Своевременное завершение проекта и максимальное снижение рисков — базовые цели, с которыми работает project manager.
Многое зависит от того, насколько правильно сформулированы цели. Если они размыты или со временем оказываются недостижимыми, реализация проекта может серьезно замедлиться.
Чтобы сделать цели максимально точными и адаптировать их под потребности компании, используют систему постановки задач SMART. Она определяет пять параметров, которые помогают сформировать конкретное видение проекта.
SMART-цели должны быть:
- Specific, конкретными:
Почему и как задача должна быть выполнена? Кто отвечает за ее реализацию? - Measurable, измеримыми:
Какие показатели и критерии используются для анализа успеха? - Achievable, достижимыми:
Какие расходы, сроки и навыки исполнителей нужны для выполнения поставленной задачи? - Relevant, релевантными:
Соответствует ли цель стратегическому видению компании или ее отдела? - Time-bound, ограниченными во времени:
К какой дате нужно завершить проект? Или сколько примерно времени займут ключевые этапы?
Пример постановки задачи по SMART
Я хочу расширить свой консалтинговый бизнес
- Specific: нужно привлечь трех новых клиентов.
- Measurable: я буду измерять прогресс по количеству новых привлеченных клиентов. При этом буду учитывать сотрудничество с уже существующими клиентами.
- Achievable: я попрошу текущих клиентов порекомендовать меня или добавить реферальные ссылки на свои сайты. Также запущу маркетинговую кампанию в социальных сетях.
- Relevant: привлекая новых клиентов, я смогу увеличить свои доходы.
- Time-bound: нужно найти трех новых клиентов в течение двух месяцев.
Я хочу написать бизнес-книгу
- Specific: я напишу книгу о социальных сетях объемом не менее 150 страниц.
- Measurable: я буду писать одну главу в месяц или 3 – 5 страниц в неделю.
- Achievable: сначала я напишу книгу, а затем буду искать издателя или подумаю о самостоятельном распространении.
- Relevant: такая книга о социальных сетях поможет мне стать узнаваемым экспертом.
- Time-bound: написание книги должно занять не более 10 месяцев.
Постановка задач по SMART: 3 примера для менеджеров в IT-компаниях
Marketing Director
- До 15 числа каждого месяца я буду регулярно отчитываться о новых трендах и возможностях, а также о количестве привлеченных клиентов.
- Я обеспечу, чтобы бюджет оставался в рамках выделенных средств. Также буду отчитываться о расходах до 15 числа каждого месяца.
- В первую пятницу каждого квартала я буду встречаться с командой продвижения контента, чтобы обсудить стратегию конкурентов и наши дальнейшие совместные действия.
Content Marketing Manager
- Я буду контролировать обновление контента с целью поисковой оптимизации до 1 февраля 2018 года.
- До июля 2018 года я начну партнерство как минимум с 3 медиаплатформами, на которых будет публиковаться наш контент.
- До апреля 2018 года моя команда увеличит количество блоговых материалов с 2 до 5 в неделю.
Social Media Manager
- Каждый рабочий день я буду публиковать от 10 до 12 сообщений в равномерном темпе в Twitter-аккаунте нашей компании.
- Я буду выполнять каждую задачу вовремя в течение года.
- До 1 августа 2018 года я увеличу трафик на сайт нашей группы из LinkedIn на 50%.
Как создавать SMART-цели с помощью Worksection
Создайте новую задачу в соответствующем разделе системы. Вы можете добавить подробное описание по 5 основам SMART, указать дедлайны и ответственных специалистов.
Также можно добавить файлы, установить приоритет и настроить видимость задачи для коллег.
В Worksection удобно ставить несколько SMART-задач одновременно. Для этого используйте функцию “Группа задач”.
Вы можете импортировать задачи напрямую из Excel-файла.
Затем их можно просматривать в формате списка через фильтры по исполнителям, приоритетам, дедлайнам и статусам прогресса. Список задач также можно снова экспортировать в Excel как отчет.
Постановка задач по SMART требует обсуждения, чтобы команда пришла к общему видению. Под каждой задачей есть поле для комментариев.
Если хочется ответить коротко, можно выразить свое мнение с помощью 12 реакций: от поднятого пальца до недовольного смайла.
Подведем итоги?
Постановка задач по SMART привязывает работу к конкретным датам, метрикам и параметрам. Формулируя цель таким способом, вы делаете ее конкретной и задаете рамки, которых нужно придерживаться.
Постановка задач по SMART помогает правильно ответить на 5 ключевых вопросов:
- Почему?
- Как измерить успех?
- Как достичь результата?
- Полезно ли это для моей компании или отдела?
- Сколько времени понадобится?