La gestione dei progetti nelle autorità statali è spesso associata a barriere legislativi, appropriazione indebita di fondi e pile di rapporti. È quindi ancora più soddisfacente sapere che anno dopo anno, il numero di progetti di successo sta crescendo nel settore pubblico.
Il 12 marzo, l’Agenzia statale per l’e-Governance dell’Ucraina, in collaborazione con la Società tedesca per la cooperazione internazionale (GIZ), ha lanciato un progetto di servizio elettronico. Attraverso Viber e Telegram, puoi ricevere consulenze su come registrare una carta d’identità, un passaporto internazionale o un permesso di soggiorno.
Nessun progetto su larga scala può essere implementato senza software specializzato.
Così abbiamo deciso di scoprire il modo di lavorare sul progetto per la Salute – il sistema sanitario elettronico nazionale. In questo processo, siamo stati assistiti da Yuriy Bugay, il Capo dell’Ufficio di progetto eHealth, che era responsabile del lancio del sistema.
Puoi guardare l’intervista con Yuriy Bugay sul canale YouTube di Worksection
Caratteristiche specifiche di eHealth:- Per chi: per i dirigenti e i dipendenti delle istituzioni mediche, per i medici e i pazienti.
- Dove funziona: in tutte le regioni dell’Ucraina. L’elenco esatto è pubblicato sul sito web di eHealth.
- Come funziona: ci sono determinati vantaggi per ogni categoria di utenti. Ad esempio, i pazienti stipulano dichiarazioni con i medici, i medici registrano le dichiarazioni nel sistema e ricevono denaro per esse dal governo.
- A quale scopo: contribuisce a controllare la spesa dei fondi per la sanità, formando statistiche su malattie e trattamenti.
Come eHealth ha adottato Worksection
C’erano tre team che lavoravano su eHealth. Lasciami parlarti di due di essi:- Il team dell’Ufficio di progetto ha sviluppato il sistema IT ed è stato il primo ad adottare Worksection. Forse è successo perché la maggior parte degli specialisti proveniva dal settore IT.
- Il team del Ministero dello Sviluppo Economico e del Commercio dell’Ucraina ha sviluppato la base legislativa per avviare la riforma. Il personale del Ministero dello Sviluppo Economico aveva un’altra situazione: c’erano molti buoni specialisti di materia che mancavano di conoscenze e competenze di gestione dei progetti nelle istituzioni pubbliche.
Ci siamo trovati ad affrontare molte direzioni, così abbiamo provato a utilizzare Worksection subito per la gestione del progetto. Non tutto è andato liscio nelle fasi iniziali.
A un certo punto, ci siamo persino allontanati dall’utilizzo del suo framework. Abbiamo deciso di capire la natura della gestione dei progetti: il suo scopo, i criteri di successo, i risultati previsti e i metodi per valutarli. Dopo aver risolto queste questioni, molti specialisti sono tornati a Worksection.
Qual è il vantaggio di WS per la gestione dei progetti nelle agenzie e istituzioni pubbliche?
Questo è uno strumento logico che non presenta molte funzioni complicate. Le cose più importanti sono sempre a portata di mano. Ma se fornisci tale strumento subito senza spiegare le sue funzioni, non otterrai il risultato. Questo è ciò che abbiamo riscontrato. Ad esempio, abbiamo impostato un compito nel sistema, poi lo abbiamo aperto due settimane dopo – e non era stato fatto nulla. Ecco perché penso che la prima cosa da fare sia insegnare a utilizzare il tracker dei compiti.
Quando adotti un approccio progettuale nella gestione statale, non ha senso incastrarsi in uno strumento. È più importante cambiare consapevolezza. Sono profondamente convinto che dobbiamo abituare le persone alla gestione dei progetti come modo di pensare.
Quali funzioni di Worksection si sono rivelate utili?
Più di tutto, abbiamo avuto bisogno di Worksection durante la fase attiva del nostro lavoro: da marzo a settembre 2017. Il processo di integrazione ha richiesto circa un mese.
Grazie a WS abbiamo:- compreso cosa venisse fatto e da chi:
- conosciuto gli stati dei compiti particolari:
- comunicato in modo rapido ed efficace:
Le seguenti funzioni sono state di fondamentale importanza.
- progetti e componenti di progetto, persone responsabili, comunicatori:
- tempi:
- documenti:
A proposito, abbiamo integrato Worksection con uno dei nostri strumenti — Slack. È molto utile. Allo stesso tempo, non abbiamo utilizzato la funzione “Rapporti” e tutto ciò che contribuisce all’elemento finanziario. Non avevamo semplicemente giustificazione per farlo.
