Інструменти для управління проєктами є незамінними для будь-якої компанії. Вони допомагають організовувати роботу, скоординувати дії команди та забезпечують дотримання дедлайнів. Такі сервіси оптимізують робочі процеси, підвищують продуктивність та дозволяють ефективніше відстежувати завдання й бюджет.
Ми провели порівняння чотирьох інструментів для управління проєктами. Worksection, Jira, Trello та Asana мають унікальні функції та можливості, що відповідають конкретним потребам вашої команди.
- Worksection — ідеальне рішення для малих і середніх команд, особливо для тих, хто працює на погодинці.
- Jira допомагає технічним командам структурувати робочі процеси та є чудовим вибором для гнучких (Agile) методологій.
- Trello пропонує простий інтерфейс із можливістю візуалізувати прогрес завдань на канбані.
- Asana — зручний інструмент, який підходить для команд будь-якого розміру та типу завдяки великій кількості готових шаблонів проєктів.
Які критерії вибору інструментів для управління проєктами?
Просте керування завданнями, покращення командної роботи та доступ до аналітики завдяки підзвітності є ключовими особливостями хорошого інструмента для управління проєктами. Такі інструменти повинні підтримувати різні робочі методології — від гнучких підходів (Agile, Scrum) до простих процесів відстеження завдань. Крім того, вони мають інтегруватися з іншими програмами для управління проєктами, щоб підвищувати ефективність і забезпечувати продуктивність роботи.
5 головних критеріїв, які слід врахувати:
- Управління завданнями: Здатність ефективно організовувати, призначати та відстежувати завдання, щоб жодне завдання не залишиться поза увагою.
- Співпраця: Функції для комунікації в реальному часі та обміну файлами, щоб усі члени команди працювали узгоджено.
- Налаштування: Гнучкість у налаштуванні робочих процесів, статусів і властивостей завдань відповідно до конкретних потреб вашого проєкту.
- Звітність та аналітика: Інструменти для створення звітів, що дозволяють відстежувати прогрес, терміни та ключові показники продуктивності команди.
- Зручність використання: Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, що мінімізує час навчання й забезпечує швидке впровадження інструмента командою.
Як використовувати Worksection для управління проєктами
Worksection спрощує організацію завдань, сприяє командній роботі та забезпечує якісну підзвітність. Вбудовані інструменти Worksection чудово підходять командам, які шукають гнучке та ефективне рішення для управління проєктами.
Процес управління проєктами у Worksection
Крок 1: Створення проєкту та постановка цілей
Для створення нового проєкту у Worksection натисніть кнопку «+» і виберіть «Новий проєкт».
Вкажіть цілі проєкту в опис, встановіть дедлайни та бюджет. Додайте членів команди та клієнтів до проєкту, щоб надати їм доступ до всіх оновлень.
Крок 2: Додавання завдань, дедлайнів і членів команди
Розбийте проєкт на керовані завдання та підзавдання. Worksection дозволяє структурувати роботу, ділячи завдання на два рівні підзавдань для більш організованого управління проєктом.
Призначайте завдання членам команди, встановлюючи терміни виконання, пріоритети та індивідуальні статуси для впорядкування робочих процесів.
Крок 3: Співпраця та комунікація
Використовуйте коментарі у завданнях для обговорень і отримання зворотного зв’язку в реальному часі. Додавайте файли та документи безпосередньо до завдань, щоб централізувати інформацію та полегшити командну роботу.
Миттєві сповіщення забезпечують оперативне інформування про зміни. Налаштуйте «ранковий дайджест», щоб отримувати актуальні дані щодо оновлень.
Крок 4: Відстеження прогресу та створення звітів
На дашборді проєкту можна швидко та зручно відстежувати прогрес за ключовими показниками проєкту та метриками продуктивності команди. Використовуйте вбудовані звіти для збору даних щодо продуктивності команди та розподілу ресурсів.
Переваги та недоліки Worksection
Worksection поєднує інтуїтивний дизайн, широкий функціонал і доступну ціну, що робить його чудовим вибором для малих і середніх команд. Однак йому бракує деяких розширених функцій, необхідних для технічних компаній.
| Переваги | Недоліки |
| Вбудований канбан, діаграма Ганта та дашборд без потреби в додатковому налаштуванні. | Може не вистачати функцій для технічних компаній. |
| Доступні тарифи для малих і середніх бізнесів. | Менше можливостей кастомізації, ніж у конкурентів. |
| Інтуїтивний інтерфейс і співпраця в реальному часі. | |
| Вбудований тайм-трекінг для команд, які працюють на погодинці. | |
Інструменти підзвітності та аналітики. |
Як використовувати Jira для управління проєктами
Jira зручний інструмент для гнучких (Agile) робочих процесів. Особливо корисним сервіс є для команд з розробки програмного забезпечення. Налаштування систему можуть здатись заскладними для початківців, Jira пропонує розширений функціонал із можливістю автоматизації робочих процесів.
