Своєчасне завершення проєкту та максимальне зниження ризиків — базові цілі, з якими працює project manager. Багато залежить від того, наскільки правильно сформульовані цілі. Якщо вони розмиті або згодом виявляються недосяжними, реалізація проєкту може серйозно сповільнитися.
Щоб зробити цілі максимально точними й адаптувати їх до потреб компанії, використовують систему постановки задач SMART. Вона визначає п’ять параметрів, які допомагають сформувати конкретне бачення проєкту.
SMART-цілі мають бути:
- Specific, конкретні:
Чому і як задача має бути виконана? Хто відповідає за її реалізацію? - Measurable, вимірювані:
Які показники й критерії використовуються для аналізу успіху? - Achievable, досяжні:
Які витрати, строки та навички виконавців потрібні для виконання поставленої задачі? - Relevant, релевантні:
Чи відповідає ціль стратегічному баченню компанії або її відділу? - Time-bound, обмежені в часі:
До якої дати потрібно завершити проєкт? Або скільки приблизно часу займуть ключові етапи?
Приклад постановки задачі за SMART
Моя ціль: розширити свій консалтинговий бізнес
- Specific: потрібно залучити трьох нових клієнтів.
- Measurable: я вимірюватиму прогрес за кількістю нових залучених клієнтів. При цьому враховуватиму співпрацю з уже наявними клієнтами.
- Achievable: я попрошу поточних клієнтів порекомендувати мене або додати реферальні посилання на свої сайти. Також запущу маркетингову кампанію в соціальних мережах.
- Relevant: залучивши нових клієнтів, я зможу збільшити свої доходи.
- Time-bound: потрібно знайти трьох нових клієнтів протягом двох місяців.
Загальна ціль: я хочу написати бізнес-книгу
- Specific: я напишу книгу про соціальні мережі обсягом щонайменше 150 сторінок.
- Measurable: я писатиму один розділ на місяць або 3 – 5 сторінок на тиждень.
- Achievable: спочатку я напишу книгу, а потім шукатиму видавця або подумаю про самостійне розповсюдження.
- Relevant: така книга про соціальні мережі допоможе мені стати впізнаваним експертом.
- Time-bound: написання книги має зайняти не більше ніж 10 місяців.
З приклади постановки задач за SMART для менеджерів в IT-компаніях
Marketing Director
- До 15 числа кожного місяця я регулярно звітуватиму про нові тренди й можливості, а також про кількість залучених клієнтів.
- Я забезпечу, щоб бюджет залишався в межах виділених коштів. Також звітуватиму про витрати до 15 числа кожного місяця.
- У першу п’ятницю кожного кварталу я зустрічатимуся з командою просування контенту, щоб обговорити стратегію конкурентів і наші подальші спільні дії.
Content Marketing Manager
- Я контролюватиму оновлення контенту з метою пошукової оптимізації до 1 лютого 2018 року.
- До липня 2018 року я розпочну партнерство щонайменше з 3 медіаплатформами, на яких буде публікуватися наш контент.
- До квітня 2018 року моя команда збільшить кількість блогових матеріалів з 2 до 5 на тиждень.
Social Media Manager
- Кожного робочого дня я публікуватиму від 10 до 12 повідомлень у рівномірному темпі в Twitter-акаунті нашої компанії.
- Я виконуватиму кожну задачу вчасно протягом року.
- До 1 серпня 2018 року я збільшу трафік на сайт нашої групи з LinkedIn на 50%.
Як створювати SMART-цілі за допомогою Worksection
Створіть нову задачу у відповідному розділі системи. Ви можете додати детальний опис за 5 основами SMART, зазначити дедлайни й відповідальних спеціалістів.
Також можна додати файли, встановити пріоритет і налаштувати видимість задачі для колег.
У Worksection зручно ставити кілька SMART-задач одночасно. Для цього використовуйте функцію “Група задач”.
Ви можете імпортувати задачі безпосередньо з Excel-файлу.
Потім їх можна переглядати у форматі списку через фільтри за виконавцями, пріоритетами, дедлайнами та статусами прогресу. Список задач також можна знову експортувати в Excel як звіт.
Постановка задач за SMART потребує обговорення, щоб команда дійшла спільного бачення. Під кожною задачею є поле для коментарів.
Якщо хочеться відповісти коротко, можна висловити свою думку за допомогою 12 реакцій: від піднятого пальця до незадоволеного смайла.
Чому вашому бізнесу потрібен SMART?
Постановка задач за цією методологією надійно прив’язує роботу до конкретних дат, показників і параметрів. Формулюючи ціль за SMART, ви прибираєте розмитість, створюєте чіткі рамки для команди й отримуєте прості відповіді на 5 головних запитань:
- Чому?
- Як виміряти успіх?
- Як досягти результату?
- Чи корисно це для моєї компанії або відділу?
- Скільки часу знадобиться?