Факти про компанію Vintage:
- 11 років роботи
- 70 міжнародних нагород
- 40+ активних проєктів
- Команда 65 осіб
Євген Кудрявченко, ідеолог і співзасновник студії Vintage Web Production ділиться секретами проєктного менеджменту.
Про структуру робочого процесу
Наша компанія працює по моделі фіксованої вартості. Це означає, що з клієнтом підписується договір, в якому визначається кількість запланованих годин та інших ресурсів. Якщо при цьому у клієнта є голови правління та інші групи керівництва, то, як показав досвід, — час роботи слід помножити в півтора рази.
Якщо у нашого клієнта є рада директорів, то часу ми витратимо в півтора рази більше.В нашій реальності виходить так, що ми не продаємо виділені команди. Співробітники студії задіяні одночасно в декількох проєктах, щоб не було ситуацій, коли дизайнер йде у відпустку, і проєкт зупиняється.
Про менеджмент проєктів
Архітектура проєктів і задач
Архітектура нашого типового проєкту — жорстка, і не змінюється. У нас розроблені шаблони основних процесів в Worksection: вони просто копіюються із зсувом термінів в реальний проєкт. У новий проєкт підключається команда, яка може складатися з різних фахівців. Між ними розподіляються задачі.
Усім типовим задачам ми даємо шаблонні, однакові назви у всіх проєктах. Це зроблено для того, щоб будь-який продакт-менеджер або сейл міг швидко розібратися в будь-якому проєкті.
Додатково, всі задачі діляться і маркуються за такими принципами:
- за типом виконуваної роботи: “прототип”, “дизайн”, “фронт-енд”, “бекенд”
- за типом джерела задачі: «план»(запланована задача), «баг»(задача на виправлення помилок), «фіча»(доробка від клієнта).
Тому для всіх керівників сегментування задач по мітках це, в першу чергу, — інструмент аналізу. Навіть якщо проєктний менеджер зайде в чужий проєкт, то із розподілу часу “План”, “Баг”, “Фіча” він зрозуміє, який саме проєкт ми робимо: промо, портал, е‑комерс, корпоративний сайт або персональний. Із розподілу витраченого часу ПМ (проєктний менеджер) може навіть визначити, хто є замовником проєкту — бюрократична корпорація або приватна особа, бо, наприклад, у корпорацій зазвичай багато часу йде на виправлення і доопрацювання.
Ну, а співробітники із задоволенням дивляться свою статистику: скільки вони часу витратили в цілому, і на що саме. Це їх підігріває покращувати свою продуктивність.
Дані про розподіл часу дозволяють Вінтажу постійно проводити циклічний аналіз на ретроспективах і регулярно покращувати процеси роботи.
Це працює, як градусник:
заходиш і відразу бачиш ситуацію по проєкту, тип проєкту і тип замовника.
Облік часу і зарплата
В якийсь момент ми захотіли впровадити систему грейдів для співробітників: junior, middle і senior. Така система дозволяє співробітникам розуміти свої перспективи. Для цього нам, власне, і довелося впроваджувати облік часу через Worksection, щоб бачити, скільки люди витрачають часу на рішення типових задач. Впровадження обліку часу було непростим і проходило близько двох місяців.
Може це не завжди працює ідеально, але в цілому результат задовольняє всіх — і співробітників, і керівництво!
Якщо задача не стоїть в Worksection — її можна не робити! Тому що ніде не буде зафіксований витрачений на роботу час.
Час вноситься співробітниками веб-студії у задачі в таск-менеджері. Із “міток” задач можна зрозуміти, на що саме йде час у проєкті, як скорегувати задачі або внести нові.
Зарплати співробітників прозорі і нараховуються за грейдами, що ґрунтуються на обліку часу. У топ-менеджерів зарплати пов’язані з KPI роботи відділів.
Про систематизації робочих процесів. Або — чому не Excel?
Ми йшли до вибудовування системних процесів. Коли людей в команді було набагато менше, ми чесно боролися з екселями, поштами, мітингами, канбан-лістами. У якийсь момент пошук таск-менеджера для нашої веб-студії став критичною необхідністю тому, що наша команда сильно зросла, збільшилася кількість проєктів.
Кожен відділ використовував щось своє. Спочатку програмісти і верстальники використовував Jira, але оскільки їм необхідно було комунікувати з дизайнерами, це спілкування велося у вільній творчій формі, і дуже скоро почалися конфлікти і непорозуміння.
Це мав би бути ефективний інструмент для систематизації, комунікації та постановки задач, який влаштував би і творчих дизайнерів, і більш «сухих» програмістів.
Складнощі при виборі таск-менеджера
Для реалізації цілей і задач “Вінтажу” було випробувано безліч різних оболонок і програм. Основна складність вибору це — не “функціональний набір”, а — адаптація команди до конкретного інструменту.
Навіть якщо начальство скаже: ” Так, з завтрашнього дня всі працюємо в такому-то продукті або звільню!” — це не спрацює.
