Projektové řízení ve státních orgánech je často spojováno s legislativními překážkami, rozpočtovými podvody a hromadami zpráv. O to více potěšující je vědět, že rok od roku roste počet úspěšných projektů v veřejném sektoru.
Dne 12. března zahájila Státní agentura pro e‑Governance Ukrajiny ve spolupráci s Německou
mezinárodní spoluprací (GIZ) projekt elektronické služby. Prostřednictvím Viberu a Telegramu můžete být konzultováni, jak zaregistrovat občanský průkaz, mezinárodní pas nebo povolení k pobytu.
Žádný rozsáhlý projekt nemůže být realizován bez speciálního softwaru.
Proto jsme se rozhodli prozkoumat způsob práce na projektu pro zdravotnictví – národním elektronickém systému zdravotní péče. V tomto procesu nám pomohl Yuriy Bugay, vedoucí kanceláře projektu eHealth, který byl zodpovědný za spuštění systému.
Intervju s Yuriyem Bugayem si můžete prohlédnout na YouTube kanálu Worksection
Specifické vlastnosti eHealth:- Pro koho: pro vrcholové manažery a zaměstnance zdravotnických zařízení, pro lékaře a pacienty.
- Kde to funguje: ve všech regionech Ukrajiny. Přesný seznam je zveřejněn na webových stránkách eHealth.
- Jak to funguje: existují určité výhody pro každou kategorii uživatelů. Například pacienti uzavírají deklarace s lékaři, lékaři registrují deklarace v systému a z vlády za ně dostávají peníze.
- Za jakým účelem: přispívá k kontrole výdajů na zdravotní péči, formuje statistiky nemocí a léčby.
Jak eHealth přijal Worksection
Na eHealth pracovaly tři týmy. Rád bych vám řekl o dvou z nich:- Tým projektové kanceláře vyvinul IT systém a byl prvním, kdo přijal Worksection. Možná se to stalo proto, že většina specialistů pocházela z IT byznysu.
- Tým Ministerstva hospodářského rozvoje a obchodu Ukrajiny vyvinul legislativní základ pro spuštění reformy. Zaměstnanci Ministerstva hospodářského rozvoje měli jinou situaci: chybělo mnoho dobrých expertů v oblasti projektového řízení ve veřejných institucích.
Setkali jsme se s mnoha směry, a proto jsme se pokusili použít Worksection pro projektové
řízení. Na počátečních fázích to nešlo hladce.
V určitý okamžik jsme se dokonce vzdálili od používání jeho rámce. Rozhodli jsme se prozkoumat povahu projektového řízení: jeho účel, kritéria úspěchu, očekávané výsledky a metody jejich hodnocení. Po vyřešení těchto problémů se mnozí specialisté vrátili k Worksection.
Jaké výhody má WS pro projektové řízení ve veřejných agenturách a institucích?
Je to logický nástroj, který nenabízí mnoho složitých funkcí. Ty nejdůležitější věci jsou vždy po ruce. Ale pokud poskytnete takový nástroj hned, aniž byste vysvětlili jeho funkce, nedosáhnete výsledku. To je to, co jsme zažili. Například jsme v systému nastavili úkol, poté jsme ho otevřeli za dva týdny – a nic nebylo hotovo. Proto si myslím, že prvním krokem je naučit, jak operovat sledovač úkolů.
Když přijmete projektový přístup ve státním řízení, nemá smysl se zasekávat v nástroji. Je důležitější změnit povědomí. Jsem hluboce přesvědčen, že musíme lidi zvyknout na projektové řízení jako na způsob myšlení.
Které funkce Worksection se ukázaly jako užitečné?
Nejvíce jsme potřebovali Worksection během aktivní fáze naší práce: od března do září 2017. Proces integrace trval přibližně měsíc.
Díky WS jsme:- pochopili, co se dělá a kým:
- znali stavy jednotlivých úkolů:
- komunikovali rychle a efektivně:
Následující funkce měly klíčový význam.
- projekty a projektové komponenty, odpovědné osoby, komunikátory:
- časové osy:
- dokumenty:
Mimochodem, integrovli jsme Worksection s jedním z našich nástrojů — Slack. Je to velmi cool. Zároveň jsme nevyužili funkci „Zprávy“ a vše, co přispívá k finanční instrumentálnosti. Jen jsme k tomu neměli spojení.
