La gestion de projets dans les autorités étatiques est souvent associée à des barrières législatives, des détournements de budget et des piles de rapports. Il est donc d’autant plus satisfaisant de savoir que d’année en année, le nombre de projets réussis dans le secteur public augmente.
Le 12 mars, l’Agence d’État pour l’e-Gouvernement de l’Ukraine, en collaboration avec la société allemande
de coopération internationale (GIZ), a lancé un projet de service électronique. Via Viber et Telegram, vous pouvez obtenir des conseils sur la manière de vous inscrire pour obtenir une carte d’identité, un passeport international ou un permis de séjour.
Aucun projet à grande échelle né peut être mis en œuvre sans logiciel spécial.
Nous avons donc décidé de découvrir la façon de travailler sur le projet pour la santé – le système de santé électronique national. Dans ce processus, nous avons été assistés par Yuriy Bugay, le responsable du Bureau du projet eHealth, qui était en charge du lancement du système.
Vous pouvez regarder l’interview de Yuriy Bugay sur la chaîne YouTube de Worksection
Caractéristiques spécifiques de eHealth :- Pour qui : pour les cadres supérieurs et les employés des établissements médicaux, pour les médecins et les patients.
- Où cela fonctionne : dans toutes les régions de l’Ukraine. La liste exacte est publiée sur le site Web de eHealth.
- Comment cela fonctionne : il y a certains avantages pour chaque catégorie d’utilisateurs. Par exemple, les patients contractent des déclarations avec les médecins, les médecins enregistrent les déclarations dans le système et reçoivent de l’argent pour cela de la part du gouvernement.
- À quelle fin : cela contribue à contrôler les dépenses de fonds pour la santé, forme des statistiques sur les maladies et les traitements.
Comment eHealth a adopté Worksection
Il y avait trois équipes travaillant sur eHealth. Permettez-moi de vous parler de deux d’entre elles :- L’équipe du Bureau de projet a développé le système informatique, et elle a été la première à adopter Worksection. Peut-être que cela s’est produit parce que la plupart des spécialistes venaient du secteur informatique.
- L’équipe du ministère du Développement économique et du Commerce de l’Ukraine a développé la base législative pour lancer la réforme. Le personnel du ministère du Développement économique avait une situation différente : il y avait de nombreux spécialistes contenants de bonnes connaissances mais manquant de compétences en gestion de projets dans les institutions publiques.
Nous avons été confrontés à de nombreuses directions, donc c’est Worksection que nous avons essayé d’utiliser instantanément pour la gestion de projet. Tout né s’est pas bien déroulé aux étapes initiales.
À un certain moment, nous nous sommes même éloignés de l’utilisation de son cadre. Nous avons décidé de comprendre la nature de la gestion de projet : son objectif, ses critères de succès, les résultats anticipés et les méthodes pour les évaluer. Après avoir résolu ces problèmes, de nombreux spécialistes sont revenus à Worksection.
Quel est l’avantage de WS pour la gestion de projets dans les agences et institutions publiques ?
C’est un outil logique né comportant pas beaucoup de fonctions compliquées. Les choses les plus importantes sont toujours à portée de main. Mais si vous fournissez cet outil immédiatement sans expliquer ses fonctions, vous n’obtiendrez pas le résultat. C’est ce à quoi nous avons été confrontés. Par exemple, nous avons établi une tâche dans le système, puis nous l’avons ouverte deux semaines après – et rien n’avait été fait. C’est pourquoi je pense que la première chose à faire est d’apprendre à utiliser le gestionnaire de tâches.
Lorsque vous adoptez une approche projet dans la gestion d’État, il n’est pas utile de se focaliser sur un outil. Il est plus important de changer les mentalités. Je suis profondément convaincu que nous devons habituer les gens à la gestion de projets comme un mode de pensée.
Quelles fonctions de Worksection se sont révélées utiles ?
Nous avions le plus besoin de Worksection pendant la phase active de notre travail : de mars à septembre 2017. Le processus d’intégration a duré environ un mois.
Grâce à WS, nous :- avons compris ce qui se faisait et par qui :
- savions les statuts des tâches particulières :
- communiquions rapidement et efficacement :
Les fonctions suivantes étaient d’une importance clé.
- projets et composants de projet, personnes responsables, communicants :
- délais :
- documents :
D’ailleurs, nous avons intégré Worksection avec l’un de nos outils — Slack. C’est très bien. En même temps, nous n’avons pas utilisé la fonction “Rapports” et tout ce qui contribue à la fonctionnalité financière. Nous n’avions tout simplement pas de rapprochement à cela.
