Kaizen (改善) – O Método de Gestão Japonês
Kaizen é uma filosofia japonesa que elevou a economia do pós-guerra das ruínas em poucas décadas. A palavra “kaizen” traduz-se como “melhoria contínua” e abrange o aprimoramento contínuo de si mesmo como pessoa e profissional, do local de trabalho, dos processos de produção, da gestão, das relações com os consumidores, e tudo ao redor.
Para implementar o kaizen de forma eficaz nos negócios, os gerentes japoneses o reforçam com ferramentas práticas para otimizar os locais de trabalho, controle de qualidade, sugerir melhorias racionais, uso cuidadoso de recursos e mais.
O Milagre Econômico Japonês
O milagre econômico japonês refere-se ao crescimento sem precedentes da economia do Japão de meados dos anos 1950 até a crise do petróleo de 1973, com uma média de cerca de 10% ao ano. O Japão, anteriormente conhecido por produzir produtos de baixa qualidade e inutilizáveis, transformou sua reputação e se tornou um competidor das principais corporações americanas.
Os japoneses atribuem seu crescimento econômico ao kaizen como uma forma de pensar e abordagem à gestão. Curiosamente, as ideias para melhorar a qualidade dos produtos foram inicialmente introduzidas no Japão por americanos.
Origem e História do Kaizen
Em 1946, os Estados Unidos enviaram seus melhores engenheiros ao Japão para dar palestras sobre qualidade e compartilhar suas experiências com industriais japoneses. Em 1950, W. Edwards Deming, o fundador do movimento moderno de qualidade, fez uma palestra no Japão. Os japoneses implementaram suas ideias de forma tão eficaz que 20 – 30 anos depois, delegações americanas visitaram o Japão para aprender com sua experiência.
W. Edwards Deming, um cientista americano e coautor do ciclo Shewhart-Deming (PDCA), desempenhou um papel crucial na recuperação econômica do Japão. O termo “kaizen” como um conceito de gestão tornou-se amplamente conhecido em 1986 após a publicação do livro de Masaaki Imai “Kaizen: A Chave para o Sucesso Competitivo do Japão.”
Princípios Chave da Gestão Kaizen
Clientes
Os clientes são o elo mais importante da cadeia de produção, e todos os esforços da empresa visam fornecer produtos de qualidade a um preço baixo. É essencial antecipar as demandas do mercado e ajustar a produção para atender às novas necessidades. O feedback dos clientes é um componente crucial do kaizen.
Funcionários
Os funcionários são o ativo mais valioso da empresa, e o kaizen é impossível sem o apoio deles. Nas empresas japonesas, o bem-estar da empresa é equivalente ao bem-estar dos funcionários. As relações com o pessoal são construídas com base no interesse mútuo em produzir produtos de alta qualidade e competitivos.
A gestão kaizen inclui cinco sistemas para estabelecer relações entre indivíduos e a organização:
- Emprego vitalício
- Treinamento no trabalho
- Rotação de cargos
- Sistema de virtudes
- Sistema de recompensas
Gestão
O kaizen favorece a liderança sobre a autoridade formal. Os gerentes japoneses ganham respeito por seu conhecimento, experiência, decisões e exemplo pessoal. Eles passam muito tempo no chão de fábrica e comunicam-se livremente com os funcionários em todos os níveis.Implementar o kaizen em uma empresa é impossível sem o suporte da alta administração. As metas de melhoria são definidas no nível superior e são repassadas para baixo. Realizar os planos requer tomada de decisões e investimentos. Quanto mais alto um gerente está na hierarquia, mais ações de melhoria são esperadas.
Kaizen vs. Gestão Ocidental Tradicional
Aspecto | Kaizen | Gestão Ocidental |
Foco | Processo | Resultado |
Desenvolvimento | Gradual, às vezes com inovações | Salto qualitativo, somente através da inovação |
Uso de Recursos | Uso econômico | Uso não racional enquanto houver lucro |
Relações de Equipe | Apoio mútuo, assistência, compartilhamento de conhecimento | Individualismo, competição |
Liderança | Líder com autoridade e experiência | Chefe com poder |
Ambiente Ideal | Crescimento econômico lento com escassez de recursos | Explosão econômica com recursos abundantes |
Perspectiva | De longo prazo | De curto prazo |
Objetivos do Kaizen
Os japoneses adotaram o kaizen para combater a devastação do pós-guerra. Como resultado, o Japão não apenas se recuperou, mas também se tornou um dos principais produtores globais de produtos de alta qualidade e competitivos, incluindo automóveis, equipamentos e eletrônicos. Essa transformação ocorreu apesar da escassez de recursos do país, pequeno território e relativa isolamento.
O objetivo principal da gestão kaizen é satisfazer as necessidades dos consumidores.
Para alcançar isso, a alta administração estabelece prioridades claras para a qualidade do produto, custos e disciplina de entrega, repassando-as por toda a empresa.