Крок 1: Створення проєкту
Почніть зі створення нового проєкту в Jira. Перейдіть до вкладки «Проєкти» та виберіть «Створити проєкт», після чого ви зможете обрати потрібний шаблон.
Крок 2: Вибір шаблону
Jira пропонує шаблони, адаптовані під різні робочі процеси:Scrum
Найкраще підходить для команд, які працюють за спринтами та ітеративною розробкою.
Kanban
Ідеальний для безперервних робочих процесів і відстеження завдань.
Bug Tracking
Призначений для ефективного управління проблемами та виправлення помилок.
Крок 3: Налаштування колонок
Налаштуйте етапи робочого процесу, створюючи колонки, наприклад: «До виконання», «В роботі» та «Виконано». Це допоможе вашій команді візуалізувати прогрес завдань і чітко керувати робочим навантаженням.
Крок 4: Створення завдань і призначення виконавців
Створюйте завдання у відповідних колонках. Додавайте описи, призначайте відповідальних членів команди, встановлюйте пріоритети та визначайте дедлайни.
Крок 5: Підключення інструментів та інтеграцій
Покращте налаштування Jira, інтегруючи її з інструментами, такими як GitHub, Slack або Bitbucket, щоб оптимізувати процеси розробки та комунікації.
Крок 6: Запрошення членів команди
Запросіть членів команди до проєкту та призначте їм ролі з відповідними правами доступу для забезпечення прозорості, відповідальності та безпечної співпраці.
Крок 7: Просування роботи вперед
Використовуйте кастомізовані дашборди Jira та розширені інструменти звітності, щоб ефективно відстежувати прогрес і керувати робочими процесами.
Переваги та недоліки Jira
Платформа Jira створена для управління проєктами на основі гнучких методологій. Завдяки шаблонам і можливостям інтеграції вона ідеально підходить для команд, які працюють над складними технічними проєктами. Однак новим користувачам може бути складно опанувати цей інструмент.
| Переваги | Недоліки |
| Повна підтримка методологій Agile. | Складне навчання для початківців. |
| Розширені інструменти звітності. | Інтерфейс може здатись перевантаженим для невеликих команд. |
| Інтеграція з інструментами DevOps. | Вища вартість у порівнянні з іншими платформами. |
| Високий рівень налаштування робочих процесів за допомогою панелей і шаблонів. | |
| Функції безпеки та контролю доступу. |
Як використовувати Trello для управління проєктами
Trello є системою, яка працює на базі карток та пропонує простий і водночас ефективний спосіб управління проєктами. Trello дозволяє командам візуально організовувати завдання та робочі процеси, забезпечуючи зручні інструменти для командної роботи й відстеження прогресу.
Основи Trello для управління проєктами
Учасники, коментарі та вкладення
- Призначайте завдання членам команди, додаючи відповідні картки.
- Використовуйте коментарі для обговорення завдань у реальному часі.
- Додавайте файли безпосередньо до карток для швидкого доступу до інформації.
Чеклісти та мітки
- Створюйте чеклісти всередині карток, щоб розбити завдання на менші етапи.
- Використовуйте кольорові мітки для пріоритизації або категоризації завдань для кращої організації.
Дати та функція пошуку
- Встановлюйте дедлайни завдань для їх своєчасного виконання.
- Користуйтеся пошуком для швидкого знаходження карток.
Робочий процес управління проєктами у Trello
Етап планування: визначення обсягу, організація дошок, пріоритизація завдань
- Створіть дошку для вашого проєкту й додайте колонки для етапів робочого процесу, наприклад: «До виконання», «В роботі» та «Виконано».
- Додавайте картки для завдань, використовуючи мітки або чеклісти для пріоритизації та структурування підзавдань.
Етап реалізації: моніторинг, контроль і розподіл ресурсів
- Призначайте картки членам команди та відстежуйте прогрес завдань, коли вони переходять між колонками.
- Регулярно переглядайте завдання, щоб забезпечити ефективний розподіл ресурсів.
