•     •   9 min read

Die Arbeitsweise von Vintage: Methoden eines führenden Webstudios

Евгений Кудрявченко

Fak­ten über das Vintage-Unternehmen:

  • 11 Jahre Arbeit
  • 70 inter­na­tionale Auszeichnungen
  • Über 40 aktive Projekte
  • Team beste­hend aus 65 Personen


Evgeniy Kudryavchenko, der Ide­ologe und Mit­be­grün­der des Vin­tage Web Pro­duc­tion Stu­dios, teilt seine Geheimnisse des Projektmanagements.


Wie der Arbeit­sprozess struk­turi­ert ist

Unser Unternehmen arbeit­et nach einem Fest­preis­mod­ell. Das bedeutet, dass ein Ver­trag mit einem Kun­den unterze­ich­net wird, um die Anzahl der geplanten Stun­den und andere Ressourcen festzule­gen. Wenn der Kunde jedoch Vor­standsmit­glieder oder andere Man­age­ment­grup­pen hat, zeigt unsere Erfahrung, dass wir die Arbeits­dauer ver­dop­peln müssen.

Wenn unser Kunde einen Vor­stand hat, wird unser Zeitaufwand anderthalb­mal so hoch sein.
Unsere Real­ität hin­dert uns daran, die ernan­nten Teams zu verkaufen. Im Stu­dio kön­nen die Fachkräfte gle­ichzeit­ig an mehreren Pro­jek­ten arbeit­en, um Sit­u­a­tio­nen zu ver­mei­den, in denen der Design­er in den Urlaub fährt und das Pro­jekt stoppt.

Wie Pro­jek­te ver­wal­tet werden

Architek­tur von Pro­jek­ten und Aufgaben

Die Architek­tur unseres typ­is­chen Pro­jek­ts ist strikt und nicht verän­der­bar. Wir haben Vor­la­gen für die grundle­gen­den Prozesse in Work­sec­tion entwick­elt: Sie wer­den ein­fach kopiert, wobei die Fris­ten ver­schoben wer­den, um dem tat­säch­lichen Pro­jekt zu entsprechen. Das neue Pro­jekt umfasst ein Team, das aus unter­schiedlichen Spezial­is­ten beste­hen kann. Die Auf­gaben wer­den ihnen zugewiesen.

Alle typ­is­chen Auf­gaben sind mit vor­la­gen­basierten ähn­lichen Namen in allen Pro­jek­ten tit­uliert. Dies ist notwendig, damit jed­er Pro­jekt- oder Verkauf­sleit­er schnell jedes Pro­jekt ver­ste­hen kann.



Zusät­zlich wer­den alle Auf­gaben seg­men­tiert und gemäß den fol­gen­den Prinzip­i­en gekennzeichnet:
• nach Art der durchzuführen­den Arbeit: Pro­to­typ“, Design“, Fron­tend“, Back­end“;
• nach Auf­gaben­quelle: Plan“ (geplante Auf­gabe), Bug“ (Fehlerko­r­rek­tu­rauf­gabe), Fea­ture“ (vom Kun­den angegebene Überarbeitung).



Um Auf­gaben zu unterteilen, kennze­ich­nen wir sie mit Labels. Dies geschieht, damit wir am Ende des Pro­jek­ts ver­ste­hen kön­nen, ob wir den Zeit­plan einge­hal­ten haben oder mehr Zeit für die Über­ar­beitung der Kor­rek­turen des Kun­den aufgewen­det haben, sowie die Anzahl der Fehler, die vom Aus­führen­den gemacht wur­den. Solche Infor­ma­tio­nen sind, wenn sie ange­sam­melt wer­den, von großem Wert für die Analyse.

