O que é produtividade e como ela difere de eficiência?
O trabalho de um funcionário é medido em duas categorias: produtividade e eficiência.
A produtividade mostra quais resultados o funcionário obteve:
- quantos leads o gerente processou em um dia;
- quantos comerciais a equipe de produção de vídeo filmou em um mês
A eficiência mostra a relação entre o resultado alcançado e os custos incorridos para alcançá-lo:
- quanto dinheiro foi gasto em publicidade e quantos leads foram obtidos a partir dessa publicidade;
- quantos prêmios Red Dot a equipe de produção de vídeo recebeu por seus comerciais.
A empresa de produção de vídeo “Kryanyk” criou uma landing page com uma lista de serviços e um portfólio, após o que lançaram publicidade direcionada. A segunda empresa de produção de vídeo “Excellence” criou uma página no Instagram, preencheu o feed com suas obras e lançou publicidade direcionada apenas nesta plataforma. Ambas as produções de vídeo receberam o mesmo número de leads de seus anúncios (produtividade igual). No entanto, a receita da empresa de produção de vídeo “Kryanyk” é menor do que a da “Excellence”, porque lançar a landing page requereu pagamento pelo trabalho de um especialista em UX/UI, designer, desenvolvedor e redator. Portanto, a eficiência da empresa de produção de vídeo “Excellence” com anúncios no Instagram será maior: custos mais baixos com o mesmo número de leads, o que significa maior receita.
Quais são os parâmetros de produtividade e eficiência para os funcionários?
A avaliação de produtividade e eficiência depende do tamanho e tipo de empresa (produto ou TI) e dos KPIs escolhidos. Neste artigo, usamos indicadores que avaliam empresas-cliente do Worksection como exemplos. Esses indicadores incluem:
- tempo e dinheiro gastos. Quão rapidamente o funcionário completou a tarefa? Quanto dinheiro a empresa gastou para completar a tarefa?
- a relação entre tarefas atrasadas e pontuais
- a relação entre custos planejados e reais para a conclusão da tarefa. Eles permaneceram dentro do orçamento ao concluir as tarefas ou tiveram que gastar mais do que o planejado?
Como usar os dados sobre eficiência do trabalho e avaliação de produtividade?
- Melhorar o desempenho da equipe. Na ferramenta de produção enxuta PDCA, a avaliação da eficiência da equipe é usada para desenvolver novas abordagens que devem aumentar a produtividade dos funcionários na próxima iteração.
- Aumentar o salário ou nível do funcionário. Por exemplo: promovê-los de júnior para pleno
- Prever quanto tempo e dinheiro serão necessários para resolver uma tarefa SMART (Critério Alcançável).
- Planejar uma tarefa para o próximo período (sprint) considerando o tempo médio necessário para completar tarefas semelhantes.
- Como o desempenho é avaliado no Google, Deloitte, Netflix, One2 e Volta One
No Google, a eficiência é avaliada usando três ferramentas:
OKR (Objetivos e Resultados-Chave) — uma prática de definição de metas e resultados-chave. No Google, essa prática é assim:
- - um funcionário define uma meta uma vez por trimestre e identifica três resultados que espera alcançar;
- - ao final do trimestre, o funcionário se autoavalia em cada resultado;
- - uma pontuação de 0,6 — 0,7 significa que uma meta ambiciosa foi alcançada. Uma pontuação de um significa que o funcionário definiu uma tarefa muito fácil.
Método de avaliação por pares 360 graus. Os funcionários se avaliam mutuamente em uma escala de cinco pontos. As pontuações são somadas e o gerente fornece uma avaliação geral.
Avaliação do gerente. Um relatório anônimo com avaliações é divulgado a cada seis meses. O relatório avalia a qualidade da comunicação e a clareza dos objetivos definidos pelos gerentes.
No Deloitte e Netflix, os chefes de departamento realizam reuniões semanais individuais com os funcionários. Nessas reuniões, eles analisam as razões para o sucesso ou fracasso, avaliando a eficiência do trabalho. No Deloitte, um gerente responde a perguntas como: “Quero que este funcionário fique na minha equipe?”. Na Netflix, assim como no Google, os funcionários também se avaliam mutuamente usando o método de 360 graus.
No agência de desempenho de vídeo One2, a eficiência dos funcionários é avaliada usando as seguintes ferramentas:
stand-ups diários. Cada membro da equipe se revezam relatando os resultados do dia anterior, fazendo compromissos para o dia atual e compartilhando problemas. Os stand-ups diários demonstram o que está acontecendo na empresa e como tornar o trabalho mais eficiente
retrospectivas. Reuniões regulares em equipes ágeis onde o processo de trabalho é discutido. Com as retrospectivas, é possível entender quais erros foram cometidos e como corrigí-los — por exemplo, como aumentar o número de tarefas simultâneas sem perder qualidade.
