Kaizen (改善) – Il Metodo di Gestione Giapponese
Il Kaizen è una filosofia giapponese che ha riportato l’economia del dopoguerra in pochi decenni dalle macerie. La parola “kaizen” si traduce in “miglioramento continuo” e comprende il miglioramento costante di se stessi come persona e professionista, del posto di lavoro, dei processi produttivi, della gestione, delle relazioni con i consumatori e tutto ciò che ci circonda.
Per implementare il kaizen in modo efficace nelle imprese, i manager giapponesi lo rafforzano con strumenti pratici per ottimizzare i luoghi di lavoro, il controllo della qualità, suggerire miglioramenti razionali, un uso attento delle risorse e altro ancora.
Il Miracolo Economico Giapponese
Il miracolo economico giapponese si riferisce alla crescita senza precedenti dell’economia del Giappone dal detto degli anni ’50 alla crisi petrolifera del 1973, con una media del circa 10% all’anno. Il Giappone, precedentemente noto per la produzione di prodotti di bassa qualità e inutilizzabili, ha trasformato la propria reputazione ed è diventato un concorrente delle principali corporazioni americane.
I giapponesi attribuiscono la propria crescita economica al kaizen come modo di pensare e approccio alla gestione. È interessante notare che le idee per migliorare la qualità del prodotto furono inizialmente introdotte in Giappone dagli americani.
Origine e Storia del Kaizen
Nel 1946, l’America inviò i suoi migliori ingegneri in Giappone per tenere conferenze sulla qualità e condividere le loro esperienze con gli industriali giapponesi. Nel 1950, W. Edwards Deming, il fondatore del moderno movimento per la qualità, tenne conferenze in Giappone. I giapponesi implementarono così efficacemente le sue idee che 20 – 30 anni dopo, delegazioni americane visitarono il Giappone per imparare dalla loro esperienza.
W. Edwards Deming, uno scienziato americano e co-autore del ciclo Shewhart-Deming (PDCA), svolse un ruolo cruciale nella rinascita economica del Giappone. Il termine “kaizen” come concetto di gestione divenne ampiamente conosciuto nel 1986 dopo la pubblicazione del libro di Masaaki Imai “Kaizen: La Chiave del Successo Competitivo del Giappone.”
Principi Fondamentali della Gestione Kaizen
Clienti
I clienti sono il collegamento più importante nella catena di produzione, e tutti gli sforzi dell’azienda mirano a fornire loro prodotti di qualità a un prezzo basso. È essenziale anticipare le domande del mercato e adattare la produzione per soddisfare nuove esigenze. Il feedback dei clienti è un componente cruciale del kaizen.
Dipendenti
I dipendenti sono l’attivo più prezioso dell’azienda e il kaizen è impossibile senza il loro supporto. Nelle aziende giapponesi, il benessere dell’impresa equivale al benessere dei dipendenti. Le relazioni con il personale si basano su un interesse reciproco nella produzione di prodotti di alta qualità e competitivi.
La gestione kaizen include cinque sistemi per stabilire relazioni tra gli individui e l’organizzazione:
- Occupazione a vita
- Formazione sul posto di lavoro
- Rotazione dei ruoli
- Sistema delle virtù
- Sistema di ricompense
Gestione
Il Kaizen favorisce la leadership rispetto all’autorità formale. I manager giapponesi guadagnano rispetto attraverso la loro conoscenza, esperienza, decisioni ed esempio personale. Trascorrono molto tempo nel reparto produzione e comunicano liberamente con i dipendenti a tutti i livelli.Implementare il kaizen in un’azienda è impossibile senza il supporto della dirigenza. Gli obiettivi di miglioramento sono fissati a livello superiore e vengono trasmessi. Realizzare i piani richiede decisioni e investimenti. Più alto è il manager nella gerarchia, maggiori sono le azioni di miglioramento attese.