Інструмент для управління задачами повинен бути завжди готовий допомогти. Але яким би хорошим не був продукт, люди не почнуть ним користуватися самі по собі. Ми прийшли до того, що потрібна людина, яка супроводжує впровадження. Можна образно назвати такий процес “дресируванням”, в хорошому сенсі. Навіть до корисних і необхідних звичок потрібно привчати. І через 2 місяці вже ніхто не відмовиться від продукту. Коли люди звикнуть, оцінять можливості, зрозуміють, наскільки це полегшує їм життя, — ніхто вже не зможе уявити роботу без цього!
Сьогодні це вже як звичка мити руки перед їжею.
Чому обрали Worksection
В Worksection ми ведемо проєкти вже кілька років. Величезна цінність даного продукту для мене — це можливість об’єднувати різних фахівців для роботи над проєктом.
Ми пробували багато рішень: Jira, Bitrix, Asana, Basecamp, Teamer, Планфікс.
Зупинилися на Worksection. Чому?
Головний критерій — простота і зрозумілість.
Якщо мені, як власнику, інтуїтивно все просто і ясно, то і команда швидко розбереться. Також привабила потужна стрічка коментарів, в якій легко було розміщувати чеклісти, файли, скріншоти, відео, відзначати людей, приховувати коментарі.
Найскладніше в таск-менеджері — щоб ним почали користуватися!
Може нам на момент вибору і не вистачало якихось функцій, корисних для окремих працівників, — це не вплинуло на вибір. Приємно, що продукт регулярно оновлюється. Одного разу був момент, коли назріла необхідність в якомусь функціоналі — і тут Worksection оновився з потрібними фічами. Це було круто.
Всі наші співробітники, що займаються продакшеном (програмісти, верстальники, аккаунт менеджери, дизайнери) — працюють в Worksection і використовують його як таск-менеджер для веб-студії.
Тільки відділ продажу працює в Hubspot, а для спілкування використовує Slack. Фінансовий відділ і програмісти використовують свої вузькоспеціалізовані програми з необхідним специфічним функціоналом.
Навіть для побутових офісних задач: купити квіти, замовити піцу — у нас є окрема гілка в Worksection.
Про впровадження Worksection
Якщо говорити про час для адаптації, базово (ставити задачі, терміни і т.д.) — це півтора місяці.
Як порада: не намагайтеся відразу зав’язати всі функції, краще вирішити один біль, який актуальний на даний момент.
Облік часу намагалися впровадити три рази. І тільки на третій раз вийшло, коли HR-служба почала стежити за частотою внесення. Два тижні наш HR-директор стежила і мудро нагадувала, щоб усі ввімкнули таймер чи внесли витрачений час. Потім всі вже звикли, і тепер цей процес проходить самостійно.
Зараз всі наші нові співробітники підключаються до системи, і за пару днів вони в роботі. Є інструкція для співробітників, як працювати в Worksection. І окрема інструкція для проєктних менеджерів.
На перших порах потрібно, щоб хтось слідкував за процесом впровадження і нагадував про дії.
Як Worksection використовують різні відділи компанії.
HR перевіряють як вносять час співробітники по частотній діаграмі часу. Раніше нагадували, якщо хтось забував. Але вже ніхто і не забуває.
Акаунт менеджери активно використовують діаграму Ганта. Рухають терміни і створюють зв’язані задачі. Для клієнта — експортують таймлайн проєкту в Excel.
Фінанси та HR дивляться і аналізують звіти часу по проєктах і по клієнтах. З них отримують маржинальність клієнтів і проєктів, ефективність відділів і співробітників, навантаження на команду. Фінанси — експортують звіти в Ексель і маніпулюють даними вже з екселя.
Студія зазвичай не запрошує клієнтів в проєктний інструмент, хоча Worksection це дозволяє. Але для старих клієнтів, з якими ведеться постійна робота, зроблено виняток. Вони мають доступ до свого проєкту, бачать як йде робота над їх задачами, і у нас немає необхідності в постійному формуванні звітів для клієнта.
Усе листування з клієнтом обов’язково фіксують у письмовому вигляді. Навіть якщо домовленість була усна, її потім дублюють в коментарі до задачі для фіксації факту домовленості.
Що подобається в Worksection?
- Простота, яка дозволяє швидко включитися в роботу в даному продукті відразу всій команді: і технічним фахівцям, і креативним.
- Компактність інтерфейсу дозволяє розміщувати велику кількість інформації на екрані, не переобтяжена оболонка як в 1C.
- У багатьох продуктів, які я тестував, швидкість роботи дратує. Worksection працює швидко. І це великий плюс.
Оптимальна система в якій достатньо функцій, але вона не перевантажена в інтерфейсі.
Що ми отримали з Worksection
Цей інструмент уже став невід’ємною частиною корпоративної культури. Він є нашою усталеною звичкою. Без Worksection ефективність роботи стала б нижчою приблизно на 30%.
Без Worksection ефективність роботи -
нижча приблизно на 30%
І відеоверсія як завжди на нашому Youtube Worksection