Fakten über das Vintage-Unternehmen:
- 11 Jahre Arbeit
- 70 internationale Auszeichnungen
- Über 40 aktive Projekte
- Team bestehend aus 65 Personen
Evgeniy Kudryavchenko, der Ideologe und Mitbegründer des Vintage Web Production Studios, teilt seine Geheimnisse des Projektmanagements.
Wie der Arbeitsprozess strukturiert ist
Unser Unternehmen arbeitet nach einem Festpreismodell. Das bedeutet, dass ein Vertrag mit einem Kunden unterzeichnet wird, um die Anzahl der geplanten Stunden und andere Ressourcen festzulegen. Wenn der Kunde jedoch Vorstandsmitglieder oder andere Managementgruppen hat, zeigt unsere Erfahrung, dass wir die Arbeitsdauer verdoppeln müssen.
Wenn unser Kunde einen Vorstand hat, wird unser Zeitaufwand anderthalbmal so hoch sein.
Unsere Realität hindert uns daran, die ernannten Teams zu verkaufen. Im Studio können die Fachkräfte gleichzeitig an mehreren Projekten arbeiten, um Situationen zu vermeiden, in denen der Designer in den Urlaub fährt und das Projekt stoppt.
Wie Projekte verwaltet werden
Architektur von Projekten und Aufgaben
Die Architektur unseres typischen Projekts ist strikt und nicht veränderbar. Wir haben Vorlagen für die grundlegenden Prozesse in Worksection entwickelt: Sie werden einfach kopiert, wobei die Fristen verschoben werden, um dem tatsächlichen Projekt zu entsprechen. Das neue Projekt umfasst ein Team, das aus unterschiedlichen Spezialisten bestehen kann. Die Aufgaben werden ihnen zugewiesen.
Alle typischen Aufgaben sind mit vorlagenbasierten ähnlichen Namen in allen Projekten tituliert. Dies ist notwendig, damit jeder Projekt- oder Verkaufsleiter schnell jedes Projekt verstehen kann.
Zusätzlich werden alle Aufgaben segmentiert und gemäß den folgenden Prinzipien gekennzeichnet:
• nach Art der durchzuführenden Arbeit: „Prototyp“, „Design“, „Frontend“, „Backend“;
• nach Aufgabenquelle: „Plan“ (geplante Aufgabe), „Bug“ (Fehlerkorrekturaufgabe), „Feature“ (vom Kunden angegebene Überarbeitung).
Um Aufgaben zu unterteilen, kennzeichnen wir sie mit Labels. Dies geschieht, damit wir am Ende des Projekts verstehen können, ob wir den Zeitplan eingehalten haben oder mehr Zeit für die Überarbeitung der Korrekturen des Kunden aufgewendet haben, sowie die Anzahl der Fehler, die vom Ausführenden gemacht wurden. Solche Informationen sind, wenn sie angesammelt werden, von großem Wert für die Analyse.
Deshalb ist die Segmentierung von Aufgaben mit Labels primär ein Analysewerkzeug für alle Manager. Selbst wenn der Projektmanager in ein Projekt einer anderen Person gerät, werden ihn solche Zeitverteilungen wie „Plan“, „Bug“ und „Feature“ darauf hinweisen, die Art dieses Projekts zu verstehen: Promo, Portal, E‑Commerce, Unternehmens- oder persönliche Website. Und die Verteilung des Zeitverbrauchs informiert den PM (Projektmanager) über den Projektkunden – ob es sich um ein bürokratisches Unternehmen oder eine Privatperson handelt, denn Unternehmen verwenden in der Regel viel Zeit für Korrekturen und Überarbeitungen.
Was die Spezialisten betrifft, so beobachten sie gerne ihre Statistiken, wie z.B. den gesamten Zeitverbrauch und die genauen Punkte, für die ihre Zeit verwendet wurde. Das motiviert sie, ihre Produktivität zu steigern.
Solche Details des Zeitverbrauchs ermöglichen es Vintage, kontinuierliche zyklische Analysen auf Grundlage von Retrospektiven durchzuführen und die Arbeitsprozesse regelmäßig zu verbessern.
Es funktioniert wie ein Thermometer:
du steigst in das Projekt ein und siehst die Situation darin, ihre Natur und die Art des Projektkunden.
