Mykyta Lovikov, dyrektor generalny i założyciel Letsmake.site, podzielił się z nami swoim doświadczeniem w korzystaniu z Worksection. Ponadto Mykyta mówił o interesujących spostrzeżeniach dotyczących sukcesu i porażki projektów, a także o tym, jak priorytetyzacja może zastąpić terminy zadań.
Opowiedz nam o swojej firmie
Jesteśmy Letsmake.site, studiem internetowym, które tworzy strony internetowe pod klucz. Naszymi klientami są małe i średnie przedsiębiorstwa, które dążą do efektywnego przedstawienia siebie w Internecie, zwiększenia liczby klientów lub rozszerzenia działalności poprzez wejście na nowe rynki i przyciąganie ruchu z wyszukiwarek.
Porozmawiajmy o cechach Twoich projektów
Efektem naszych projektów zazwyczaj jest tworzenie nowej strony lub aktualizacja funkcjonalności istniejących. W zależności od formatu i skali, zajmuje to od 2 do 12 tygodni. Rozwój w pełni funkcjonalnej strony korporacyjnej pod klucz zajmuje średnio 6 – 8 tygodni.
Zazwyczaj w każdym projekcie uczestniczy 3 – 4 osoby, ale w przypadku dużych projektów angażujemy dodatkowych wąskich specjalistów do prac niecore’owych. Ponadto jako właściciel studia osobiście uczestniczę w kluczowych etapach każdego projektu.
Zrzut ekranu z witryny Letsmake.site
Dlaczego uważasz, że nieudane projekty się zdarzają?
Nieudane projekty mają miejsce w sytuacji, gdy podczas pracy nad projektem występuje awaria. Co więcej, większość problemów w projektach rozwojowych, z mojego doświadczenia, występuje z powodu awarii w pracy i komunikacji personelu zarządzającego.
Jeśli mówimy o sukcesie projektów, to dla mnie oznacza pozytywną opinię od klienta, zadowolenie zespołu z wyniku pracy oraz zgodność z zaplanowanymi wskaźnikami zysku. A wskaznikiem tego sukcesu jest ruch, sprzedaż i wzrost biznesu moich klientów, co gwarantuje mój rozwój zawodowy. A więc, mój zysk. Dlatego interesuje mnie, aby strony, które tworzymy, były efektywne, a nie tylko ładne.
Jak dowiedziałeś się, że nadszedł czas na wdrożenie systemu zarządzania projektami?
Korzystam z Worksection od dłuższego czasu, od około 2015 roku. Najpierw wypróbowałem go do zadań osobistych, a potem zasugerowałem i wdrożyłem go w firmie, w której wówczas pracowałem jako specjalista ds. marketingu. Temu etapowi towarzyszył chaos, notesy, Google Sheets i Trello. Liczba projektów wzrastała, a przełączanie się między tablicami stawało się coraz trudniejsze.
Dlatego pojawiła się potrzeba zorganizowania kontroli wszystkich projektów w jednym miejscu. W ten sposób znalazłem Worksection. A kiedy założyłem własny biznes, nie miałem wątpliwości, jakiego menedżera zadań potrzebuję do organizacji procesów.
Dashboard projektu w Worksection
Jak Worksection pomaga Ci w pracy?
Worksection pomogło mi zbudować przejrzysty proces biznesowy.
Ponadto wszystkie aktualizacje, wyniki dyskusji i ustaleń powinny być zapisywane w komentarzach do konkretnego zadania, do którego się odnoszą. Istnieje lista etapów, które każde zadanie przechodzi (CZEKAJ, ZRÓB, KONTROLUJ, ZROBIONE). I jest odpowiedzialna osoba za każdy etap.
Worksection wyróżnia przeterminowane zadania na czerwono. A kiedy systematycznie miałem całe interfejs serwisu świecący na czerwono od takich zadań tydzień po tygodniu, pomyślałem:
Czy mogę kontrolować przyszłość? — Nie.
Czy jestem w stanie przewidzieć kreatywny proces innych ludzi? — Nie.
Jedyną rzeczą, którą mogę zrobić jako menedżer, jest określenie, co jest ważne w danym momencie i skomunikowanie tego do końcowego wykonawcy.
Wtedy zacząłem używać priorytetyzacji zadań zamiast terminów.
Interfejs Worksection przestał migać na czerwono, napięcie w pracy zespołu zniknęło, a liczba udanych zadań i projektów zaczęła szybko rosnąć.
Co jest kluczem do udanego projektu?
Wysokiej jakości planowanie i praca z ryzykiem, a także dobrze zorganizowana komunikacja projektowa między wszystkimi jego uczestnikami.
Dla mnie głównym kryterium udanego projektu jest całkowite zadowolenie wszystkich stron: klienta, zespołu i mnie jako właściciela studia. I obejmuje to dotrzymywanie terminów/jakości/kosztów projektu dla klienta, oraz zainteresowanie projektem dla rozwoju zawodowego zespołu, oraz zaplanowane wskaźniki rentowności dla mnie.
Ponieważ kiedy ktoś pozostaje niezadowolony, nie można nazwać projektu udanym.
Które firmy, twoim zdaniem, będą odpowiednie dla Worksection?
Z własnego doświadczenia wiem, że Worksection na pewno będzie odpowiedni dla każdej małej i średniej firmy z 20 – 30 osobami. Choć będzie również przydatny dla innych branż i dużych firm, ponieważ system oferuje elastyczne możliwości organizacji wszelkich procesów: od sprzedaży i marketingu po rekrutację i wprowadzenie pracowników.
Zdecydowanie mogę polecić Worksection jako system zarządzania zadaniami i procesami dla biznesu, ponieważ ma wszystko, co potrzebne do zorganizowania pracy firmy. Jest użyteczny i nie denerwujący, co jest bardzo ważne :)