Na agência digital Volta One, a eficiência é avaliada com base no tempo gasto nas tarefas. Isso envolve conectar ferramentas: um rastreador de tempo e relatórios. O tempo gasto também é crucial para agências de publicidade e PR, bem como escritórios de advocacia.
Programas e serviços para avaliar a eficiência do trabalho e produtividade
Para auxiliar na avaliação da produtividade, pode ser designada uma pessoa dedicada que terá acesso a todas as tarefas, relatórios e ferramentas. Na Achiva Network, esse especialista insere todas as tarefas das reuniões de coordenação semanais, observando onde os prazos foram perdidos e quem não assumiu a tarefa. Na Sreda Digital, essas funções são realizadas por um assistente de gerente de projeto. Isso ajudou a reduzir o tempo médio de resposta aos clientes para 15 minutos e diminuir os custos contábeis.
Para rastrear o tempo gasto
Toggle — um rastreador de tempo gratuito que mostra o tempo gasto em uma tarefa. Esta é uma ferramenta conveniente para empresas com um sistema de pagamento por hora. Ao investigar os relatórios, pode-se avaliar o custo de projetos semelhantes, produtividade e eficiência do trabalho dos funcionários.
RescueTime - um aplicativo para autoavaliação em um PC. O aplicativo rastreia todas as atividades e as categoriza: design, negócios, mídias sociais, entretenimento. No final do dia, você pode ver as estatísticas e entender quanto tempo foi realmente gasto nas tarefas e quanto foi gasto navegando na web e trocando mensagens.
TeamViz — um temporizador e gerenciador de tarefas gratuito baseado na técnica Pomodoro, sobre a qual escrevemos em um artigo separado.
Para autoavaliação pelos funcionários
Weekdone OKR Software — um sistema para implementar OKR em uma empresa. Inclui metas trimestrais, planejamento semanal e relatórios PPP.
Mercer Mettl 360view — uma plataforma para coletar e analisar avaliações usando o método de 360 graus.
Para rastrear tarefas atrasadas versus pontuais/custos planejados versus reais
TMetric — um rastreador de tempo que tem duas vantagens significativas: integração com os principais gerenciadores de tarefas e a capacidade de determinar o lucro por projeto ao especificar o orçamento e os custos de mão de obra.
Trello - um sistema de gerenciamento de projetos usando painéis Kanban. Os painéis Kanban facilitam ver quantas tarefas estão em andamento e quantas foram concluídas a tempo.
Worksection - um sistema de gerenciamento de projetos com painéis Kanban, um rastreador de tempo e gráficos de Gantt. Por meio de relatórios automatizados, pode-se entender o que constitui o orçamento do projeto e qual funcionário tem mais tarefas atrasadas. Você pode testar o sistema de gerenciamento de projetos gratuitamente por 14 dias agora mesmo.
4 ferramentas do Worksection para avaliar a eficiência do trabalho
Rastreador de tempo
O rastreador de tempo embutido mostrará quanto tempo foi gasto no projeto e ajudará a prever quanto tempo levará para completar tarefas típicas. Se você definir uma taxa horária em grivnas e dólares, o Worksection calculará automaticamente o salário do funcionário.
Relatório
No Worksection, os relatórios são gerados automaticamente — basta ativar filtros para o número de tarefas concluídas ou tempo gasto no projeto. Por exemplo, na Visotsky Consulting, relatórios semanais são criados para ver quantas tarefas foram concluídas na semana passada e quantas foram perdidas ou não concluídas a tempo. O relatório gerado pode ser exportado para XLS para calcular manualmente o ROI ou a rentabilidade do projeto.
Gráfico de Gantt
No gráfico de Gantt, é conveniente planejar tarefas e estabelecer relacionamentos entre elas. No entanto, essa ferramenta também pode ser usada para avaliar a produtividade da equipe em seu trabalho no projeto. Por exemplo, gerentes de conta na Vintage Web Production exportam a linha do tempo do projeto para o Excel e a enviam para os clientes.
Filtro
Filtros ajudam a garantir que os prazos não sejam perdidos e a acompanhar a carga de trabalho de cada funcionário. Filtros são usados na TEBIN e Achiva Network: a primeira verifica a carga de trabalho dos funcionários através de filtros, enquanto a segunda verifica prazos e o número de tarefas para cada funcionário.