Deshalb ist die Seg­men­tierung von Auf­gaben mit Labels primär ein Analy­sew­erkzeug für alle Man­ag­er. Selb­st wenn der Pro­jek­t­man­ag­er in ein Pro­jekt ein­er anderen Per­son gerät, wer­den ihn solche Zeitverteilun­gen wie Plan“, Bug“ und Fea­ture“ darauf hin­weisen, die Art dieses Pro­jek­ts zu ver­ste­hen: Pro­mo, Por­tal, E‑Commerce, Unternehmens- oder per­sön­liche Web­site. Und die Verteilung des Zeitver­brauchs informiert den PM (Pro­jek­t­man­ag­er) über den Pro­jek­tkun­den – ob es sich um ein bürokratis­ches Unternehmen oder eine Pri­vat­per­son han­delt, denn Unternehmen ver­wen­den in der Regel viel Zeit für Kor­rek­turen und Überarbeitungen.

Was die Spezial­is­ten bet­rifft, so beobacht­en sie gerne ihre Sta­tis­tiken, wie z.B. den gesamten Zeitver­brauch und die genauen Punk­te, für die ihre Zeit ver­wen­det wurde. Das motiviert sie, ihre Pro­duk­tiv­ität zu steigern.

Solche Details des Zeitver­brauchs ermöglichen es Vin­tage, kon­tinuier­liche zyk­lis­che Analy­sen auf Grund­lage von Ret­ro­spek­tiv­en durchzuführen und die Arbeit­sprozesse regelmäßig zu verbessern.

Es funk­tion­iert wie ein Ther­mome­ter:
du steigst in das Pro­jekt ein und siehst die Sit­u­a­tion darin, ihre Natur und die Art des Projektkunden.


Zeit- und Gehaltsabrechnung

Zu einem bes­timmten Zeit­punkt woll­ten wir ein Sys­tem von Graden für unsere Mitar­beit­er ein­führen: Junior, Mid­dle und Senior. Ein solch­es Sys­tem würde ihnen helfen, ihre Per­spek­tiv­en zu ver­ste­hen. Dazu mussten wir im Grunde die Zeit­er­fas­sung in Work­sec­tion ein­führen, um die von den Spezial­is­ten für typ­is­che Auf­gaben aufge­brachte Zeit zu ver­fol­gen. Es war nicht ein­fach, mit der Zeit­er­fas­sung zu begin­nen, und dieser Prozess dauerte etwa zwei Monate.

Vielle­icht funk­tion­iert es nicht immer per­fekt, aber das Gesamtergeb­nis zufrieden­stellt alle – sowohl die Mitar­beit­er als auch die oberen Manager!

Wenn eine Auf­gabe nicht in Work­sec­tion fest­gelegt ist, kann sie nicht erledigt wer­den, da die für die Arbeit aufge­brachte Zeit nir­gend­wo erfasst wird.
Die Spezial­is­ten unseres Web­stu­dios tra­gen die für eine Auf­gabe aufge­brachte Zeit im Auf­gaben­man­ag­er ein. Die Auf­gaben­sym­bole zeigen genau zeit­in­ten­sive Punk­te in einem Pro­jekt an, sie ermöglichen es uns, die beste­hen­den Auf­gaben zu kor­rigieren und neue festzulegen.



Die Gehäl­ter der Mitar­beit­er sind trans­par­ent und wer­den entsprechend ihrer Graden basierend auf der Zeit­er­fas­sung berech­net. Die Gehäl­ter der oberen Man­ag­er hän­gen von den KPI der Aktiv­itäten in ihren jew­eili­gen Abteilun­gen ab.

Wie Arbeit­sprozesse sys­tem­a­tisiert wer­den. Oder warum nicht Excel?