Kaizen vs. Gestione Tradizionale Occidentale
Aspetto | Kaizen | Gestione Occidentale |
Focus | Processo | Risultato |
Sviluppo | Graduale, a volte con innovazione | Salti innovativi, solo tramite innovazione |
Utilizzo delle Risorse | Uso economico | Uso non razionale finché c’è profitto |
Relazioni di Gruppo | Aiuto reciproco, supporto, condivisione della conoscenza | Individualismo, competizione |
Leadership | Leader con autorità e esperienza | Capo con potere |
Ambiente Ideale | Crescita economica lenta con scarsità di risorse | Espansione economica con abbondanza di risorse |
Prospettiva | Lungo termine | Corto termine |
Obiettivi del Kaizen
I giapponesi hanno adottato il kaizen per combattere la devastazione del dopoguerra. Di conseguenza, il Giappone non solo si è ripreso, ma è anche diventato un produttore globale leader di prodotti di alta qualità e competitivi, tra cui automobili, attrezzature ed elettronica. Questa trasformazione è avvenuta nonostante la mancanza di risorse del paese, il territorio ridotto e l’isolamento relativo.
Il principale obiettivo della gestione kaizen è soddisfare le esigenze dei consumatori.
Per raggiungere questo obiettivo, la dirigenza stabilisce priorità chiare per la qualità del prodotto, i costi e la disciplina di consegna, trasmettendole in tutta l’impresa.
Il Kaizen mira anche a:
- Migliorare la qualità del prodotto riducendo i costi
- Aumentare i profitti dell’azienda
- Motivare il personale e massimizzare il loro potenziale
- Mantenere la competitività sul mercato a lungo termine
- Utilizzare in modo efficiente risorse limitate e costose
Applicare i Metodi Kaizen
Il Kaizen viene implementato attraverso strumenti e metodi pratici, come:Gestione Totale della Qualità (TQM)
La Gestione Totale della Qualità è una filosofia di gestione focalizzata sul miglioramento della qualità del prodotto, sulla riduzione dei costi e sulla soddisfazione dei bisogni dei consumatori e dei dipendenti. È lo strumento più cruciale e ampio del kaizen.
Produzione Just-In-Time (JIT)
Sviluppato dal vicepresidente della Toyota Taiichi Ohno nel 1954, JIT garantisce che i pezzi vengano forniti alla linea di montaggio esattamente in tempo e nella quantità necessaria. Questo approccio elimina la necessità di grandi inventari, migliora la qualità e accelera l’assemblaggio.
Manutenzione Totale Produttiva (TPM)
TPM coinvolge tutti i dipendenti nella cura delle proprie attrezzature e del proprio posto di lavoro. Ciò include la manutenzione delle macchine, l’anticipazione di possibili guasti e lo sviluppo di standard operativi per le attrezzature.
Sistema di Suggerimenti
Adottato dagli Stati Uniti, il sistema di suggerimenti incoraggia i dipendenti a proporre miglioramenti singolarmente o in piccoli gruppi. Questo sistema supporta il kaizen e promuove un senso di coinvolgimento tra i lavoratori.
Attività di Gruppo Piccole
I lavoratori in piccoli gruppi (6−10 persone) all’interno dell’officina cercano modi per migliorare i processi e la qualità del prodotto, ridurre i tempi morti e risparmiare materiali. I Circoli di Controllo della Qualità (QCC) sono gruppi piccoli comuni che si concentrano sui miglioramenti del posto di lavoro, sicurezza e produttività.
Kanban
Sviluppato inizialmente in Toyota, il kanban utilizza schede attaccate a contenitori di parti che si muovono lungo la linea di montaggio. Questo sistema minimizza lo stoccaggio e comunica tra i lavoratori della produzione e quelli dello stoccaggio.
Zero Difetti (ZD)
Sviluppato da Philip Crosby, ZD punta a zero difetti nella produzione. Ciò implica prevenire i difetti piuttosto che trovarli e correggerli, assicurando che il consumatore riceva prodotti privi di difetti.
