Zarządzanie projektem w terminie i maksymalne rozłożenie ryzyka to podstawowe cele, z którymi
zmaga się kierownik projektu. Wiele rzeczy zależy od stopnia poprawnego określenia celów. Jeśli cele są niejasne
lub mogą okazać się nieosiągalne, wykonanie projektu poważnie się opóźni.
Aby nadać celom ostateczną ostrość i dostosować je do potrzeb firmy, stosuje się
system ustalania zadań SMART. Określa on pięć parametrów, które pomagają w formułowaniu
konkretnej wizji projektu.
Cele SMART to:
- Konkretny:
Dlaczego i jak powinno to być wykonane, i kto jest za to odpowiedzialny?
- Mierzalny:
Jakie wskaźniki i kryteria są używane do analizy sukcesu?
- Osiągalny:
Jakie koszty, harmonogramy i umiejętności wykonawców są potrzebne do realizacji przypisanych zadań?
- Istotny:
Czy cel odpowiada strategicznej wizji firmy lub jej działu?
- Ograniczony czasowo:
Do kiedy projekt powinien być zakończony? Ile czasu zajmą kluczowe etapy?
Przykład ustalania zadań według SMART:
Ogólny cel: Zamierzam rozszerzyć moją działalność doradczą
- Konkretny: Należy pozyskać trzech nowych klientów.
- Mierzalny: Będę mierzył postępy według liczby zaangażowanych nowych klientów, pamiętając przy tym o współpracy z obecnymi.
- Osiągalny: Poproszę obecnych klientów o polecenia lub dołączenie linków referencyjnych na ich stronach internetowych. Uruchomię kampanię marketingową w mediach społecznościowych.
- Istotny: Pozyskując nowych klientów, zdołam zwiększyć swoje dochody.
- Ograniczony czasowo: Należy pozyskać trzech nowych klientów w ciągu dwóch miesięcy.
Ogólny cel: Zamierzam napisać książkę biznesową
- Konkretny: Napiszę książkę o mediach społecznościowych, która będzie miała co najmniej 150 stron.
- Mierzalny: Będę pisać jeden rozdział na miesiąc lub 3 – 5 stron na tydzień.
- Osiągalny: W pierwszej kolejności napiszę książkę, a następnie poszukam wydawcy lub rozważę samodzielne jej wydanie.
- Istotny: Taka książka o mediach społecznościowych pozwoli mi stać się uznawanym ekspertem.
- Ograniczony czasowo: Napisanie książki powinno zająć nie więcej niż 10 miesięcy.
Ustalanie zadań według SMART: 3 przykłady dla menedżerów w firmach IT
Dyrektor Marketingu
- Do 15. dnia każdego miesiąca będę regularnie raportować o nowych trendach i możliwościach oraz liczbie zaangażowanych klientów.
- Zapewnię, że budżet pozostanie w ramach przydzielonych środków. Będę także raportować wydatki do 15. dnia każdego miesiąca.
- W pierwszą piątą dnia każdego kwartału spotkam się z zespołem promocji treści, aby omówić strategię przyjętą przez naszych rywali i nasze przyszłe wzajemne ruchy.
Menedżer Marketingu Treści
- Będę nadzorować przerabianie treści w celu optymalizacji pod kątem wyszukiwarek do 1 lutego 2018 roku.
- Do lipca 2018 roku rozpocznę współpracę z co najmniej 3 platformami medialnymi, na których będą publikowane nasze treści.
- Do kwietnia 2018 roku moja drużyna zwiększyła liczbę blogów internetowych z 2 do 5 na tydzień.
Menedżer Mediów Społecznościowych
- Każdego dnia roboczego będę publikować od 10 do 12 wiadomości w stałym tempie na koncie naszej firmy na Twitterze.
- Wszystkie zadania wykonam terminowo przez cały rok.
- Do 1 sierpnia 2018 roku zwiększę ruch na stronie naszej grupy na LinkedIn o 50 procent.
Jak stworzyć cele SMART korzystając z Worksection:
Stwórz nowe zadanie w odpowiedniej sekcji systemu. Możesz dodać szczegółowe opisy
wg 5 podstaw SMART, wskazać terminy i specjalistów odpowiedzialnych za
wprowadzenie.
Możesz również dodać pliki, ustawić priorytet i dostosować widoczność zadań dla kolegów.
Nasz system ułatwia ustalanie kilku zadań SMART jednocześnie. Użyj do tego funkcji “Grupa zadań”.
Następnie przeglądaj je w trybie listy przez filtry wykonawców, priorytety, terminy oraz
statusy postępu. Lista zadań może być ponownie eksportowana do pliku Excel jako raport.
Ustalanie zadań na podstawie SMART wymaga omówienia zadań, aby osiągnąć jednomyślność w zespole. Pod każdym zadaniem znajduje się pole komentarza.
Werdykt
Ustalanie zadań na podstawie SMART zobowiązuje do ścisłych terminów, metryk i parametrów. Ustalając cel w
ten sposób, stawiasz go w konkretnej ramie, którą należy przestrzegać.
Ustalanie zadań na podstawie SMART pozwala na udzielenie właściwych odpowiedzi na 5 podstawowych pytań:
- Dlaczego?
- Jak zmierzyć sukces?
- Jak odnieść sukces?
- Czy to korzystne dla mojej firmy/działu?
- Jak dużo czasu będzie potrzebne?