Wir haben einen Weg über­wun­den, die Sys­tem­prozesse aufzubauen. Als die Gruppe viel weniger zahlre­ich war, kämpften wir gewis­senhaft gegen Excels, Mails, Pla­nungssitzun­gen und Kan­ban-Lis­ten. Zu einem bes­timmten Zeit­punkt sah sich unser Web­stu­dio der drin­gen­den Notwendigkeit gegenüber, einen Auf­gaben­man­ag­er zu find­en, da unser Team erhe­blich gewach­sen war und die Anzahl der Pro­jek­te zugenom­men hat­te. Jede Abteilung ver­wen­dete etwas Abge­tren­ntes. Zunächst ver­wen­de­ten die Pro­gram­mier­er und Lay­out-Spezial­is­ten Jira, aber da sie mit den Design­ern kom­mu­nizieren mussten, geschah ihre Kom­mu­nika­tion in freier kreativ­er Form, und bald ent­standen Kon­flik­te und Missverständnisse.

Wir braucht­en ein effek­tives Werkzeug, um die Kom­mu­nika­tion und Auf­gaben­verteilung zu sys­tem­a­tisieren, das sowohl kreative Design­er als auch for­male“ Pro­gram­mier­er zufriedenstellt.

Schwierigkeit­en bei der Auswahl eines Aufgabenmanagers

Um die Ziele und Auf­gaben von Vin­tage umzuset­zen, haben wir viele ver­schiedene Frame­works und Pro­gramme aus­pro­biert. Die Hauptschwierigkeit bei der Auswahl beste­ht darin, das Team an ein bes­timmtes Werkzeug anzu­passen, anstatt die funk­tionale“ Wahl zu treffen.

Auch wenn die oberen Man­ag­er sagen: Also, ab mor­gen wird jed­er über dieses Pro­dukt arbeit­en, son­st werdet ihr gefeuert“ — es wird nicht funktionieren.
Jedes Auf­gaben­man­age­ment- Werkzeug sollte benutzer­fre­undlich sein. Aber egal wie gut das Pro­dukt ist, die Leute wer­den nicht von selb­st damit anfan­gen. Wir sind zu dem Schluss gekom­men, dass eine Per­son benötigt wird, um die Ein­führung zu unter­stützen. Ein solch­er Prozess kann Hook­ing“ genan­nt wer­den, aber im guten Sinne. Selb­st nüt­zliche und notwendi­ge Gewohn­heit­en erfordern Gewöh­nung. Und nach 2 Monat­en wird nie­mand auf das Pro­dukt verzicht­en! Wenn die Leute sich daran gewöh­nen, die Möglichkeit­en ein­schätzen und den Grad der Vere­in­fachung in ihrem Leben ver­ste­hen, wird sich nie­mand seine Arbeit ohne dieses Pro­dukt vorstellen!

Es ist für uns derzeit so gewöhn­lich – genau wie sich vor dem Essen die Hände zu waschen.


Warum wir uns für Work­sec­tion entsch­ieden haben

Wir bear­beit­en Pro­jek­te bere­its seit mehreren Jahren in Work­sec­tion. Was mich bet­rifft, ich schätze dieses Pro­dukt sehr, da es mir ermöglicht, ver­schiedene Spezial­is­ten in einem gemein­samen Pro­jekt zu vereinen.

Wir haben viele Lösun­gen aus­pro­biert, wie Jira, Bitrix, Asana, Base­camp, Team­er und Plan­fix. Work­sec­tion. Warum?

Die Haup­tkri­te­rien sind Ein­fach­heit und Klarheit.

Wenn alles ein­fach und klar für mich als Eigen­tümer ist, wird das Team es eben­falls schnell ver­ste­hen. Auch die leis­tungsstarke Kom­men­tar­funk­tion, in der es so ein­fach war, Check­lis­ten, Dateien, Screen­shots, Videos zu platzieren, Leute zu markieren und Kom­mentare auszublenden, hat mich angezogen.



Das Schwierig­ste in einem Auf­gaben­man­ag­er ist es, die Leute dazu zu bewe­gen, ihn zu benutzen!
Vielle­icht fehlten uns zum Zeit­punkt der Auswahl einige Funk­tio­nen, die für bes­timmte Spezial­is­ten nüt­zlich sind, aber das bee­in­flusste unsere Wahl nicht. Es ist schön, dass das Pro­dukt regelmäßig aktu­al­isiert wird. Sobald wir an einen Punkt kamen, an dem eine bes­timmte Funk­tion­al­ität notwendig wurde – und zu diesem Zeit­punkt wurde Work­sec­tion mit neuen Fea­tures aufgerüstet. Das war großar­tig.

