para rastrear el tiempo dedicado
Toggle — un rastreador de tiempo gratuito que muestra el tiempo dedicado a una tarea. Esta es una herramienta conveniente para empresas con un sistema de pago por horas. Al profundizar en los informes, se puede evaluar el costo de proyectos similares, la productividad y la eficiencia laboral de los empleados.
RescueTime - una aplicación para autoevaluación en un PC. La aplicación rastrea todas las actividades y las categoriza: diseño, negocios, redes sociales, entretenimiento. Al final del día, se puede ver la estadística y comprender cuánto tiempo se dedicó realmente a las tareas y cuánto se empleó navegando por la web y enviando mensajes.
TeamViz — un temporizador y gestor de tareas gratuito basado en la técnica Pomodoro, de la que escribimos en un artículo separado.
Para la autoevaluación por parte de los empleados
Weekdone OKR Software — un sistema para implementar OKR en una empresa. Incluye metas trimestrales, planificación semanal, e informes PPP.
Mercer Mettl 360view — una plataforma para recolectar y analizar evaluaciones utilizando el método de 360 grados.
Para rastrear tareas atrasadas versus tareas a tiempo/costos planificados versus costos reales
TMetric — un rastreador de tiempo que tiene dos ventajas significativas: integración con los principales gerentes de tareas y la capacidad de determinar el beneficio por proyecto especificando el presupuesto y los costos laborales.
Trello - un sistema de gestión de proyectos que utiliza tableros Kanban. Los tableros Kanban facilitan ver cuántas tareas están en proceso y cuántas se completaron a tiempo.
Worksection - un sistema de gestión de proyectos con tableros Kanban, un rastreador de tiempo y gráficos de Gantt. Mediante informes automatizados, se puede entender lo que constituye el presupuesto del proyecto y qué empleado tiene la mayor cantidad de tareas atrasadas. Puede probar el sistema de gestión de proyectos de forma gratuita durante 14 días ahora mismo.
4 herramientas de Worksection para evaluar la eficiencia laboral
Rastreador de tiempo
El rastreador de tiempo integrado mostrará cuánto tiempo se ha gastado en el proyecto y ayudará a prever cuánto tiempo llevará completar tareas típicas. Si establece una tarifa por hora en hryvnias y dólares, Worksection calculará automáticamente el salario del empleado.
Informe
En Worksection, los informes se generan automáticamente: solo active los filtros para el número de tareas completadas o el tiempo dedicado al proyecto. Por ejemplo, en Visotsky Consulting, se crean informes semanales para ver cuántas tareas se completaron la semana pasada y cuántas se perdieron o no se completaron a tiempo. El informe generado se puede exportar a XLS para calcular manualmente el ROI o la rentabilidad del proyecto.
Gráfico de Gantt
En el gráfico de Gantt, es conveniente planificar tareas y establecer relaciones entre ellas. Sin embargo, esta herramienta también se puede usar para evaluar la productividad del equipo en su trabajo en proyectos. Por ejemplo, los gerentes de cuenta de Vintage Web Production exportan el cronograma del proyecto a Excel y lo envían a los clientes.
Filtro
Los filtros ayudan a garantizar que no se pierdan plazos y a rastrear la carga de trabajo de cada empleado. Los filtros se utilizan en TEBIN y Achiva Network: el primero verifica la carga de trabajo de los empleados a través de filtros, mientras que el segundo comprueba los plazos y el número de tareas para cada empleado.