Che cos’è la produttività e come si differenzia dall’efficienza?
Il lavoro di un dipendente è misurato in due categorie: produttività ed efficienza.
La produttività mostra quali risultati ha raggiunto il dipendente:
- quanti lead ha elaborato il manager in un giorno;
- quante pubblicità ha filmato il team di produzione video in un mese
L’efficienza mostra il rapporto tra il risultato raggiunto e i costi sostenuti per ottenerlo:
- quanto denaro è stato speso in pubblicità e quanti lead sono stati ottenuti da quella pubblicità;
- quanti premi Red Dot ha ricevuto il team di produzione video per le loro pubblicità.
La casa di produzione video “Kryanyk” ha creato una pagina di atterraggio con un elenco di servizi e un portfolio, dopodiché ha lanciato pubblicità mirate. La seconda casa di produzione video “Excellence” ha creato una pagina Instagram, ha riempito il feed con i loro lavori e ha lanciato pubblicità mirate solo su questa piattaforma. Entrambi le produzioni video hanno ricevuto lo stesso numero di lead dalle loro pubblicità (produttività uguale). Tuttavia, i ricavi della casa di produzione video “Kryanyk” sono inferiori a quelli di “Excellence” perché il lancio della pagina di atterraggio ha richiesto il pagamento del lavoro di uno specialista UX/UI, designer, sviluppatore e copywriter. Pertanto, l’efficienza della casa di produzione video “Excellence” con le pubblicità su Instagram sarà più alta: costi inferiori con lo stesso numero di lead, il che significa ricavi più elevati.
Quali sono i parametri di produttività ed efficienza per i dipendenti?
La valutazione della produttività e dell’efficienza dipende dalla dimensione e dal tipo di azienda (prodotto o IT) e dai KPI scelti. In questo articolo, utilizziamo indicatori che valutano le aziende clienti di Worksection come esempi. Tali indicatori includono:
- tempo e denaro spesi. Quanto rapidamente ha completato il compito il dipendente? Quanto denaro ha speso l’azienda per completare il compito?
- il rapporto tra compiti scaduti e compiti completati in tempo
- il rapporto tra costi pianificati e costi effettivi per il completamento del compito. Sono rimasti entro il budget durante il completamento dei compiti o hanno dovuto spendere più del previsto?
Come utilizzare i dati sulla valutazione dell’efficienza lavorativa e della produttività?
- Migliorare le prestazioni del team. Nello strumento di produzione snella PDCA, la valutazione dell’efficienza del team viene utilizzata per sviluppare nuovi approcci che dovrebbero migliorare la produttività dei dipendenti nella prossima iterazione.
- Aumentare lo stipendio o il livello del dipendente. Ad esempio: promuoverli da junior a middle.
- Prevedere quanto tempo e denaro saranno necessari per risolvere un compito SMART (criterio raggiungibile).
- Pianificare un compito per il prossimo periodo (sprint) tenendo conto del tempo medio necessario per completare compiti simili.
- Come viene valutata la performance in Google, Deloitte, Netflix, One2 e Volta One
In Google, l’efficienza è valutata utilizzando tre strumenti:
OKR (Obiettivi e Risultati Chiave) — una pratica di impostazione degli obiettivi e dei risultati chiave. In Google, questa pratica è così strutturata:
- - un dipendente fissa un obiettivo una volta a trimestre e identifica tre risultati che spera di raggiungere;
- - alla fine del trimestre, il dipendente si auto-evaluta su ciascun risultato;
- - un punteggio di 0,6 — 0,7 significa che un obiettivo ambizioso è stato raggiunto. Un punteggio di uno significa che il dipendente ha fissato un compito troppo facile.
Metodo di valutazione tra pari a 360 gradi. I dipendenti valutano reciprocamente su una scala di cinque punti. I punteggi vengono sommati e il manager fornisce una valutazione globale.
Valutazione del manager. Un rapporto anonimo con le valutazioni viene rilasciato ogni sei mesi. Il rapporto valuta la qualità della comunicazione e la chiarezza degli obiettivi fissati dai manager.
In Deloitte e Netflix, i responsabili di dipartimento tengono riunioni individuali settimanali con i dipendenti. In queste riunioni, analizzano i motivi di successo o fallimento, valutando l’efficienza lavorativa. In Deloitte, un manager risponde a domande come: “Voglio che questo dipendente rimanga nel mio team?”. In Netflix, così come in Google, i dipendenti valutano anche reciprocamente utilizzando il metodo a 360 gradi.