Alle unsere an der Pro­duk­tion beteiligten Mitar­beit­er (Pro­gram­mier­er, Lay­out-Spezial­is­ten, Account-Man­ag­er, Design­er) arbeit­en über Work­sec­tion und ver­wen­den es als Auf­gaben­man­ag­er für das Web­stu­dio. Nur die Verkauf­s­abteilung arbeit­et mit Hub­spot und ver­wen­det Slack zur Kommunikation. 

Die Finan­z­abteilung und Pro­gram­mier­er ver­wen­den ihre fach­spez­i­fis­chen Pro­gramme mit den notwendi­gen spez­i­fis­chen Funktionen.

Selb­st für rou­tinemäßige Büro­tasks wie das Kaufen von Blu­men oder das Bestellen von Piz­za haben wir einen speziellen Zweig in Worksection.

Wie Work­sec­tion einge­führt wurde

Was den Zeitraum für die Anpas­sung bet­rifft, so dauert er nor­maler­weise (Auf­gaben fes­tle­gen, Fris­ten usw.) anderthalb Monate.

Ich empfehle, nicht zu ver­suchen, alle Funk­tio­nen auf ein­mal zu inte­gri­eren, es ist bess­er, ein Prob­lem zu lösen, das aktuell drin­gend ist.
Wir haben drei Ver­suche unter­nom­men, die Zeit­er­fas­sung einzuführen. Und erst beim drit­ten Mal hat­ten wir Erfolg, als der HR-Ser­vice begann, die Häu­figkeit der Ein­träge zu überwachen. Zwei Wochen lang ver­fol­gte unser HR-Direk­tor weise und erin­nerte jeden daran, den Timer zu aktivieren und die aufge­brachte Zeit einzugeben. Infolgedessen began­nen die Mitar­beit­er nie mit der Aktivierung des Timers, son­dern gaben stattdessen die Stun­den an ihren Auf­gaben an. Inzwis­chen haben sich alle daran gewöh­nt, und jet­zt läuft dieser Prozess von selb­st ab.

Jet­zt wer­den alle unsere neuen Mitar­beit­er in das Sys­tem inte­gri­ert und sind inner­halb weniger Tage in die Arbeit einge­bun­den. Die Mitar­beit­er wer­den durch spezielle Richtlin­ien angeleit­et, wie sie in Work­sec­tion arbeit­en sollen. Pro­jek­t­man­ag­er erhal­ten Anweisun­gen durch sep­a­rate Richtlinien.

Zuerst benötigt man jeman­den, der den Ein­führung­sprozess überwacht und an die Hand­lung erinnert.

So nutzen ver­schiedene Abteilun­gen des Unternehmens Worksection

HR überwacht, wie die Zeit von den Mitar­beit­ern erfasst wird, indem sie das Häu­figkeits­di­a­gramm der Zeit nutzt. Vor einiger Zeit erin­nerten sie, wenn jemand das vergessen hat­te. Aber jet­zt ver­gisst nie­mand mehr.



Account-Man­ag­er nutzen aktiv das Gantt-Dia­gramm. Sie ver­schieben Zeitrah­men und erstellen entsprechende Auf­gaben. Sie exportieren auch Pro­jek­tzeit­pläne nach Excel für Kunden.



Finanz- und HR-Spezial­is­ten sehen und analysieren Zeit­berichte nach Pro­jek­ten und Kun­den. Damit erhal­ten sie die Mar­gin­al­ität der Kun­den und Pro­jek­te, die Effizienz der Abteilun­gen und Mitar­beit­er sowie die Arbeit­slast des Teams. Die Finan­z­abteilung exportiert die Berichte nach Excel und manip­uliert die Dat­en aus Excel.



