Managementul proiectelor în autoritățile de stat este adesea asociat cu bariere legislative, delapidări de buget și stive de rapoarte. Astfel, este cu atât mai satisfăcător să știm că, an de an, numărul proiectelor de succes crește în sectorul public.
Pe 12 martie, Agenția de Stat pentru e‑Guvernare din Ucraina, în colaborare cu Societatea Germană pentru Cooperare Internațională (GIZ), a lansat un proiect de serviciu electronic. Prin Viber și Telegram, puteți primi consultații despre cum să înregistrați un card de identitate, pașaport internațional sau permis de ședere.
Niciun proiect la scară largă nu poate fi implementat fără un software specializat.
Așadar, am decis să descoperim modul de lucru la proiectul pentru Sănătate – sistemul național electronic de sănătate. În acest proces, am fost asistați de Yuriy Bugay, șeful Biroului de Proiecte eHealth, care a fost responsabil pentru lansarea sistemului.
Puteți viziona interviul cu Yuriy Bugay pe canalul YouTube al Worksection
Caracteristici specifice ale eHealth:- Pentru cine: pentru manageri seniori și angajați din instituții medicale, pentru medici și pacienți.
- Unde funcționează: în toate regiunile Ucrainei. Lista exactă este postată pe site-ul eHealth.
- Cum funcționează: există anumite avantaje pentru fiecare categorie de utilizatori. De exemplu, pacienții încheie declarații cu medicii, medicii înregistrează declarațiile în sistem și primesc bani pentru ele de la guvern.
- Cu ce scop: contribuie la controlul cheltuielilor de fonduri pentru sănătate, formează statistici privind bolile și tratamentele.
Cum a adoptat eHealth Worksection
Au fost trei echipe care au lucrat la eHealth. Permiteți-mi să vă povestesc despre două dintre ele:- Echipa Biroului de Proiecte a dezvoltat sistemul IT și a fost prima care a adoptat Worksection. Poate a fost așa deoarece majoritatea specialiștilor proveneau din domeniul IT.
- Echipa Ministerului Dezvoltării Economice și Comerțului din Ucraina a dezvoltat baza legislativă pentru lansarea reformei. Personalul Ministerului Dezvoltării Economice a avut o altă situație: existau mulți specialiști buni în domeniul lor, dar fără cunoștințe și abilități de management al proiectelor în instituții publice.
Né-am confruntat cu multe direcții, astfel că am încercat să folosim Worksection de la început pentru managementul proiectelor. Nu totul a decurs bine în etapele inițiale.
La un moment dat, am renunțat chiar să folosim cadrul său. Am decis să înțelegem natura managementului proiectelor: scopul său, criteriile de succes, rezultatele anticipate și metodele de evaluare a acestora. După ce am rezolvat aceste probleme, mulți specialiști s‑au întors la Worksection.
Care este avantajul WS pentru managementul proiectelor în agenții și instituții publice?
Acesta este un instrument logic, care nu conține multe funcții complicate. Cele mai importante lucruri sunt mereu la îndemână. Dar dacă oferiți un astfel de instrument dintr‑o dată fără a explica funcțiile sale, nu veți obține rezultatul. Aceasta este ceea ce am întâlnit. De exemplu, am stabilit o sarcină în sistem, apoi am deschis‑o după două săptămâni – și nu s‑a făcut nimic. De aceea cred că primul lucru care trebuie făcut este să învățăm cum să operăm cu trackerul de sarcini.
Când adopți o abordare pe bază de proiect în gestionarea statului, nu are sens să te blochezi într-un instrument. Este mai important să schimbi mentalitatea. Sunt profund convins că trebuie să‑i obișnuim pe oameni cu managementul proiectelor ca mod de gândire.
Care funcții Worksection s‑au dovedit a fi utile?
Cel mai mult am avut nevoie de Worksection în timpul fazei active a muncii noastre: din martie până în septembrie 2017. Procesul de integrare a durat aproximativ o lună.
Din cauza WS am:- înțeles ce era făcut și de cine:
- cunoscut starea sarcinilor particulare:
- comunicat rapid și eficient:
Funcțiile următoare au fost de o importanță cheie.
- proiecte și componente ale proiectelor, persoane responsabile, comunicatori:
- termene:
- documente:
Din păcate, am integrat Worksection cu unul dintre instrumentele noastre — Slack. Este foarte grozav. În același timp, nu am folosit funcția „Rapoarte” și tot ce contribuie la instrumentele financiare. Pur și simplu nu am avut legătură cu aceasta.
