Факты о компании Vintage:
- 11 лет работы
- 70 международных наград
- 40+ активных проектов
- Команда 65 человек
Евгений Кудрявченко, идеолог и со-основатель студии Vintage Web Production делится секретами проектного менеджмента.
О структуре рабочего процесса
Наша компания работает по модели фиксированной стоимости. Это значит, что с клиентом подписывается договор, в котором определяется количество запланированных часов и других ресурсов. Если при этом у клиента есть председатели правления и другие группы руководства, то, как показал опыт, — время работы следует умножить в полтора раза.
Если у нашего клиента есть совет директоров, то времени мы потратим в полтора раза большеВ нашей реальности получается так, что мы не продаем выделенные команды. Сотрудники студии задействованы одновременно в нескольких проектах, чтобы не было ситуаций, когда дизайнер уходит в отпуск, и проект останавливается.
О менеджменте проектов
Архитектура проектов и задач
Архитектура нашего типового проекта — жесткая, и не изменяется. У нас разработаны шаблоны основных процессов в Worksection: они просто копируются со сдвигом сроков в реальный проект. В новый проект подключается команда, которая может состоять из разных специалистов. По ним распределяются задачи.
Всем типичным задачам мы даем шаблонные, одинаковые названия во всех проектах. Это сделано для того, чтобы любой продакт менеджер или сейл мог быстро разобраться в любом проекте.
Дополнительно, все задачи делятся и маркируются по следующим принципам:
- по типу выполняемой работы: «прототип», «дизайн», «фронт-енд», «бекенд»
- по типу источника задачи: «план» (запланированное задание), «баг» (задание на исправление ошибок), «фича» (доработка от клиента).
Поэтому для всех руководителей сегментирование задач по меткам это, в первую очередь, — инструмент анализа. Даже если проектный менеджер зайдет в чужой проект, то по распределению времени «План», «Баг», «Фича» он поймет, какой именно проект мы делаем: промо, портал, е-коммерс, корпоративный сайт или персональный. И по распределению затраченного времени ПМ (проектный менеджер) может даже определить, кто является заказчиком проекта — бюрократическая корпорация или частное лицо, потому что, к примеру, у корпораций обычно много времени уходит на правки и доработки.
Ну, а сотрудники с удовольствием смотрят свою статистику: сколько они времени потратили в целом, и на что именно. Это их подстегивает улучшать свою продуктивность.
Данные о распределении времени позволяют Винтажу постоянно проводить циклический анализ на ретроспективах и регулярно улучшать процессы работы.
Это работает, как градусник:
заходишь и сразу видишь ситуацию по проекту, тип проекта и тип заказчика
Учет времени и зарплаты
В какой-то момент мы захотели внедрить систему грейдов для сотрудников: junior, middle и senior. Такая система позволит сотрудникам понимать свои перспективы. Для этого нам, собственно, и пришлось внедрять учет времени через Worksection, чтобы видеть, сколько люди тратят времени на решение типовых задач. Внедрение учета времени было непростым и проходило около двух месяцев.
Может это не всегда работает идеально, но в целом результат удовлетворяет всех — и сотрудников, и руководство!
Если задача не стоит в Worksection — ее можно не делать. Потому что нигде не будет зафиксировано потраченное на работу время
Время вносится сотрудниками веб-студии в задачи в таск-менеджере. По «меткам» задач можно понять, на что именно уходит время по проекту, скорректировать задачи или внести новые.
Зарплаты сотрудников прозрачны и начисляются по грейдам, основанным на учете времени. У топ-менеджеров зарплаты связаны с KPI работы отделов.
О систематизации рабочих процессов. Или — почему не Excel?
Каждый отдел использовал что-то свое. Изначально программисты и верстальщики использовал Jira, но поскольку им необходимо было коммуницировать с дизайнерами, это общение велось в свободной творческой форме, и очень скоро начались конфликты и недопонимания.
Нужен был эффективный инструмент для систематизации, коммуникации и постановки задач, который устроил бы и творческих дизайнеров, и более «сухих» программистов.
Сложности при выборе таск-менеджера
Для реализации целей и задач «Винтажа» было опробовано множество различных оболочек и программ. Основная сложность выбора — это не «функциональный набор», а адаптация команды к конкретному инструменту.
Даже если начальство скажет: «Так, с завтрашнего дня все работаем в таком-то продукте или уволю!» — это не сработает
Инструмент для управления задачами должен быть дружелюбный. Но какой бы продукт хороший не был, люди не начнут им пользоваться сами по себе. Мы пришли к тому, что нужен человек, который сопровождает внедрение. Можно образно назвать такой процесс «дрессировкой», в хорошем смысле. Даже к полезным и необходимым привычкам нужно приучать. И через 2 месяца уже никто не откажется от продукта. Когда люди привыкнут, оценят возможности, поймут, на сколько это облегчает им жизнь — никто уже не сможет представить работу без этого!
