A gestão de projetos em autoridades estaduais é frequentemente associada a barreiras legislativas, desvio de verbas e pilhas de relatórios. Assim, é ainda mais satisfatório saber que ano após ano, o número de projetos bem-sucedidos está crescendo no setor público.
No dia 12 de março, a Agência Estadual para a e‑Governança da Ucrânia, em colaboração com a Sociedade Alemã de Cooperação Internacional (GIZ), lançou um projeto de serviço eletrônico. Através do Viber e Telegram, você pode receber consultoria sobre como registrar um cartão de identidade, passaporte internacional ou permissão de residência.
Nenhum projeto de grande escala pode ser implementado sem software especializado.
Assim, decidimos descobrir a maneira de trabalhar no projeto de Saúde – o sistema nacional de saúde eletrônica. Nesse processo, fomos assistidos por Yuriy Bugay, o Chefe do Escritório de Projetos de eHealth, que estava encarregado de lançar o sistema.
Você pode assistir à entrevista com Yuriy Bugay no canal do YouTube da Worksection
Características específicas do eHealth:- Para quem: para gerentes seniores e funcionários de instituições médicas, para médicos e pacientes.
- Onde funciona: em todas as regiões da Ucrânia. A lista exata está publicada no site do eHealth.
- Como funciona: existem certas vantagens para cada categoria de usuários. Por exemplo, pacientes fazem declarações com médicos, médicos registram as declarações no sistema e recebem dinheiro por elas do governo.
- Para que serve: contribui para controlar os gastos de fundos em saúde, forma estatísticas de doenças e tratamentos.
Como o eHealth adotou o Worksection
Havia três equipes trabalhando no eHealth. Deixe-me falar sobre duas delas:- A equipe do Escritório de Projetos desenvolveu o sistema de TI, e foi a primeira a adotar o Worksection. Talvez isso tenha acontecido porque a maioria dos especialistas veio do setor de TI.
- A equipe do Ministério do Desenvolvimento Econômico e Comércio da Ucrânia desenvolveu a base Legislativa para lançar a reforma. O pessoal do Ministério do Desenvolvimento Econômico tinha outra situação: havia muitos bons especialistas de conteúdo, mas sem conhecimento e habilidades de gerenciamento de projetos em instituições públicas.
Enfrentamos muitas direções, portanto, foi o Worksection que tentamos usar imediatamente para gerenciamento de
projetos. Nem tudo correu bem nos estágios iniciais.
Em determinado momento, até nos afastamos do uso de sua estrutura. Decidimos entender a natureza do gerenciamento de projetos: seu propósito, critérios de sucesso, resultados esperados e métodos para avaliá-los. Após resolver essas questões, muitos especialistas voltaram para o Worksection.
Qual é a vantagem do WS para gerenciamento de projetos em agências e instituições públicas?
Este é um instrumento lógico que não apresenta muitas funções complicadas. As coisas mais importantes estão sempre à mão. Mas se você fornecer esse instrumento de uma vez sem explicar suas funções, você não obterá o resultado. Isso foi o que encontramos. Por exemplo, definimos uma tarefa no sistema, então abrimos depois de duas semanas – e nada foi feito. Por isso, acredito que a primeira coisa a fazer é ensinar como operar o rastreador de tarefas.
Quando você adota uma abordagem de projeto na gestão estatal, não faz sentido se prender a uma ferramenta. É mais importante mudar a consciência. Estou profundamente convencido de que precisamos acostumar as pessoas ao gerenciamento de projetos como uma forma de pensar.
Quais funções do Worksection se mostraram
úteis?
Mais do que tudo, precisávamos do Worksection durante a fase ativa do nosso trabalho: de março a setembro de 2017. O processo de integração levou aproximadamente um mês.
Graças ao WS nós:- entendemos o que estava sendo feito e por quem:
- sabíamos os status de tarefas específicas:
- comunicávamos rápida e efetivamente:
As seguintes funções foram de importância chave.
- projetos e componentes de projeto, responsáveis, comunicadores:
- cronogramas:
- documentos:
A propósito, integramos o Worksection com um de nossos instrumentos — Slack. É muito legal. Ao mesmo tempo, não usamos a função “Relatórios” e tudo que contribui para a instrumentalidade financeira. Simplesmente não tínhamos uma conexão para isso.