Presso l’agenzia di performance video One2, l’efficienza dei dipendenti è valutata utilizzando i seguenti strumenti:
stand-up quotidiani. Ogni membro del team si alterna nel riferire i risultati del giorno precedente, assumendosi impegni per la giornata attuale e condividendo problemi. Gli stand-up quotidiani dimostrano cosa sta succedendo nell’azienda e come rendere il lavoro più efficiente
retrospettive. Riunioni regolari nei team Agile in cui viene discusso il processo lavorativo. Con le retrospettive, è possibile capire quali errori sono stati commessi e come correggerli — ad esempio, come aumentare il numero di compiti contemporanei senza perdere qualità.
Presso l’agenzia digitale Volta One, l’efficienza è valutata in base al tempo speso per i compiti. Questo implica la connessione di strumenti: un tracker di tempo e report. Il tempo speso è anche cruciale per le agenzie pubblicitarie e PR, così come per gli studi legali.
Programmi e servizi per la valutazione dell’efficienza lavorativa e della produttività
Per assistere nella valutazione della produttività, può essere nominata una persona dedicata che avrà accesso a tutti i compiti, report e strumenti. In Achiva Network, questo specialista inserisce tutti i compiti dalle riunioni di coordinamento settimanali, annotando dove sono state rispettate le scadenze e chi non ha assunto il compito. In Sreda Digital, queste funzioni sono svolte dall’assistente di un project manager. Questo ha aiutato a ridurre il tempo medio di risposta ai clienti a 15 minuti e abbattere i costi contabili.
Per il monitoraggio del tempo speso
Toggle — un tracker di tempo gratuito che mostra il tempo speso su un compito. Questo è uno strumento conveniente per le aziende con un sistema di pagamento orario. Analizzando i report, si può valutare il costo di progetti simili, la produttività e l’efficienza lavorativa dei dipendenti.
RescueTime - un’applicazione per l’auto-valutazione su un PC. L’app tiene traccia di tutte le attività e le catalogizza: design, business, social media, intrattenimento. Alla fine della giornata, puoi guardare le statistiche e capire quanto tempo è stato effettivamente speso per i compiti e quanto è stato speso navigando in rete e inviando messaggi.
TeamViz — un timer e gestore di attività gratuito basato sulla tecnica Pomodoro, di cui abbiamo scritto in un articolo separato.
Per l’auto-valutazione dei dipendenti
Weekdone OKR Software — un sistema per implementare OKR in un’azienda. Include obiettivi trimestrali, pianificazione settimanale e report PPP.
Mercer Mettl 360view — una piattaforma per raccogliere e analizzare valutazioni utilizzando il metodo a 360 gradi.
Per monitorare compiti scaduti rispetto a compiti completati in tempo / costi pianificati rispetto a costi effettivi
TMetric — un tracker di tempo che ha due vantaggi significativi: integrazione con i principali gestori di compiti e la possibilità di determinare il profitto per progetto specificando il budget e i costi lavorativi.
Trello - un sistema di gestione progetti utilizzando bacheche Kanban. Le bacheche Kanban rendono facile vedere quanti compiti sono in corso e quanti sono stati completati in tempo.
Worksection - un sistema di gestione progetti con bacheche Kanban, un tracker di tempo e diagrammi di Gantt. Grazie ai report automatizzati, è possibile capire cosa costituisce il budget del progetto e quale dipendente ha i compiti più scaduti. È possibile testare gratuitamente il sistema di gestione progetti per 14 giorni proprio ora.
4 strumenti di Worksection per la valutazione dell’efficienza lavorativa
Tracker di tempo
Il tracker di tempo integrato mostrerà quanto tempo è stato speso per il progetto e aiuterà a prevedere quanto tempo ci vorrà per completare compiti tipici. Se imposti una tariffa oraria in hryvnia e dollari, Worksection calcolerà automaticamente lo stipendio del dipendente.
Report
In Worksection, i report sono generati automaticamente — basta abilitare i filtri per il numero di compiti completati o il tempo speso sul progetto. Ad esempio, presso Visotsky Consulting, vengono creati report settimanali per vedere quanti compiti sono stati completati la settimana scorsa e quanti sono stati mancati o non completati in tempo. Il report generato può essere esportato in XLS per calcolare manualmente il ROI o la redditività del progetto.
Diagramma di Gantt
Nel diagramma di Gantt, è conveniente pianificare i compiti e stabilire relazioni tra di essi. Tuttavia, questo strumento può essere utilizzato anche per valutare la produttività del team nel loro lavoro progettuale. Ad esempio, i responsabili clienti di Vintage Web Production esportano la tempistica del progetto in Excel e la inviano ai clienti.
Filtro
I filtri aiutano a garantire che le scadenze non vengano perse e monitorano il carico di lavoro di ogni dipendente. I filtri vengono utilizzati in TEBIN e Achiva Network: il primo controlla il carico di lavoro dei dipendenti tramite filtri, mentre il secondo controlla le scadenze e il numero di compiti per ciascun dipendente.