Problemi nell’utilizzo di Worksection
Mi sembra che l’uso di WS dipenda da approcci e abitudini. Ad esempio, sono abituato a strutturare i compiti “dall’alto verso il basso”: l’obiettivo generale è in alto, poi i progetti, i compiti e altri componenti sono strutturati dall’alto verso il basso. In Worksection, non sono riuscito a costruire l’intero progetto usando questo schema. Ho dovuto utilizzare altre risorse per disegnare macro-immagini e capire cosa stesse succedendo. Ma all’interno di un determinato progetto, tutto era semplice e logico.
- Per chi: per i dirigenti e i dipendenti delle istituzioni mediche, per i medici e i pazienti.
- Dove funziona: in tutte le regioni dell’Ucraina. L’elenco esatto è pubblicato sul sito web di eHealth.
- Come funziona: ci sono determinati vantaggi per ogni categoria di utenti. Ad esempio, i pazienti stipulano dichiarazioni con i medici, i medici registrano le dichiarazioni nel sistema e ricevono denaro per esse dal governo.
- A quale scopo: contribuisce a controllare la spesa dei fondi per la sanità, formando statistiche su malattie e trattamenti.
Come eHealth ha adottato Worksection
- Il team dell’Ufficio di progetto ha sviluppato il sistema IT ed è stato il primo ad adottare Worksection. Forse è successo perché la maggior parte degli specialisti proveniva dal settore IT.
- Il team del Ministero dello Sviluppo Economico e del Commercio dell’Ucraina ha sviluppato la base legislativa per avviare la riforma. Il personale del Ministero dello Sviluppo Economico aveva un’altra situazione: c’erano molti buoni specialisti di materia che mancavano di conoscenze e competenze di gestione dei progetti nelle istituzioni pubbliche.
Ci siamo trovati ad affrontare molte direzioni, così abbiamo provato a utilizzare Worksection subito per la gestione del progetto. Non tutto è andato liscio nelle fasi iniziali.
A un certo punto, ci siamo persino allontanati dall’utilizzo del suo framework. Abbiamo deciso di capire la natura della gestione dei progetti: il suo scopo, i criteri di successo, i risultati previsti e i metodi per valutarli. Dopo aver risolto queste questioni, molti specialisti sono tornati a Worksection.
Qual è il vantaggio di WS per la gestione dei progetti nelle agenzie e istituzioni pubbliche?
Questo è uno strumento logico che non presenta molte funzioni complicate. Le cose più importanti sono sempre a portata di mano. Ma se fornisci tale strumento subito senza spiegare le sue funzioni, non otterrai il risultato. Questo è ciò che abbiamo riscontrato. Ad esempio, abbiamo impostato un compito nel sistema, poi lo abbiamo aperto due settimane dopo – e non era stato fatto nulla. Ecco perché penso che la prima cosa da fare sia insegnare a utilizzare il tracker dei compiti.
Quando adotti un approccio progettuale nella gestione statale, non ha senso incastrarsi in uno strumento. È più importante cambiare consapevolezza. Sono profondamente convinto che dobbiamo abituare le persone alla gestione dei progetti come modo di pensare.
Quali funzioni di Worksection si sono rivelate utili?
Più di tutto, abbiamo avuto bisogno di Worksection durante la fase attiva del nostro lavoro: da marzo a settembre 2017. Il processo di integrazione ha richiesto circa un mese.
Grazie a WS abbiamo:
- compreso cosa venisse fatto e da chi:
- conosciuto gli stati dei compiti particolari:
- comunicato in modo rapido ed efficace:
Le seguenti funzioni sono state di fondamentale importanza.
- progetti e componenti di progetto, persone responsabili, comunicatori:
- tempi:
- documenti:
A proposito, abbiamo integrato Worksection con uno dei nostri strumenti — Slack. È molto utile. Allo stesso tempo, non abbiamo utilizzato la funzione “Rapporti” e tutto ciò che contribuisce all’elemento finanziario. Non avevamo semplicemente giustificazione per farlo.
Problemi nell’utilizzo di Worksection
Mi sembra che l’uso di WS dipenda da approcci e abitudini. Ad esempio, sono abituato a strutturare i compiti “dall’alto verso il basso”: l’obiettivo generale è in alto, poi i progetti, i compiti e altri componenti sono strutturati dall’alto verso il basso. In Worksection, non sono riuscito a costruire l’intero progetto usando questo schema. Ho dovuto utilizzare altre risorse per disegnare macro-immagini e capire cosa stesse succedendo. Ma all’interno di un determinato progetto, tutto era semplice e logico.