Fakty o firmie Vintage:
- 11 lat pracy
- 70 międzynarodowych nagród
- 40+ aktywnych projektów
- Zespół składający się z 65 osób
Evgeniy Kudryavchenko, ideolog i współzałożyciel studia Vintage Web Production, dzieli się swoimi sekretami zarządzania projektami.
Jak zorganizowany jest proces pracy
Nasza firma działa na podstawie modelu kosztów stałych. Oznacza to podpisanie umowy z klientem w celu określenia liczby planowanych godzin i innych zasobów. Jednak jeśli klient ma przewodniczących zarządu lub inne grupy zarządzające, nasze doświadczenie nakazuje nam podwoić czas pracy.
Jeśli nasz klient ma zarząd, nasze zużycie czasu wzrośnie półtora razy.
Nasza rzeczywistość uniemożliwia nam sprzedaż przypisanych zespołów. W studiu specjaliści mogą być zaangażowani w kilka projektów jednocześnie, aby uniknąć sytuacji, w której grafik idzie na urlop i projekt się zatrzymuje.
Jak zarządzane są projekty
Architektura projektów i zadań
Architektura naszego typowego projektu jest ścisła i niepodlegająca zmianom. Mamy opracowane szablony dla podstawowych procesów w Worksection: są one po prostu kopiowane, a terminy przesunięte, aby dostosować się do rzeczywistego projektu. Nowy projekt angażuje zespół, który może składać się z różnych specjalistów. Zadania są im przydzielane.
Wszystkie typowe zadania są zatytułowane szablonowo podobnymi nazwami we wszystkich projektach. To robimy, aby każdy menedżer projektu lub sprzedaży mógł szybko zrozumieć każdy projekt.
Dodatkowo, wszystkie zadania są podzielone i oznaczone według następujących zasad:
• według rodzaju pracy do wykonania: “prototyp”, “projekt”, “front-end”, “back-end”;
• według źródła zadania: “plan” (zadanie planowane), “błąd” (zadanie poprawki), “cecha” (dodatkowe prace określone przez klienta).
Aby podzielić zadania, oznaczamy je etykietami. Robimy to, aby móc na koniec projektu zrozumieć, czy utrzymaliśmy harmonogram, czy spędziliśmy więcej czasu na poprawkach klienta, a także liczbę błędów popełnionych przez wykonawcę. Takie informacje, kiedy są gromadzone, mają dużą wartość do analizy.
Dlatego segmentacja zadań z etykietami jest przede wszystkim narzędziem analitycznym dla wszystkich menedżerów. Nawet jeśli menedżer projektu wejdzie w projekt innej osoby, takie podziały czasu jak “Plan”, “Błąd” i “Cecha” podpowiedzą mu, jakiego typu jest ten projekt: promocja, portal, e‑commerce, strona korporacyjna lub osobista. A podział zużycia czasu poinformuje PM (Project Manager) o kliencie projektu – czy jest to korporacja biurokratyczna, czy osoba prywatna, ponieważ na przykład korporacje zwykle spędzają dużo czasu na poprawkach i przeróbkach.
Co do specjalistów, cieszą się, że mogą śledzić swoje statystyki, takie jak całkowite zużycie czasu oraz konkretne pozycje, na które poświęcali swój czas. To zachęca ich do poprawy widoczności ich wydajności.
Takie szczegóły zużycia czasu umożliwiają Vintage przeprowadzenie ciągłej analizy cyklicznej na podstawie retrospektyw i regularne doskonalenie procesów pracy.
Działa to jak termometr:
wchodzisz w projekt i widzisz sytuację w nim, jego charakter i rodzaj klienta projektu
Księgowość czasu i płac
W pewnym momencie chcieliśmy wprowadzić system ocen dla naszych pracowników: junior, średni i senior. Taki system umożliwiłby im zrozumienie ich perspektyw. W tym celu musieliśmy wprowadzić liczenie czasu w Worksection, aby śledzić czas zużyty przez specjalistów w celu rozwiązania typowych zadań. Rozpoczęcie liczenia czasu nie było łatwe, a ten proces trwał około dwóch miesięcy.
Może nie zawsze działa to perfekcyjnie, ale ogólny wynik zadowala wszystkich – zarówno pracowników, jak i wyższe kierownictwo!
Jeśli zadanie nie jest ustawione w Worksection, może nie zostać zrealizowane, ponieważ czas poświęcony na pracę nie zostanie nigdzie odnotowany.
Specjaliści naszego studia internetowego wprowadzają czas poświęcony na zadanie w menedżerze zadań. Etykiety zadań wskazują dokładnie czasochłonne pozycje w projekcie, umożliwiają nam poprawienie istniejących zadań oraz ustalenie nowych.
Wynagrodzenia pracowników są przejrzyste, naliczane zgodnie z ich kategoriami na podstawie śledzenia czasu. Wynagrodzenia wyższej kadry zarządzającej zależą od KPI działań w ich odpowiednich działach.
Jak systematyzowane są procesy pracy. Albo czemu nie Excel?
Przeszliśmy drogę do zbudowania procesów systemowych. Gdy zespół był znacznie mniejszy, pilnie walczyliśmy z Excelem, e‑mailami, planowaniem spotkań, listami kanban. W pewnym momencie nasze studio internetowe stanęło przed kluczową koniecznością znalezienia menedżera zadań, ponieważ nasz zespół znacznie się zwiększył, a liczba projektów wzrosła. Każdy dział korzystał z czegoś odrębnego. Początkowo programiści i graficy korzystali z Jira, ale ponieważ musieli komunikować się z projektantami, ich komunikacja przybrała luźną formę kreatywną, co wkrótce doprowadziło do konfliktów i nieporozumień.