Problemas no uso do Worksection
Parece-me que o uso do WS depende de abordagens e hábitos. Por exemplo, estou acostumado a estruturar tarefas “de cima para baixo”: o objetivo geral está no topo, depois vêm os projetos, tarefas e outros componentes fluindo de cima para baixo. No Worksection, não consegui construir todo o projeto utilizando esse esquema. Tive que usar outros recursos para desenhar macroimagens e entender o que estava acontecendo. Mas dentro de um projeto específico, tudo era simples e lógico.
- Para quem: para gerentes seniores e funcionários de instituições médicas, para médicos e pacientes.
- Onde funciona: em todas as regiões da Ucrânia. A lista exata está publicada no site do eHealth.
- Como funciona: existem certas vantagens para cada categoria de usuários. Por exemplo, pacientes fazem declarações com médicos, médicos registram as declarações no sistema e recebem dinheiro por elas do governo.
- Para que serve: contribui para controlar os gastos de fundos em saúde, forma estatísticas de doenças e tratamentos.
Como o eHealth adotou o Worksection
- A equipe do Escritório de Projetos desenvolveu o sistema de TI, e foi a primeira a adotar o Worksection. Talvez isso tenha acontecido porque a maioria dos especialistas veio do setor de TI.
- A equipe do Ministério do Desenvolvimento Econômico e Comércio da Ucrânia desenvolveu a base Legislativa para lançar a reforma. O pessoal do Ministério do Desenvolvimento Econômico tinha outra situação: havia muitos bons especialistas de conteúdo, mas sem conhecimento e habilidades de gerenciamento de projetos em instituições públicas.
Enfrentamos muitas direções, portanto, foi o Worksection que tentamos usar imediatamente para gerenciamento de
projetos. Nem tudo correu bem nos estágios iniciais.
Em determinado momento, até nos afastamos do uso de sua estrutura. Decidimos entender a natureza do gerenciamento de projetos: seu propósito, critérios de sucesso, resultados esperados e métodos para avaliá-los. Após resolver essas questões, muitos especialistas voltaram para o Worksection.
Qual é a vantagem do WS para gerenciamento de projetos em agências e instituições públicas?
Este é um instrumento lógico que não apresenta muitas funções complicadas. As coisas mais importantes estão sempre à mão. Mas se você fornecer esse instrumento de uma vez sem explicar suas funções, você não obterá o resultado. Isso foi o que encontramos. Por exemplo, definimos uma tarefa no sistema, então abrimos depois de duas semanas – e nada foi feito. Por isso, acredito que a primeira coisa a fazer é ensinar como operar o rastreador de tarefas.
Quando você adota uma abordagem de projeto na gestão estatal, não faz sentido se prender a uma ferramenta. É mais importante mudar a consciência. Estou profundamente convencido de que precisamos acostumar as pessoas ao gerenciamento de projetos como uma forma de pensar.
Quais funções do Worksection se mostraram
úteis?
Mais do que tudo, precisávamos do Worksection durante a fase ativa do nosso trabalho: de março a setembro de 2017. O processo de integração levou aproximadamente um mês.
Graças ao WS nós:
- entendemos o que estava sendo feito e por quem:
- sabíamos os status de tarefas específicas:
- comunicávamos rápida e efetivamente:
As seguintes funções foram de importância chave.
- projetos e componentes de projeto, responsáveis, comunicadores:
- cronogramas:
- documentos:
A propósito, integramos o Worksection com um de nossos instrumentos — Slack. É muito legal. Ao mesmo tempo, não usamos a função “Relatórios” e tudo que contribui para a instrumentalidade financeira. Simplesmente não tínhamos uma conexão para isso.
Problemas no uso do Worksection
Parece-me que o uso do WS depende de abordagens e hábitos. Por exemplo, estou acostumado a estruturar tarefas “de cima para baixo”: o objetivo geral está no topo, depois vêm os projetos, tarefas e outros componentes fluindo de cima para baixo. No Worksection, não consegui construir todo o projeto utilizando esse esquema. Tive que usar outros recursos para desenhar macroimagens e entender o que estava acontecendo. Mas dentro de um projeto específico, tudo era simples e lógico.