Vantaggi e Svantaggi del Kaizen
Vantaggi:
- Migliore qualità del prodotto con costi ridotti
- Clienti soddisfatti
- Uso efficiente delle risorse e delle attrezzature
- Atmosfera di aiuto reciproco e cooperazione
- Dipendenti motivati
Svantaggi:
- Richiede investimenti che potrebbero non ripagare immediatamente
- Effetti a lungo termine (3−5 anni) per vedere i risultati
- Non adatto per economie in rapida crescita
- Difficile coinvolgere i dipendenti a tutti i livelli
- Fattori umani come pigrizia, avidità e disonestà possono ostacolare l’implementazione
Kaizen in Pratica
Molte aziende giapponesi come Toyota, Mitsubishi e Nissan supportano il kaizen. Nestlé S.A. è un esempio di un’azienda occidentale che adotta i principi del kaizen.Nestlé
Nestlé, una multinazionale svizzera di alimenti e bevande, è stata presente nella lista Fortune 500 per 22 anni. La produzione snella e l’assenza di sprechi sono la missione principale di Nestlé. Le idee del kaizen sono evidenti nei Principi Aziendali e nella Politica di Qualità di Nestlé.
La direzione di Nestlé si impegna ai più alti standard di qualità e sicurezza attraverso:
- Promuovere una cultura della qualità per sviluppare, produrre e consegnare prodotti senza difetti di cui i consumatori si fidano
- Rispetta le leggi applicabili e gli standard internazionali
- Miglioramento continuo del sistema di gestione della qualità
- Incoraggiare la partecipazione di dipendenti e partner agli standard di qualità, alla formazione e al mentoring
Per creare valore e guadagnare la fiducia dei consumatori, Nestlé implementa 4 principi:
Gestione Totale della Qualità (TQM): Definizione e Essenza
La Gestione Totale della Qualità (TQM) è strettamente legata al kaizen. Masaaki Imai descrive la TQM come “l’autostrada principale che conduce al kaizen,” spesso equiparando i due concetti.
La TQM comporta approcci sistematici e metodi statistici per convertire i problemi aziendali in numeri specifici, coinvolgendo la direzione, la dirigenza intermedia e tutti i dipendenti in attività di miglioramento della qualità in tutta l’impresa.
Principi della TQM
Kaoru Ishikawa, un fondatore del movimento TQM, ha delineato sei caratteristiche della TQM in Giappone:
- Applicazione a livello aziendale che coinvolge tutti i dipendenti
- Importanza dell’istruzione e della formazione
- Circoli di Controllo della Qualità
- Audit regolari della TQM da parte della dirigenza o di organizzazioni esterne
- Utilizzo di metodi statistici
- Supporto governativo per la TQM
La TQM contrasta fortemente con gli approcci tradizionali alla gestione della qualità:
Gestione della Qualità Tradizionale | TQM |
Soddisfazione del cliente | Soddisfazione di consumatori, dipendenti e società |
Azioni per migliorare la qualità del prodotto | Azioni per migliorare la qualità dei processi e dei sistemi |
Azioni correttive sulla qualità | Azioni preventive sulla qualità |
Formazione sulla gestione della qualità solo per i dipendenti del dipartimento di controllo qualità | Formazione sulla gestione della qualità per tutti i dipendenti |
La responsabilità della qualità è con il dipartimento di controllo qualità | La responsabilità della qualità è con tutti i dipendenti |
Risoluzione di problemi urgenti di qualità, “spegnere incendi” | Identificare e risolvere problemi cronici |
Risoluzione di problemi isolati | Risoluzione collaborativa dei problemi |
I 14 Punti di Deming per Implementare la TQM
W. Edwards Deming ha formulato un algoritmo di 14 punti per implementare la TQM:
- Assicurarsi coerenza di scopo verso il miglioramento di prodotti e servizi.
- Adottare la nuova filosofia.
- Terminare la dipendenza dall’ispezione per raggiungere la qualità.
- Porre fine alla pratica di assegnare affari solo in base al prezzo.
- Migliorare costantemente ogni processo di pianificazione, produzione e servizio.
- Istaurare una formazione sul posto di lavoro.
- Adottare e istituire leadership.
- Eliminare la paura.
- Abbattere le barriere tra le aree del personale.
- Eliminare slogan, esortazioni e obiettivi per la forza lavoro.