Problémy při používání Worksection
Zdá se mi, že používání WS závisí na přístupech a návycích. Například jsem zvyklý strukturovat úkoly „shora dolů“: obecný cíl je nahoře, pak projekty, úkoly a další komponenty se streamují shora dolů. V Worksection jsem nedokázal vybudovat celý projekt podle takového schématu. Musel jsem využít jiné zdroje k vytvoření makroobrazů a pochopit, co se děje. Ale uvnitř určitého projektu bylo vše jednoduché a logické.
- Pro koho: pro vrcholové manažery a zaměstnance zdravotnických zařízení, pro lékaře a pacienty.
- Kde to funguje: ve všech regionech Ukrajiny. Přesný seznam je zveřejněn na webových stránkách eHealth.
- Jak to funguje: existují určité výhody pro každou kategorii uživatelů. Například pacienti uzavírají deklarace s lékaři, lékaři registrují deklarace v systému a z vlády za ně dostávají peníze.
- Za jakým účelem: přispívá k kontrole výdajů na zdravotní péči, formuje statistiky nemocí a léčby.
Jak eHealth přijal Worksection
- Tým projektové kanceláře vyvinul IT systém a byl prvním, kdo přijal Worksection. Možná se to stalo proto, že většina specialistů pocházela z IT byznysu.
- Tým Ministerstva hospodářského rozvoje a obchodu Ukrajiny vyvinul legislativní základ pro spuštění reformy. Zaměstnanci Ministerstva hospodářského rozvoje měli jinou situaci: chybělo mnoho dobrých expertů v oblasti projektového řízení ve veřejných institucích.
Setkali jsme se s mnoha směry, a proto jsme se pokusili použít Worksection pro projektové
řízení. Na počátečních fázích to nešlo hladce.
V určitý okamžik jsme se dokonce vzdálili od používání jeho rámce. Rozhodli jsme se prozkoumat povahu projektového řízení: jeho účel, kritéria úspěchu, očekávané výsledky a metody jejich hodnocení. Po vyřešení těchto problémů se mnozí specialisté vrátili k Worksection.
Jaké výhody má WS pro projektové řízení ve veřejných agenturách a institucích?
Je to logický nástroj, který nenabízí mnoho složitých funkcí. Ty nejdůležitější věci jsou vždy po ruce. Ale pokud poskytnete takový nástroj hned, aniž byste vysvětlili jeho funkce, nedosáhnete výsledku. To je to, co jsme zažili. Například jsme v systému nastavili úkol, poté jsme ho otevřeli za dva týdny – a nic nebylo hotovo. Proto si myslím, že prvním krokem je naučit, jak operovat sledovač úkolů.
Když přijmete projektový přístup ve státním řízení, nemá smysl se zasekávat v nástroji. Je důležitější změnit povědomí. Jsem hluboce přesvědčen, že musíme lidi zvyknout na projektové řízení jako na způsob myšlení.
Které funkce Worksection se ukázaly jako užitečné?
Nejvíce jsme potřebovali Worksection během aktivní fáze naší práce: od března do září 2017. Proces integrace trval přibližně měsíc.
Díky WS jsme:
- pochopili, co se dělá a kým:
- znali stavy jednotlivých úkolů:
- komunikovali rychle a efektivně:
Následující funkce měly klíčový význam.
- projekty a projektové komponenty, odpovědné osoby, komunikátory:
- časové osy:
- dokumenty:
Mimochodem, integrovli jsme Worksection s jedním z našich nástrojů — Slack. Je to velmi cool. Zároveň jsme nevyužili funkci „Zprávy“ a vše, co přispívá k finanční instrumentálnosti. Jen jsme k tomu neměli spojení.
Problémy při používání Worksection
Zdá se mi, že používání WS závisí na přístupech a návycích. Například jsem zvyklý strukturovat úkoly „shora dolů“: obecný cíl je nahoře, pak projekty, úkoly a další komponenty se streamují shora dolů. V Worksection jsem nedokázal vybudovat celý projekt podle takového schématu. Musel jsem využít jiné zdroje k vytvoření makroobrazů a pochopit, co se děje. Ale uvnitř určitého projektu bylo vše jednoduché a logické.