Етап завершення: звітність і аналіз
Архівуйте виконані завдання та використовуйте базові інструменти звітності Trello для оцінки результатів проєкту й визначення дій для покращення.Переваги та недоліки Trello
Візуальна простота та гнучкість Trello роблять сервіс чудовим вибором для команд, які працюють над простими проєктами. Цей інструмент швидко налаштовується, має інтуїтивний інтерфейс і пропонує функції відстеження завдань на основі карток, панель управління та інструменти для командної роботи. Водночас для складних робочих процесів Trello може виявитися недостатньо функціональним.
| Переваги | Недоліки |
| Зручний інтерфейс із мінімальним часом на налаштування. | Обмежені можливості звітності та аналітики. |
| Візуально привабливий і зрозумілий дизайн на основі карток. | Відсутність розширених функцій для складних проєктів. |
| Гнучке налаштування міток, чеклістів і термінів виконання. | Для розширеного функціоналу можуть знадобитися додаткові інтеграції. |
| Зручна комунікація в коментарях та обмін файлами. | |
| Безкоштовний для базового використання з доступними платними тарифами. |
Як використовувати Asana для управління проєктами
Asana є універсальним інструментом для управління проєктами, який оптимізує робочі процеси та сприяє командній роботі. Сервіс поєднує інтуїтивне управління завданнями з розширеними функціями, такими як відображення завдань на таймлайні, інформаційні панелі, кастомізовані робочі процеси та детальна підзвітність.
Основні функції для управління проєктами
Налаштування проєктів
Щоб створити новий проєкт, натисніть кнопку «+» поруч із «Новий проєкт» на бічній панелі. Виберіть готовий шаблон або почніть з нуля новий проєкт.
Призначення завдань і пріоритизація
Призначайте завдання членам команди, додавайте дедлайни, рівні пріоритетності та описи для прозорого виконання проєкту.
Таймлайн і подання робочого процесу
Перемикайтеся між різними видами показу завдань, щоб візуалізувати їх у найбільш зручному форматі для вашого робочого процесу. Таймлайн особливо корисний для управління залежностями завдань і дедлайнами.
Звітність та відстеження прогресу
Використовуйте вбудовані інструменти звітності Asana для відстеження ключових етапів, виявлення вузьких місць і забезпечення дотримання графіка проєкту.
Робочий процес управління проєктами в Asana
Етап планування: створення проєктів та визначення цілей
Сформулюйте основні завдання, встановіть часові рамки проєкту й призначте перші завдання учасникам команди.
Етап реалізації: співпраця з командою та відстеження прогресу
Використовуйте коментарі до завдань та вкладення файлів для підтримки комунікації. Моніторте виконання завдань на різних етапах робочого процесу.
Етап завершення: аналіз і створення звітів
Оцініть результати проєкту за допомогою аналітики та дашборду. Діліться звітами та інсайтами, щоб покращити майбутні проєкти.
Переваги та недоліки Asana
Asana поєднує зручність використання та потужні можливості для управління проєктами. Вона відмінно справляється з управлінням завданнями, відстеженням прогресу й командною роботою. Проте ціна може бути викликом для команд із обмеженим бюджетом.
| Переваги | Недоліки |
| Зручний інтерфейс із мінімальним часом впровадження. | Функціоналі може здатись обмеженим для технічних команд. |
| Кілька видів відображення завдань для різних робочих процесів. | Ціна може бути занадто високою для малих команд і стартапів. |
| Інтеграція з іншими інструментами. | Функція відстеження часу доступна лише на тарифі advanced. |
| Пріоритизація та організація завдань. | |
| Вбудовані інструменти підзвітності для відстеження прогресу в реальному часі. | |
| Висока адаптивність як для креативних, так і для структурованих робочих процесів. |
Порівняння Jira, Trello, Asana та Worksection для управління проєктами
Worksection, Jira, Trello та Asana мають свої особливості. Розуміння відмінностей між цими інструментами допоможе командам обрати рішення, яке найкраще відповідає їхнім робочим процесам, потребам у співпраці та бюджету.
Worksection пропонує просту у використанні систему з вбудованими інструментами для відстеження часу, дашбордом, Канбаном, діаграмою Ганта та розширеними функціями для командної роботи. Це ідеальний варіант для малих і середніх команд, які шукають інтуїтивно зрозуміле й доступне рішення. Проте сервісу може бракувати функціоналу для складних технічних проєктів.
