La gestión de proyectos en las autoridades estatales a menudo está asociada con barreras legislativas, malversación de presupuestos y pilas de informes. Por lo tanto, es aún más satisfactorio saber que año tras año, el número de proyectos exitosos está creciendo en el sector público.
El 12 de marzo, la Agencia Estatal de e‑Gobernanza de Ucrania, en colaboración con la Sociedad Alemana de Cooperación Internacional (GIZ), lanzó un proyecto de servicio electrónico. A través de Viber y Telegram, puede ser consultado sobre cómo registrar una tarjeta de identificación, un pasaporte internacional o un permiso de residencia.
Ningún proyecto a gran escala puede ser implementado sin software especial.
Así que decidimos descubrir la forma de trabajar en el proyecto de Salud — el sistema nacional de salud electrónica. En este proceso, nos asistió Yuriy Bugay, el Jefe de la Oficina de Proyectos de eSalud, quien estaba a cargo del lanzamiento del sistema.
Puedes ver la entrevista con Yuriy Bugay en el canal de YouTube de Worksection
[VIDEO:https://youtu.be/dGMR6UmoCMs]
Características específicas de eSalud:- Para quién: para directores y empleados de instituciones médicas, para doctores y pacientes.
- Dónde funciona: en todas las regiones de Ucrania. La lista exacta está publicada en el sitio web de eSalud.
- Cómo funciona: hay ciertas ventajas para cada categoría de usuarios. Por ejemplo, los pacientes firman declaraciones con los doctores, los doctores registran las declaraciones en el sistema y reciben dinero por ellas del gobierno.
- Con qué propósito: contribuye a controlar el gasto de fondos en salud, forma estadísticas de enfermedades y tratamientos.
Cómo eSalud adoptó Worksection
Hubo tres equipos trabajando en eSalud. Permíteme contarte sobre dos de ellos:- El equipo de la Oficina de Proyectos desarrolló el sistema de TI, y fue el primero en adoptar Worksection. Quizás esto sucedió porque la mayoría de los especialistas provenían del negocio de TI.
- El equipo del Ministerio de Desarrollo Económico y Comercio de Ucrania desarrolló la base legislativa para lanzar la reforma. El personal del Ministerio de Desarrollo Económico enfrentó otra situación: había muchos buenos especialistas en la materia que carecían de conocimientos y habilidades de gestión de proyectos en instituciones públicas.
Nos enfrentamos a muchas direcciones, por lo que fue Worksection el que intentamos utilizar de inmediato para la
gestión de proyectos. No todo fue fácil en las etapas iniciales.
En un determinado momento, incluso nos alejamos de usar su marco. Decidimos descubrir la naturaleza de la gestión de proyectos: su propósito, criterios de éxito, resultados anticipados y métodos para evaluarlos. Después de resolver estas cuestiones, muchos especialistas regresaron a Worksection.
¿Cuál es la ventaja de WS para la gestión de proyectos en agencias e instituciones públicas?
Esta es una herramienta lógica que no presenta muchas funciones complicadas. Las cosas más importantes siempre están à la mano. Pero si se proporciona dicha herramienta de inmediato sin explicar sus funciones, no obtendrá el resultado. Esto es con lo que nos encontramos. Por ejemplo, establecimos una tarea en el sistema, luego la abrimos en dos semanas — y nada se había hecho. Por eso creo que lo primero que hay que hacer es enseñar cómo operar el rastreador de tareas.
Cuando adoptas un enfoque de proyecto en la gestión estatal, no tiene sentido quedarse atrapado en una herramienta. Es más importante cambiar la conciencia. Estoy profundamente convencido de que necesitamos acostumbrar a las personas à la gestión de proyectos como forma de pensar.
¿Qué funciones de Worksection resultaron ser útiles?
Más que nada, necesitábamos Worksection durante la fase activa de nuestro trabajo: de marzo a septiembre de 2017. El proceso de integración tomó aproximadamente un mes.
Gracias a WS:- entendimos qué se estaba haciendo y por quién:
- conocíamos los estados de tareas particulares:
- comunicamos rápida y efectivamente:
Las siguientes funciones fueron de clave importancia.
- proyectos y componentes del proyecto, personas responsables, comunicadores:
- plazos:
- documentos:
Por cierto, integramos Worksection con uno de nuestros instrumentos — Slack. Es muy genial. Al mismo tiempo, no usamos la función “Informes” y todo lo que contribuye à la instrumentalidad financiera. Simplemente no tuvimos conexión con ello.