Potrzebowaliśmy skutecznego narzędzia do systematyzacji komunikacji i ustalania zadań, które zadowoli zarówno kreatywnych projektantów, jak i bardziej “formalnych” programistów.
Trudności w wyborze menedżera zadań
Aby wdrożyć cele i zadania Vintage, próbowaliśmy wielu różnych frameworków i programów. Główna trudność w wyborze polega na dostosowaniu zespołu do określonego narzędzia, a nie na dokonaniu wyboru “funkcjonalnego”.
Nawet jeśli wyżsi menedżerowie mówią: “Więc, od jutra wszyscy będą pracować przez taki produkt, w przeciwnym razie zostaniecie zwolnieni” — nie zadziała.
Obecnie jest to dla nas nawyk – tak samo jak mycie rąk przed posiłkiem.
Dlaczego wybraliśmy Worksection
Od kilku lat zarządzamy projektami w Worksection. Dla mnie to bardzo cenny produkt za możliwość zjednoczenia różnych specjalistów do pracy nad wspólnym projektem.
Wypróbowaliśmy wiele rozwiązań, takich jak Jira, Bitrix, Asana, Basecamp, Teamer i Planfix. Worksection. Dlaczego?
Główne kryteria to prostota i przejrzystość.
Jeśli wszystko jest proste i jasne dla mnie jako właściciela, zespół szybko się w tym rozejrzy. Przyciągnął mnie również silny kanał komentarzy, gdzie tak łatwo było umieszczać listy kontrolne, pliki, zrzuty ekranu, filmy, oznaczać ludzi i ukrywać komentarze.
Najtrudniej w menedżerze zadań jest zmusić ludzi do jego używania!
Wszyscy nasi pracownicy zaangażowani w produkcję (programiści, graficy, menedżerowie kont, projektanci) pracują przez Worksection i używają go jako menedżera zadań dla studia internetowego. Tylko dział sprzedaży działa na Hubspocie i korzysta ze Slacka do komunikacji.
Dział finansowy i programiści korzystają ze swoich programów specyficznych dla danej branży z niezbędnymi funkcjami specyficznymi.
Nawet do rutynowych zadań biurowych, takich jak kupowanie kwiatów czy zamawianie pizzy, mamy wydzieloną gałąź w Worksection.
Jak wprowadzono Worksection
Co do czasu na adaptację, zasadniczo (ustawianie zadań, terminów itd.) trwa to półtora miesiąca.
Rekomenduję, aby nie próbować integrować wszystkich funkcji od razu, lepiej jest rozwiązać jeden problem, który jest teraz pilny.
Teraz wszyscy nasi nowi pracownicy łączą się z systemem i stają się zaangażowani w pracę w ciągu kilku dni. Pracownicy są instruowani, jak pracować w Worksection na podstawie specjalnych wytycznych. Kierownicy projektów otrzymują instrukcje na podstawie oddzielnych wytycznych.
Na początku potrzebna jest osoba, która monitoruje proces wprowadzenia i przypomina o działaniach.
Jak Worksection jest używane przez różne działy firmy
Działy HR nadzorują, jak czas jest rejestrowany przez pracowników, korzystając z wykresu częstotliwości czasu. Jakiś czas temu przypominali, jeśli ktoś zapomniał to zrobić. Ale teraz nikt nie zapomina.
Menedżerowie kont aktywnie korzystają z diagramu Gantta. Przesuwają ramy czasowe i tworzą powiązane zadania. Eksportują również harmonogramy projektów do Excela dla klientów.
Dział finansowy i HR analizują raporty czasowe według projektów i klientów. W ten sposób uzyskują marżowość klientów i projektów, efektywność działów i pracowników oraz obciążenie zespołu. Dział finansowy eksportuje raporty do Excela i manipuluje danymi z Excela.
Studio zazwyczaj nie zaprasza klientów do narzędzia projektowego, chociaż Worksection to umożliwia. Jednak wyjątek dotyczy długoterminowych klientów, z którymi współpracujemy regularnie. Mają dostęp do swojego projektu, widzą postęp prac nad swoimi zadaniami i nie musimy tworzyć regularnych raportów dla klientów. Cała korespondencja z klientami jest stale rejestrowana w formie pisemnej. Nawet jeśli osiągnięto ustalenia ustne, jest ono powielane w komentarzu do zadania, aby zarejestrować zdarzenie takiego ustalenia.
Jakie są obecne niedobory w Worksection?
Produkt jest prosty, a czasami brakuje w nim pewnych punktów, które “pokrywamy” innymi produktami, ale nie jest to krytyczne. Być może dla mnie osobiście brakiem największym deficytem jest brak funkcjonalności kontrolera finansowego.
Co jest atrakcyjne w Worksection?
- Prostota, która umożliwia całemu zespołowi (zarówno specjalistom technicznym, jak i kreatywnym) natychmiastowe zaangażowanie się w pracę wykonywaną przez ten produkt.
- Kompatkowy interfejs umożliwia umieszczenie dużej ilości informacji na ekranie. Ramy nie są przeciążone, jak w 1C.
- W wielu testowanych produktach prędkość pracy mnie irytowała. Worksection działa szybko, co jest dużym plusem.
Zyski z Worksection
To narzędzie już zostało wbudowane w kulturę firmy. Reprezentuje nasz ustalony nawyk. Nie możemy sobie wyobrazić życia bez tego systemu i myślę, że jeśli zrobimy to bez niego, nasza efektywność spadnie o 30% z powodu chaosu i niepewności.