Das Stu­dio lädt nor­maler­weise keine Kun­den in das Pro­jek­twerkzeug ein, obwohl Work­sec­tion dies ermöglicht. Eine Aus­nahme wird jedoch für langjährige Kun­den gemacht, mit denen wir kon­tinuier­lich zusam­me­nar­beit­en. Sie haben Zugang zu ihrem Pro­jekt, kön­nen den Fortschritt ihrer Auf­gaben ein­se­hen, und wir haben keine Notwendigkeit, regelmäßige Berichte für Kun­den zu erstellen. Die gesamte Kor­re­spon­denz mit den Kun­den wird ständig schriftlich aufgeze­ich­net. Selb­st wenn eine mündliche Vere­in­barung getrof­fen wurde, wird sie in einem Kom­men­tar zur Auf­gabe dupliziert, um das Ereig­nis dieser Vere­in­barung aufzuzeichnen.

Was sind die aktuellen Män­gel in Worksection?

Das Pro­dukt ist ein­fach und manch­mal fehlen einige Punk­te, die wir mit anderen Pro­duk­ten abdeck­en“, aber das ist nicht kri­tisch. Vielle­icht ist der Man­gel an ein­er finanziellen Kon­troll­funk­tion für mich per­sön­lich der größte Mangel.

Was ist an Work­sec­tion attraktiv?

  1. Ein­fach­heit, die es dem gesamten Team (sowohl tech­nis­chen als auch kreativ­en Spezial­is­ten) ermöglicht, sich sofort in die über dieses Pro­dukt durchge­führten Arbeit­en einzubinden.
  2. Die kom­pak­te Benutze­r­ober­fläche ermöglicht es, viele Infor­ma­tio­nen auf dem Bild­schirm zu platzieren. Der Rah­men ist nicht über­laden wie bei 1C.
  3. In vie­len Pro­duk­ten, die ich getestet habe, hat mich die Arbeits­geschwindigkeit gestört. Work­sec­tion läuft schnell, was ein großer Vorteil ist.

Es ist ein opti­males Sys­tem, das genü­gend Funk­tio­nen bietet, aber nicht in sein­er Benutze­r­ober­fläche über­laden ist.

Unser Gewinn aus Worksection

Dieses Werkzeug ist bere­its Teil der Unternehmen­skul­tur gewor­den. Es stellt unsere etablierte Gewohn­heit dar. Wir kön­nen uns unser Leben ohne dieses Sys­tem nicht vorstellen, und ich denke, dass wenn wir ohne es auskom­men, unsere Effizienz um 30% auf­grund von Chaos und Unsicher­heit sinken würde.

Ohne Work­sec­tion wird die Effizienz der Tea­mar­beit um 30% sinken.

esc
Teilen auf
или
PM-Schule
Teramind ist seit langem ein Maßstab für die Überwachung von Mitarbeitern, da es Bildschirmaufzeichnungen, Verletzungsalarme und tiefgehende Produktivitätsanalysen kombiniert. Doch im Jahr 2025 suchen...
24 Juni 2025   •   8 min read
PM-Schule
Timely ist immer noch einer der bekanntesten automatischen Zeiterfassungs-Dienste, jedoch hat sich der Markt bis 2025 mit Dutzenden flexiblerer — und, was wichtig ist, kostengünstigerer — Optionen explodiert...
24 Juni 2025   •   8 min read
PM-Schule
Time Doctor bleibt eines der am häufigsten besprochenen Systeme zur Mitarbeiterüberwachung, doch 2025 bietet der Markt weitaus flexiblere Lösungen. Einige Unternehmen wünschen sich ein Tool, das tatsächlich...
24 Juni 2025   •   8 min read
Jetzt loslegen
Bitte geben Sie Ihre echte E-Mail-Adresse ein 🙂