Probleme în utilizarea Worksection
Mi se pare că utilizarea WS depinde de abordări și obiceiuri. De exemplu, eu sunt obișnuit să structurez sarcinile „de sus în jos”: obiectivul general este în partea de sus, apoi proiectele, sarcinile și alte componente sunt organizate din sus în jos. În Worksection, nu am reușit să construiesc întregul proiect folosind o astfel de schemă. A trebuit să folosesc alte resurse pentru a trasa imagini macro și a înțelege ce se întâmplă. Dar în cadrul unui proiect definit, totul era simplu și logic.
- Pentru cine: pentru manageri seniori și angajați din instituții medicale, pentru medici și pacienți.
- Unde funcționează: în toate regiunile Ucrainei. Lista exactă este postată pe site-ul eHealth.
- Cum funcționează: există anumite avantaje pentru fiecare categorie de utilizatori. De exemplu, pacienții încheie declarații cu medicii, medicii înregistrează declarațiile în sistem și primesc bani pentru ele de la guvern.
- Cu ce scop: contribuie la controlul cheltuielilor de fonduri pentru sănătate, formează statistici privind bolile și tratamentele.
Cum a adoptat eHealth Worksection
- Echipa Biroului de Proiecte a dezvoltat sistemul IT și a fost prima care a adoptat Worksection. Poate a fost așa deoarece majoritatea specialiștilor proveneau din domeniul IT.
- Echipa Ministerului Dezvoltării Economice și Comerțului din Ucraina a dezvoltat baza legislativă pentru lansarea reformei. Personalul Ministerului Dezvoltării Economice a avut o altă situație: existau mulți specialiști buni în domeniul lor, dar fără cunoștințe și abilități de management al proiectelor în instituții publice.
Né-am confruntat cu multe direcții, astfel că am încercat să folosim Worksection de la început pentru managementul proiectelor. Nu totul a decurs bine în etapele inițiale.
La un moment dat, am renunțat chiar să folosim cadrul său. Am decis să înțelegem natura managementului proiectelor: scopul său, criteriile de succes, rezultatele anticipate și metodele de evaluare a acestora. După ce am rezolvat aceste probleme, mulți specialiști s‑au întors la Worksection.
Care este avantajul WS pentru managementul proiectelor în agenții și instituții publice?
Acesta este un instrument logic, care nu conține multe funcții complicate. Cele mai importante lucruri sunt mereu la îndemână. Dar dacă oferiți un astfel de instrument dintr‑o dată fără a explica funcțiile sale, nu veți obține rezultatul. Aceasta este ceea ce am întâlnit. De exemplu, am stabilit o sarcină în sistem, apoi am deschis‑o după două săptămâni – și nu s‑a făcut nimic. De aceea cred că primul lucru care trebuie făcut este să învățăm cum să operăm cu trackerul de sarcini.
Când adopți o abordare pe bază de proiect în gestionarea statului, nu are sens să te blochezi într-un instrument. Este mai important să schimbi mentalitatea. Sunt profund convins că trebuie să‑i obișnuim pe oameni cu managementul proiectelor ca mod de gândire.
Care funcții Worksection s‑au dovedit a fi utile?
Cel mai mult am avut nevoie de Worksection în timpul fazei active a muncii noastre: din martie până în septembrie 2017. Procesul de integrare a durat aproximativ o lună.
Din cauza WS am:
- înțeles ce era făcut și de cine:
- cunoscut starea sarcinilor particulare:
- comunicat rapid și eficient:
Funcțiile următoare au fost de o importanță cheie.
- proiecte și componente ale proiectelor, persoane responsabile, comunicatori:
- termene:
- documente:
Din păcate, am integrat Worksection cu unul dintre instrumentele noastre — Slack. Este foarte grozav. În același timp, nu am folosit funcția „Rapoarte” și tot ce contribuie la instrumentele financiare. Pur și simplu nu am avut legătură cu aceasta.
Probleme în utilizarea Worksection
Mi se pare că utilizarea WS depinde de abordări și obiceiuri. De exemplu, eu sunt obișnuit să structurez sarcinile „de sus în jos”: obiectivul general este în partea de sus, apoi proiectele, sarcinile și alte componente sunt organizate din sus în jos. În Worksection, nu am reușit să construiesc întregul proiect folosind o astfel de schemă. A trebuit să folosesc alte resurse pentru a trasa imagini macro și a înțelege ce se întâmplă. Dar în cadrul unui proiect definit, totul era simplu și logic.