Zeit- und Gehaltsabrechnung
Zu einem bestimmten Zeitpunkt wollten wir ein System von Graden für unsere Mitarbeiter einführen: Junior, Middle und Senior. Ein solches System würde ihnen helfen, ihre Perspektiven zu verstehen. Dazu mussten wir im Grunde die Zeiterfassung in Worksection einführen, um die von den Spezialisten für typische Aufgaben aufgebrachte Zeit zu verfolgen. Es war nicht einfach, mit der Zeiterfassung zu beginnen, und dieser Prozess dauerte etwa zwei Monate.
Vielleicht funktioniert es nicht immer perfekt, aber das Gesamtergebnis zufriedenstellt alle – sowohl die Mitarbeiter als auch die oberen Manager!
Wenn eine Aufgabe nicht in Worksection festgelegt ist, kann sie nicht erledigt werden, da die für die Arbeit aufgebrachte Zeit nirgendwo erfasst wird.
Die Spezialisten unseres Webstudios tragen die für eine Aufgabe aufgebrachte Zeit im Aufgabenmanager ein. Die Aufgabensymbole zeigen genau zeitintensive Punkte in einem Projekt an, sie ermöglichen es uns, die bestehenden Aufgaben zu korrigieren und neue festzulegen.
Die Gehälter der Mitarbeiter sind transparent und werden entsprechend ihrer Graden basierend auf der Zeiterfassung berechnet. Die Gehälter der oberen Manager hängen von den KPI der Aktivitäten in ihren jeweiligen Abteilungen ab.
Wie Arbeitsprozesse systematisiert werden. Oder warum nicht Excel?
Wir haben einen Weg überwunden, die Systemprozesse aufzubauen. Als die Gruppe viel weniger zahlreich war, kämpften wir gewissenhaft gegen Excels, Mails, Planungssitzungen und Kanban-Listen. Zu einem bestimmten Zeitpunkt sah sich unser Webstudio der dringenden Notwendigkeit gegenüber, einen Aufgabenmanager zu finden, da unser Team erheblich gewachsen war und die Anzahl der Projekte zugenommen hatte. Jede Abteilung verwendete etwas Abgetrenntes. Zunächst verwendeten die Programmierer und Layout-Spezialisten Jira, aber da sie mit den Designern kommunizieren mussten, geschah ihre Kommunikation in freier kreativer Form, und bald entstanden Konflikte und Missverständnisse.
Wir brauchten ein effektives Werkzeug, um die Kommunikation und Aufgabenverteilung zu systematisieren, das sowohl kreative Designer als auch „formale“ Programmierer zufriedenstellt.
Schwierigkeiten bei der Auswahl eines Aufgabenmanagers
Um die Ziele und Aufgaben von Vintage umzusetzen, haben wir viele verschiedene Frameworks und Programme ausprobiert. Die Hauptschwierigkeit bei der Auswahl besteht darin, das Team an ein bestimmtes Werkzeug anzupassen, anstatt die „funktionale“ Wahl zu treffen.
Auch wenn die oberen Manager sagen: „Also, ab morgen wird jeder über dieses Produkt arbeiten, sonst werdet ihr gefeuert“ — es wird nicht funktionieren.
Es ist für uns derzeit so gewöhnlich – genau wie sich vor dem Essen die Hände zu waschen.
Warum wir uns für Worksection entschieden haben
Wir bearbeiten Projekte bereits seit mehreren Jahren in Worksection. Was mich betrifft, ich schätze dieses Produkt sehr, da es mir ermöglicht, verschiedene Spezialisten in einem gemeinsamen Projekt zu vereinen.
Wir haben viele Lösungen ausprobiert, wie Jira, Bitrix, Asana, Basecamp, Teamer und Planfix. Worksection. Warum?
Die Hauptkriterien sind Einfachheit und Klarheit.
Wenn alles einfach und klar für mich als Eigentümer ist, wird das Team es ebenfalls schnell verstehen. Auch die leistungsstarke Kommentarfunktion, in der es so einfach war, Checklisten, Dateien, Screenshots, Videos zu platzieren, Leute zu markieren und Kommentare auszublenden, hat mich angezogen.
Das Schwierigste in einem Aufgabenmanager ist es, die Leute dazu zu bewegen, ihn zu benutzen!