O kaizen também visa:
- Melhorar a qualidade do produto enquanto reduz custos
- Aumentar os lucros da empresa
- Motivar a equipe e maximizar seu potencial
- Manter a competitividade de mercado a longo prazo
- Usar recursos limitados e caros de forma eficiente
Aplicando Métodos Kaizen
O kaizen é implementado por meio de ferramentas e métodos práticos, como:Gestão da Qualidade Total (TQM)
A Gestão da Qualidade Total é uma filosofia de gestão focada em melhorar a qualidade do produto, reduzir custos e satisfazer as necessidades de consumidores e funcionários. É a ferramenta mais crucial e abrangente do kaizen.
Sistema de Produção Just-In-Time (JIT)
Desenvolvido pelo vice-presidente da Toyota, Taiichi Ohno, em 1954, o JIT garante que as peças sejam fornecidas à linha de montagem precisamente no tempo e na quantidade necessária. Essa abordagem elimina a necessidade de grandes estoques, melhora a qualidade e acelera a montagem.
Manutenção Produtiva Total (TPM)
A TPM envolve cada funcionário cuidando de seus equipamentos e local de trabalho. Isso inclui a manutenção de máquinas, antecipação de possíveis quebras, e desenvolvimento de padrões de operação de equipamentos.
Sistema de Sugestões
Adotado dos EUA, o sistema de sugestões encoraja os funcionários a propor melhorias individualmente ou em pequenos grupos. Esse sistema apoia o kaizen e promove um senso de envolvimento entre os trabalhadores.
Atividades em Pequenos Grupos
Trabalhadores em pequenos grupos (6−10 pessoas) dentro da oficina buscam maneiras de melhorar processos e qualidade do produto, reduzir o tempo de inatividade e economizar materiais. Círculos de Controle de Qualidade (QCC) são grupos pequenos comuns que se concentram em melhorias no local de trabalho, segurança e produtividade.
Kanban
Inicialmente desenvolvido na Toyota, o kanban usa cartões anexados a contêineres de peças que se movem ao longo da linha de montagem. Esse sistema minimiza o armazenamento e comunica entre trabalhadores de produção e armazenamento.
Zero Defeitos (ZD)
Desenvolvido por Philip Crosby, o ZD visa não ter defeitos na produção. Isso envolve prevenir defeitos em vez de encontrá-los e corrigi-los, garantindo que o consumidor receba produtos sem defeitos.
Vantagens e Desvantagens do Kaizen
Vantagens:
- Qualidade do produto melhorada com custos reduzidos
- Clientes satisfeitos
- Uso eficiente de recursos e equipamentos
- Atmosfera de ajuda mútua e cooperação
- Funcionários motivados
Desvantagens:
- Exige investimentos que podem não se revelar imediatos
- Efeitos a longo prazo (3−5 anos) para ver resultados
- Não é adequado para economias que crescem rapidamente
- Desafiador envolver funcionários em todos os níveis
- Fatores humanos como preguiça, ganância e desonestidade podem dificultar a implementação
Kaizen na Prática
Muitas corporações japonesas, como Toyota, Mitsubishi e Nissan, apoiam o kaizen. A Nestlé S.A. é um exemplo de uma empresa ocidental que adotou os princípios do kaizen.Nestlé
Nestlé, uma empresa suíça multinacional de alimentos e bebidas, está consistentemente na lista da Fortune 500 há 22 anos. A fabricação enxuta e a ausência de desperdícios são a missão principal da Nestlé. Ideias de kaizen são evidentes nos Princípios de Negócios Corporativos e na Política de Qualidade da Nestlé.
A alta administração da Nestlé se compromete com os mais altos padrões de qualidade e segurança através de:
- Fomentar uma cultura de qualidade para desenvolver, produzir e entregar produtos sem defeitos confiáveis para os consumidores
- Cumprir as leis aplicáveis e os padrões internacionais
- Melhorar continuamente o sistema de gestão da qualidade
- Incentivar a participação de funcionários e parceiros nos padrões de qualidade, treinamento e mentoria
Para criar valor e ganhar a confiança dos consumidores, a Nestlé implementa 4 princípios:
Gestão da Qualidade Total (TQM): Definição e Essência
A Gestão da Qualidade Total (TQM) está intimamente ligada ao kaizen. Masaaki Imai descreve a TQM como “a principal estrada que leva ao kaizen,” frequentemente equiparando os dois conceitos.
A TQM envolve abordagens sistemáticas e métodos estatísticos para converter problemas da empresa em números específicos, envolvendo a alta administração, a mídia direção e todos os funcionários em atividades de melhoria da qualidade em toda a empresa.