Сегодня это уже как привычка мыть руки перед едой
Почему выбрали Worksection
В Worksection мы ведем проекты уже несколько лет. Огромная ценность данного продукта для меня — это возможность объединять разных специалистов для работы над проектом.
Мы пробовали много решений: Jira, Bitrix, Asana, Basecamp, Teamer, Планфикс. Остановились на Worksection. Почему?
Главный критерий — простота и понятность.
Eсли мне, как владельцу, интуитивно все просто и ясно, то и команда быстро разберется. Также привлекла мощная лента комментариев, в которой легко было размещать чеклисты, файлы, скриншоты, видео, отмечать людей, скрывать комментарии.
Самое сложное в таск-менеджере — чтобы им начали пользоваться!
Может нам на момент выбора и не хватало каких-то функций, полезных для отдельных работников, — это не повлияло на выбор. Приятно, что продукт регулярно обновляется. Однажды был момент, когда назрела необходимость в каком-то функционале, — и тут Worksection обновился с нужными фичами. Это было круто.
Все наши сотрудники, занимающиеся продакшеном (программисты, верстальщики, аккаунт менеджеры, дизайнеры) — работают в Worksection и используют его как таск менеджер для веб-студии.
Только отдел продаж работает в Hubspot, а для общения использует Slack. Финансовый отдел и программисты используют свои узкоспециализированные программы с необходимым специфическим функционалом.
Даже для бытовых офисных задач: купить цветы, заказать пиццу — у нас есть отдельная ветка в Worksection
О внедрении Worksection
Если говорить о времени для адаптации, базово (ставить задачи, сроки и т.д.) — это полтора месяца.
Как совет: не пытайтесь сразу завязать все функции, лучше решить одну боль, которая актуальна на данный момент
Учет времени пытались внедрить три раза. И только на третий раз получилось, когда HR-служба начала следить за частотой внесения. Две недели наш HR-директор следила и мудро напоминала, чтобы все включили таймер или внесли потраченное время. В итоге сотрудники так и не запускают таймер, а просто в конце дня ставят часы по своим задачам.Сейчас все уже привыкли, и теперь этот процесс идет самостоятельно.
Сейчас все наши новые сотрудники подключаются в систему, и за пару дней они в работе. Есть инструкция для сотрудников, как работать в Worksection. И отдельная инструкция для проектных менеджеров.
На первых порах нужно, чтобы кто-то следил за процессом внедрения и напоминал о действии
Как Worksection используют разные отделы компании.
HR проверяют как вносят время сотрудники по частотной диаграмме времени. Раньше напоминали, если кто-то забывал. Но уже никто и не забывает.
Аккаунт менеджеры активно используют диаграмму Ганта. Двигают сроки и создают связанные задачи. Для клиента — экспортируют таймлайн проекта в Excel
Финансы и HR смотрят и анализируют отчеты времени по проектам и по клиентам. Из них получают маржинальность клиентов и проектов, эффективность отделов и сотрудников, нагрузку на команду. Финансы — экспортируют отчеты в эксель и манипулируют данными уже из экселя.
Студия обычно не приглашает клиентов в проектный инструмент, хотя Worksection это позволяет. Но для старых клиентов, с которыми ведется постоянная работа, сделано исключение. Они имеют доступ к своему проекту, видят как идет работа над их задачами, и у нас нет необходимости в постоянном формировании отчетов для клиента.
Всю переписку с клиентом обязательно фиксируют в письменном виде. Даже если договоренность была устная, ее потом дублируют в комментарии к задаче для фиксации факта договоренности.
Чего не хватает сейчас в Worksection?
Продукт простой, и иногда не хватает некоторых вещей, которые мы «закрываем» другими продуктами, но это не критично. Наверно, больше всего, лично мне не хватает функционала финансового контроллера.
Что нравится в Worksection?
- Простота, которая позволяет быстро включиться в работу в данном продукте сразу всей команде: и техническим специалистам, и креативным.
- Компактность интерфейса позволяет размещать большое количество информации на экране, не перегружена оболочка как в 1C.
- У многих продуктов, которые я тестировал, скорость работы раздражает. Worksection работает быстро. И это большой плюс.
Что мы получили с Worksection
Сейчас такой инструмент уже в культуре компании. Это уже устоявшаяся привычка.Жизнь без системы уже не представляем возможной, думаю если ее убрать то производительность упадет на 30% из-за хаоса и неопределенности.
Без Worksection эффективность
работы команды снизится на 30%
И видео версия как всегда на нашем Youtube Worksection