Problèmes d’utilisation de Worksection
Il me semble que l’utilisation de WS dépend d’approches et d’habitudes. Par exemple, je suis habitué à structurer les tâches “de haut en bas” : l’objectif général est en haut, puis les projets, les tâches et d’autres composants s’organisent de haut en bas. Dans Worksection, je n’ai pas réussi à construire l’ensemble du projet en utilisant ce schéma. J’ai dû utiliser d’autres ressources pour dessiner des images macro et comprendre ce qui se passait. Mais à l’intérieur d’un projet précis, tout était simple et logique.
- Pour qui : pour les cadres supérieurs et les employés des établissements médicaux, pour les médecins et les patients.
- Où cela fonctionne : dans toutes les régions de l’Ukraine. La liste exacte est publiée sur le site Web de eHealth.
- Comment cela fonctionne : il y a certains avantages pour chaque catégorie d’utilisateurs. Par exemple, les patients contractent des déclarations avec les médecins, les médecins enregistrent les déclarations dans le système et reçoivent de l’argent pour cela de la part du gouvernement.
- À quelle fin : cela contribue à contrôler les dépenses de fonds pour la santé, forme des statistiques sur les maladies et les traitements.
Comment eHealth a adopté Worksection
- L’équipe du Bureau de projet a développé le système informatique, et elle a été la première à adopter Worksection. Peut-être que cela s’est produit parce que la plupart des spécialistes venaient du secteur informatique.
- L’équipe du ministère du Développement économique et du Commerce de l’Ukraine a développé la base législative pour lancer la réforme. Le personnel du ministère du Développement économique avait une situation différente : il y avait de nombreux spécialistes contenants de bonnes connaissances mais manquant de compétences en gestion de projets dans les institutions publiques.
Nous avons été confrontés à de nombreuses directions, donc c’est Worksection que nous avons essayé d’utiliser instantanément pour la gestion de projet. Tout né s’est pas bien déroulé aux étapes initiales.
À un certain moment, nous nous sommes même éloignés de l’utilisation de son cadre. Nous avons décidé de comprendre la nature de la gestion de projet : son objectif, ses critères de succès, les résultats anticipés et les méthodes pour les évaluer. Après avoir résolu ces problèmes, de nombreux spécialistes sont revenus à Worksection.
Quel est l’avantage de WS pour la gestion de projets dans les agences et institutions publiques ?
C’est un outil logique né comportant pas beaucoup de fonctions compliquées. Les choses les plus importantes sont toujours à portée de main. Mais si vous fournissez cet outil immédiatement sans expliquer ses fonctions, vous n’obtiendrez pas le résultat. C’est ce à quoi nous avons été confrontés. Par exemple, nous avons établi une tâche dans le système, puis nous l’avons ouverte deux semaines après – et rien n’avait été fait. C’est pourquoi je pense que la première chose à faire est d’apprendre à utiliser le gestionnaire de tâches.
Lorsque vous adoptez une approche projet dans la gestion d’État, il n’est pas utile de se focaliser sur un outil. Il est plus important de changer les mentalités. Je suis profondément convaincu que nous devons habituer les gens à la gestion de projets comme un mode de pensée.
Quelles fonctions de Worksection se sont révélées utiles ?
Nous avions le plus besoin de Worksection pendant la phase active de notre travail : de mars à septembre 2017. Le processus d’intégration a duré environ un mois.
Grâce à WS, nous :
- avons compris ce qui se faisait et par qui :
- savions les statuts des tâches particulières :
- communiquions rapidement et efficacement :
Les fonctions suivantes étaient d’une importance clé.
- projets et composants de projet, personnes responsables, communicants :
- délais :
- documents :
D’ailleurs, nous avons intégré Worksection avec l’un de nos outils — Slack. C’est très bien. En même temps, nous n’avons pas utilisé la fonction “Rapports” et tout ce qui contribue à la fonctionnalité financière. Nous n’avions tout simplement pas de rapprochement à cela.
Problèmes d’utilisation de Worksection
Il me semble que l’utilisation de WS dépend d’approches et d’habitudes. Par exemple, je suis habitué à structurer les tâches “de haut en bas” : l’objectif général est en haut, puis les projets, les tâches et d’autres composants s’organisent de haut en bas. Dans Worksection, je n’ai pas réussi à construire l’ensemble du projet en utilisant ce schéma. J’ai dû utiliser d’autres ressources pour dessiner des images macro et comprendre ce qui se passait. Mais à l’intérieur d’un projet précis, tout était simple et logique.