- Eliminare le quote numeriche e gli obiettivi numerici.
- Rimuovere le barriere all’orgoglio del lavoro.
- Istituire un programma vigoroso di educazione e auto-miglioramento per tutti.
- Coinvolgere tutti in azienda nella trasformazione.
Vantaggi e Svantaggi della TQM
Vantaggi:
- Qualità del prodotto migliorata
- Soddisfazione e lealtà del cliente
- Costi di produzione ridotti
- Aumento della redditività aziendale
- Adattabilità ai cambiamenti ambientali
- Dipendenti motivati attraverso l’impegno
- Cultura aziendale rafforzata
Svantaggi:
- Investimenti finanziari iniziali significativi per la formazione del personale e l’assunzione di consulenti di qualità
- Processo che richiede tempo per stabilire comunicazioni e formare una nuova cultura aziendale
- Processi di produzione formalizzati attraverso nuovi standard e regole
- Difficoltà a garantire il necessario coinvolgimento dei dipendenti
- Mancanza di effetti a breve termine
- Inadeguatezza per il settore dei servizi, piccole imprese e organizzazioni non profit
TQM in Pratica
Un esempio di TQM in pratica è l’azienda indiana National Engineering Industries Limited (NEI), parte del CK Birla Group. Nel 2015, l’NEI ha ricevuto il Premio Deming per la gestione della qualità.
NEI produce cuscinetti per le industrie automobilistiche e ferroviarie con il marchio NBC Bearings, esportando in 21 paesi. L’azienda aderisce al concetto di “Zero Difetti”, attualmente mira a ridurre i difetti a 50 parti per milione e in futuro sotto le 10 parti per milione.
Kaizen nell’IT
La filosofia kaizen si adatta non solo alle imprese manifatturiere ma anche ai team di sviluppo IT. Molte metodologie agili moderne si basano sui principi del kaizen, come ad esempio:
- Scrum: Ispirato alle pratiche giapponesi, Scrum incorpora principi kaizen come il ciclo PDCA, analisi continua delle attività, eliminazione degli ostacoli, supporto reciproco e condivisione delle informazioni aperte.
- Lean: Lo sviluppo snello è un’adattamento della produzione snella per l’IT, focalizzandosi sull’eliminazione degli sprechi e sulla promozione dell’apprendimento continuo, decision-making e motivazione.
- Kanban: Originariamente uno strumento di JIT, il Kanban è stato adattato per lo sviluppo IT, enfatizzando il miglioramento dei metodi esistenti, cambiamenti concordati, incoraggiamento dell’iniziativa e chiara distribuzione dei ruoli.
Programmi per l’Implementazione di Kaizen e TQM
Diverse servizi di gestione progetti facilitano il controllo della qualità e il miglioramento continuo, come Worksection.Worksection
Worksection è un servizio SaaS che garantisce comunicazione trasparente tra la direzione e i team, clienti e liberi professionisti. Supporta il kaizen e la TQM con funzionalità come:
- Commenti alle attività, assegnazioni e visibilità per i clienti senza dettagli interni
- Stabilire scadenze e budget per ogni attività, con controllo e regolazione delle spese
- Aggiunta di checklist, file, etichette e stati alle attività
- Comunicazione in tempo reale nel contesto di un’attività
- Grafici di Gantt per la visualizzazione del progresso delle attività
- Report sul carico di lavoro del team
Conclusione
Il kaizen è una filosofia fantastica per la vita e gli affari, un percorso evidente verso il benessere sociale. Questa semplice idea di miglioramento continuo richiede profonde trasformazioni nel pensiero, nelle relazioni e nei processi produttivi, cosa per la quale non tutti sono pronti.Sebbene alcune aziende occidentali abbiano abbandonato gli strumenti kaizen come inefficaci e obsoleti a causa della burocrazia, dell’abbandono dei lavoratori e dell’opacità dei processi, i principi del kaizen prosperano nell’industria IT. Formano la base di molte metodologie agili e aiutano a creare prodotti software di alta qualità in breve tempo.