Princípios da TQM
Kaoru Ishikawa, um dos fundadores do movimento TQM, delineou seis características da TQM no Japão:
- Aplicação em toda a empresa envolvendo todos os funcionários
- Importância da educação e treinamento
- Círculos de Controle de Qualidade
- Auditorias regulares de TQM pela alta administração ou organizações externas
- Uso de métodos estatísticos
- Suporte do governo para a TQM
A TQM contrasta nitidamente com abordagens tradicionais de gestão da qualidade:
Gestão da Qualidade Tradicional | TQM |
Satisfação do cliente | Satisfação de consumidores, funcionários e sociedade |
Ações para melhorar a qualidade do produto | Ações para melhorar a qualidade dos processos e sistemas |
Ações corretivas sobre a qualidade | Ações preventivas sobre a qualidade |
Treinamento em gestão da qualidade apenas para funcionários do departamento de controle de qualidade | Treinamento em gestão da qualidade para todos os funcionários |
A responsabilidade pela qualidade é do departamento de controle de qualidade | A responsabilidade pela qualidade é de todos os funcionários |
Resolvendo problemas urgentes de qualidade, “apagando incêndios” | Identificando e resolvendo problemas crônicos |
Resolução isolada de problemas | Resolução colaborativa de problemas |
14 Pontos de Deming para Implementar a TQM
W. Edwards Deming formulou um algoritmo de 14 pontos para a implementação da TQM:
- Assegurar consistência no propósito de melhorar produtos e serviços.
- Adotar a nova filosofia.
- Deixar de depender da inspeção para alcançar qualidade.
- Encerrar a prática de conceder contratos apenas com base no preço.
- Melhorar constantemente cada processo de planejamento, produção e serviço.
- Instituir treinamento no trabalho.
- Adotar e instituir liderança.
- Eliminar o medo.
- Quebrar barreiras entre áreas de pessoal.
- Eliminar slogans, exortações e metas para a força de trabalho.
- Eliminar cotas numéricas e objetivos numéricos.
- Remover barreiras ao orgulho pelo trabalho realizado.
- Instituir um programa vigoroso de educação e autoaperfeiçoamento para todos.
- Envolver todos na empresa na transformação.
Vantagens e Desvantagens da TQM
Vantagens:
- Qualidade do produto aprimorada
- Satisfação e lealdade dos clientes
- Redução dos custos de produção
- Aumento da lucratividade da empresa
- Adaptabilidade a mudanças no ambiente
- Funcionários motivados através do engajamento
- Cultura corporativa fortalecida
Desvantagens:
- Investimentos financeiros iniciais significativos para treinamento de pessoal e contratação de consultores de qualidade
- Processo demorado para estabelecer comunicação e formar uma nova cultura corporativa
- Processos de produção formalizados através de novos padrões e regras
- Desafios em garantir o engajamento necessário dos funcionários
- Ausência de efeitos de curto prazo
- Inadequação para o setor de serviços, pequenas empresas e organizações sem fins lucrativos
TQM na Prática
Um exemplo de TQM na prática é a empresa indiana National Engineering Industries Limited (NEI), parte do Grupo CK Birla. Em 2015, a NEI recebeu o Prêmio Deming pela gestão da qualidade.
A NEI fabrica rolamentos para as indústrias automotiva e ferroviária sob a marca NBC Bearings, exportando para 21 países. A empresa adere ao conceito de “Zero Defeitos”, atualmente buscando reduzir defeitos para 50 partes por milhão e, eventualmente, abaixo de 10 partes por milhão.
Kaizen em TI
A filosofia kaizen se adapta não apenas a empresas de manufatura, mas também a equipes de desenvolvimento de TI. Muitas metodologias ágeis modernas baseiam-se nos princípios do kaizen, como:
- Scrum: Inspirado por práticas japonesas, o Scrum incorpora princípios kaizen como o ciclo PDCA, análise contínua de atividades, eliminação de obstáculos, apoio mútuo e compartilhamento aberto de informações.
- Lean: O desenvolvimento enxuto é uma adaptação da manufatura enxuta para TI, focando na eliminação de desperdícios e promovendo aprendizado contínuo, tomada de decisões e motivação.
- Kanban: Originalmente uma ferramenta do JIT, o Kanban foi adaptado para o desenvolvimento de TI, enfatizando a melhoria dos métodos existentes, mudanças acordadas, incentivo à iniciativa e a clara distribuição de funções.
Programas para Implementação de Kaizen e TQM
Diversos serviços de gestão de projetos facilitam o controle de qualidade e a melhoria contínua, como Worksection.Worksection
O Worksection é um serviço SaaS que garante comunicação transparente entre a gestão e as equipes, clientes e freelancers. Apoia o kaizen e a TQM com características como:
- Comentário de tarefas, atribuições e visibilidade para o cliente sem detalhes internos
- Definição de prazos e orçamentos para cada tarefa, com controle e ajuste de despesas
- Adição de listas de verificação, arquivos, etiquetas e status às tarefas
- Comunicação em tempo real em um contexto de tarefa
- Gráficos de Gantt para visualização do progresso das tarefas
- Relatórios sobre a carga de trabalho da equipe
Conclusão
O kaizen é uma filosofia fantástica para a vida e os negócios, um caminho evidente para o bem-estar social. Essa ideia simples de melhoria contínua exige profundas transformações no pensamento, nas relações e nos processos de produção, o que nem todos estão prontos para aceitar.Enquanto algumas empresas ocidentais abandonaram ferramentas kaizen como ineficientes e ultrapassadas devido à burocracia, negligência dos trabalhadores e opacidade nos processos, os princípios do kaizen prosperam na indústria de TI. Eles formam a base de muitas metodologias ágeis e ajudam a criar produtos de software de alta qualidade em um curto período de tempo.