Jira орієнтована на гнучкі (Agile) команди, особливо розробників програмного забезпечення. Кастомізовані робочі процеси та інструменти аналітики роблять сервіс ідеальним для технічних процесів, однак складність навчання та ціна можуть не підійти невеликим командам.
Trello є простим у використанні завдяки організації на основі карток, що забезпечує зручне візуальне управління завданнями. Сервіс чудово підходить для малих команд і простих проєктів, пропонуючи високу гнучкість для базових робочих процесів. Проте платформі бракує розширених функцій і аналітики, необхідних для великих команд.
Asana знаходить баланс між простотою та функціональністю. Завдяки кільком форматам перегляду завдань (список, дошка, таймлайн) та інструментам звітності сервіс приваблює команди, яким потрібна універсальність і можливість відстежувати прогрес. Проте для команд із обмеженим бюджетом Asana може бути занадто дорогою.
Оцінка цих інструментів на основі зручності використання, співпраці та звітності допоможе командам ухвалити обґрунтоване рішення. Тому ми підготували коротку порівняльну таблицю:
| Функція | Worksection | Jira | Trello | Asana |
| Зручність | Проста, мінімальне налаштування. | Помірна, тривала адаптація. | Легка, інтерфейс на основі карток. | Проста, зручна для користувача. |
| Управління завданнями | Хороший набір вбудованих інструментів. | Розширені можливості для Agile. | Базове, підходить для малих команд. | Універсальне, кілька форматів перегляду. |
| Співпраця | Відмінно, обговорення в межах завдань. | Потужні інструменти для технічних команд. | Базові коментарі та обмін файлами. | Добре для командних робочих процесів. |
| Звітність | Вбудована, проста у використанні. | Розширена аналітика. | Обмежена. | Розширена звітність. |
| Вартість | від $2.5 | від $8.15 | від $5 | від $10.99 |
Чому Worksection — найкращий вибір для управління проєктами
Worksection є чудовим рішенням для управління проєктами завдяки вдалому поєднанню простоти, функціональності та доступної ціни. Це рішення з інтуїтивно зрозумілим інтерфейсом, що дозволяє командам швидко розпочати роботу без необхідності тривалого навчання.
Однією з головних переваг Worksection є вбудовані канбан-дошка, діаграма Ганта та дашборд, які не потребують додаткового налаштування. Завдання автоматично організовуються відповідно до статусів, а команди можуть легко оновлювати робочий процес за допомогою функції drag-and-drop. Платформа підтримує кілька форматів перегляду, зокрема канбан-дошки за людьми, днями або проєктами.
Співпраця — ще одна особливість, яка вирізняє Worksection. Команди можуть легко комунікувати через коментарі до завдань, обмінюватися файлами та відстежувати зміни в реальному часі. Вбудовані інструменти звітності забезпечують чіткий огляд прогресу завдань, розподілу ресурсів і термінів виконання, що дозволяє швидко виявляти та усувати вузькі місця.
Доступна ціна робить Worksection привабливим для малих і середніх компаній. Завдяки гнучким тарифним планам і відсутності прихованих витрат платформа пропонує чудове співвідношення ціни та якості порівняно з конкурентами.
Функція | Переваги Worksection |
| Зручність використання | Інтуїтивний інтерфейс, який не потребує додаткового налаштування. |
| Співпраця | Оновлення в реальному часі, обговорення завдань та обмін файлами. |
| Вбудовані інструменти | Канбан-дошка, діаграма Ганта дашборд, таймер одразу готові до роботи. |
| Ціна | Доступна для малих і середніх команд. |
Підсумок: як обрати правильний інструмент
Вибір інструмента для управління проєктами залежить від потреб вашої команди, робочих процесів і бюджету. Для технічних команд, які працюють за гнучкими методологіями, Jira є гарним вибором. Trello ідеально підходить для простих робочих процесів і малих команд. Asana надає розширені можливості для перегляду завдань і підзвітності.
Worksection вирізняється завдяки вбудованим інструментам, простоті використання та можливостям для командної співпраці, що робить його збалансованим рішенням для команд, які шукають готову до роботи платформу з можливостями масштабування.
Інтуїтивний інтерфейс Worksection у поєднанні з потужними інструментами для співпраці, такими як обговорення завдань та обмін файлами, спрощує комунікацію та управління робочими процесами. Платформа також має дашборд, налаштовувані перегляди та статуси, що дозволяє адаптувати її під різноманітні проєкти та індустрії. Завдяки своїм тарифам Worksection доступний для стартапів та невеликих команд.