Problemas en el uso de Worksection
Me parece que el uso de WS depende de enfoques y hábitos. Por ejemplo, estoy acostumbrado a estructurar tareas “de arriba hacia abajo”: el objetivo general está en la parte superior, luego los proyectos, tareas y otros componentes se derivan de arriba hacia abajo. En Worksection, no logré construir todo el proyecto utilizando tal esquema. Tuve que usar otros recursos para dibujar imágenes macro y entender qué estaba sucediendo. Pero dentro de un proyecto definido, todo era simple y lógico.
- Para quién: para directores y empleados de instituciones médicas, para doctores y pacientes.
- Dónde funciona: en todas las regiones de Ucrania. La lista exacta está publicada en el sitio web de eSalud.
- Cómo funciona: hay ciertas ventajas para cada categoría de usuarios. Por ejemplo, los pacientes firman declaraciones con los doctores, los doctores registran las declaraciones en el sistema y reciben dinero por ellas del gobierno.
- Con qué propósito: contribuye a controlar el gasto de fondos en salud, forma estadísticas de enfermedades y tratamientos.
Cómo eSalud adoptó Worksection
- El equipo de la Oficina de Proyectos desarrolló el sistema de TI, y fue el primero en adoptar Worksection. Quizás esto sucedió porque la mayoría de los especialistas provenían del negocio de TI.
- El equipo del Ministerio de Desarrollo Económico y Comercio de Ucrania desarrolló la base legislativa para lanzar la reforma. El personal del Ministerio de Desarrollo Económico enfrentó otra situación: había muchos buenos especialistas en la materia que carecían de conocimientos y habilidades de gestión de proyectos en instituciones públicas.
Nos enfrentamos a muchas direcciones, por lo que fue Worksection el que intentamos utilizar de inmediato para la
gestión de proyectos. No todo fue fácil en las etapas iniciales.
En un determinado momento, incluso nos alejamos de usar su marco. Decidimos descubrir la naturaleza de la gestión de proyectos: su propósito, criterios de éxito, resultados anticipados y métodos para evaluarlos. Después de resolver estas cuestiones, muchos especialistas regresaron a Worksection.
¿Cuál es la ventaja de WS para la gestión de proyectos en agencias e instituciones públicas?
Esta es una herramienta lógica que no presenta muchas funciones complicadas. Las cosas más importantes siempre están à la mano. Pero si se proporciona dicha herramienta de inmediato sin explicar sus funciones, no obtendrá el resultado. Esto es con lo que nos encontramos. Por ejemplo, establecimos una tarea en el sistema, luego la abrimos en dos semanas — y nada se había hecho. Por eso creo que lo primero que hay que hacer es enseñar cómo operar el rastreador de tareas.
Cuando adoptas un enfoque de proyecto en la gestión estatal, no tiene sentido quedarse atrapado en una herramienta. Es más importante cambiar la conciencia. Estoy profundamente convencido de que necesitamos acostumbrar a las personas à la gestión de proyectos como forma de pensar.
¿Qué funciones de Worksection resultaron ser útiles?
Más que nada, necesitábamos Worksection durante la fase activa de nuestro trabajo: de marzo a septiembre de 2017. El proceso de integración tomó aproximadamente un mes.
Gracias a WS:
- entendimos qué se estaba haciendo y por quién:
- conocíamos los estados de tareas particulares:
- comunicamos rápida y efectivamente:
Las siguientes funciones fueron de clave importancia.
- proyectos y componentes del proyecto, personas responsables, comunicadores:
- plazos:
- documentos:
Por cierto, integramos Worksection con uno de nuestros instrumentos — Slack. Es muy genial. Al mismo tiempo, no usamos la función “Informes” y todo lo que contribuye à la instrumentalidad financiera. Simplemente no tuvimos conexión con ello.
Problemas en el uso de Worksection
Me parece que el uso de WS depende de enfoques y hábitos. Por ejemplo, estoy acostumbrado a estructurar tareas “de arriba hacia abajo”: el objetivo general está en la parte superior, luego los proyectos, tareas y otros componentes se derivan de arriba hacia abajo. En Worksection, no logré construir todo el proyecto utilizando tal esquema. Tuve que usar otros recursos para dibujar imágenes macro y entender qué estaba sucediendo. Pero dentro de un proyecto definido, todo era simple y lógico.