Alle unsere an der Produktion beteiligten Mitarbeiter (Programmierer, Layout-Spezialisten, Account-Manager, Designer) arbeiten über Worksection und verwenden es als Aufgabenmanager für das Webstudio. Nur die Verkaufsabteilung arbeitet mit Hubspot und verwendet Slack zur Kommunikation.
Die Finanzabteilung und Programmierer verwenden ihre fachspezifischen Programme mit den notwendigen spezifischen Funktionen.
Selbst für routinemäßige Bürotasks wie das Kaufen von Blumen oder das Bestellen von Pizza haben wir einen speziellen Zweig in Worksection.
Wie Worksection eingeführt wurde
Was den Zeitraum für die Anpassung betrifft, so dauert er normalerweise (Aufgaben festlegen, Fristen usw.) anderthalb Monate.
Ich empfehle, nicht zu versuchen, alle Funktionen auf einmal zu integrieren, es ist besser, ein Problem zu lösen, das aktuell dringend ist.
Jetzt werden alle unsere neuen Mitarbeiter in das System integriert und sind innerhalb weniger Tage in die Arbeit eingebunden. Die Mitarbeiter werden durch spezielle Richtlinien angeleitet, wie sie in Worksection arbeiten sollen. Projektmanager erhalten Anweisungen durch separate Richtlinien.
Zuerst benötigt man jemanden, der den Einführungsprozess überwacht und an die Handlung erinnert.
So nutzen verschiedene Abteilungen des Unternehmens Worksection
HR überwacht, wie die Zeit von den Mitarbeitern erfasst wird, indem sie das Häufigkeitsdiagramm der Zeit nutzt. Vor einiger Zeit erinnerten sie, wenn jemand das vergessen hatte. Aber jetzt vergisst niemand mehr.
Account-Manager nutzen aktiv das Gantt-Diagramm. Sie verschieben Zeitrahmen und erstellen entsprechende Aufgaben. Sie exportieren auch Projektzeitpläne nach Excel für Kunden.
Finanz- und HR-Spezialisten sehen und analysieren Zeitberichte nach Projekten und Kunden. Damit erhalten sie die Marginalität der Kunden und Projekte, die Effizienz der Abteilungen und Mitarbeiter sowie die Arbeitslast des Teams. Die Finanzabteilung exportiert die Berichte nach Excel und manipuliert die Daten aus Excel.
Das Studio lädt normalerweise keine Kunden in das Projektwerkzeug ein, obwohl Worksection dies ermöglicht. Eine Ausnahme wird jedoch für langjährige Kunden gemacht, mit denen wir kontinuierlich zusammenarbeiten. Sie haben Zugang zu ihrem Projekt, können den Fortschritt ihrer Aufgaben einsehen, und wir haben keine Notwendigkeit, regelmäßige Berichte für Kunden zu erstellen. Die gesamte Korrespondenz mit den Kunden wird ständig schriftlich aufgezeichnet. Selbst wenn eine mündliche Vereinbarung getroffen wurde, wird sie in einem Kommentar zur Aufgabe dupliziert, um das Ereignis dieser Vereinbarung aufzuzeichnen.
Was sind die aktuellen Mängel in Worksection?
Das Produkt ist einfach und manchmal fehlen einige Punkte, die wir mit anderen Produkten „abdecken“, aber das ist nicht kritisch. Vielleicht ist der Mangel an einer finanziellen Kontrollfunktion für mich persönlich der größte Mangel.
Was ist an Worksection attraktiv?
- Einfachheit, die es dem gesamten Team (sowohl technischen als auch kreativen Spezialisten) ermöglicht, sich sofort in die über dieses Produkt durchgeführten Arbeiten einzubinden.
- Die kompakte Benutzeroberfläche ermöglicht es, viele Informationen auf dem Bildschirm zu platzieren. Der Rahmen ist nicht überladen wie bei 1C.
- In vielen Produkten, die ich getestet habe, hat mich die Arbeitsgeschwindigkeit gestört. Worksection läuft schnell, was ein großer Vorteil ist.
Unser Gewinn aus Worksection
Dieses Werkzeug ist bereits Teil der Unternehmenskultur geworden. Es stellt unsere etablierte Gewohnheit dar. Wir können uns unser Leben ohne dieses System nicht vorstellen, und ich denke, dass wenn wir ohne es auskommen, unsere Effizienz um 30% aufgrund von Chaos und Unsicherheit sinken würde.