À propos de nous :
- Agence digitale
- Une équipe de 15 personnes
- 9 ans sur le marché
- Plus d’une centaine de projets réalisés
- 55+ clients, y compris Libresse, Libero, ТЕТ, 1+1, ATB, Philips, Khortytsia, etc.
- L’entreprise utilise Worksection depuis plus de deux ans
Défis des grandes marques
Nous opérons sur le marché depuis 2009, en nous occupant des communications en ligne. Notre expérience d’agence a commencé par des projets locaux pour de grandes entreprises, puis nous avons développé un service tout compris pour les petites entreprises. Et finalement, nous avons commencé à travailler avec de grandes marques.
Les grandes marques signifient des entreprises complexes avec des tâches mult niveaux qui né peuvent pas être planifiées sur une feuille de papier ou dans un tableau Excel. Un site web, l’activation BTL, le travail avec des leaders d’opinion, la création de contenu, sa distribution et sa promotion – il est impossible de garder à l’esprit un tel volume de tâches, peu importe à quel point vous êtes multitâches et efficace en tant que gestionnaire.
Le manager senior doit superviser les activités de l’équipe, savoir ce qui se passé et quand, qui fait quoi, et il/elle doit comprendre combien de temps cela nécessite.
Pourquoi Worksection
Comment faire fonctionner une agence de publicité ?
À un certain moment, nous en sommes arrivés à la conclusion que nous avions besoin d’un gestionnaire de tâches. Nous avons essayé d’utiliser Basecamp, Asana, Trello et d’autres systèmes. Nous avons enquêté sur ce qui était populaire sur le marché, ce que nos collègues et clients utilisaient.
En fin de compte, nous avons adopté Worksection. Pour nous, ce système s’est avéré être le plus convivial, nous n’avons même pas eu besoin de visionner les vidéos de présentation. L’équipe a adopté Worksection sans problème.
Faisant partie de Sasquatch Digital, nous sommes attachés à une approche systémique pour avoir tout bien organisé.
Quand j’ouvre le programme, je vois des listes, des tableaux, un kanban, et cela me plonge dans un état de sérénité opérationnelle. Je comprends que tout est sous contrôle.
Un programme pour tous
Notre équipe est composée de 15 personnes : des designers, un département RND, des spécialistes SMM, des chefs de compte et une équipe en charge de la publicité globale. Tous les spécialistes ont des tâches différentes. Pour certains d’entre eux, il est essentiel de suivre le timing. Par exemple, notre responsable de compte classe clairement les tâches par ordre d’urgence. Quant à moi, j’ai besoin de voir les priorités dans les tâches. Je regarde l’échelle colorée, et tout devient clair pour moi.
Il est excellent d’avoir un système qui décrit l’ensemble du travail d’une équipe. Cela permet de revenir à tout moment et de clarifier les détails.
Ce que j’apprécie
J’aime le fait que Worksection nous permet de transformer la portée des tâches pour nous-mêmes. Par exemple, nous pouvons mettre en évidence quelque chose avec une couleur, formater un texte pour attirer l’attention sur un point, ajouter des liens, télécharger des fichiers. Et enfin, nous pouvons tout intégrer avec Slack ou Google Doc, ce qui est très utile pour une agence d’événements.
Ce qui est pratique, c’est la fonction kanban. Bien sûr, nous pourrions couvrir tous les murs de notre bureau avec des post-it, mais à quoi bon ? Dans Worksection, j’ai la vue kanban entièrement configurée. C’est un logiciel compact et pratique pour percevoir toutes les tâches et processus en cours.
À propos des emojis
Nous utilisons tout un ensemble d’emojis disponibles dans Worksection. Nous avions même l’habitude de demander à nos employés : “Envoyez simplement un ‘pouce en l’air’ si vous acceptez la tâche !” C’est pratique.
Récemment, nous avons discuté de ce qui pourrait être ajouté aux emojis. Et nous avons compris que Worksection a peu de smileys négatifs. Pourriez-vous en ajouter quelques-uns ?
La vie avant Worksection
Avant d’adopter Worksection, nous discutions simplement des tâches entre nous et les définissions par email. Nous manquions d’un processus structuré de définition des tâches. Quelque chose pouvait être perdu, quelque chose pouvait être négligé ou mal compris par un membre de l’équipe. Nous n’avions pas une compréhension claire de qui ferait quoi aujourd’hui. Il fallait toujours lever la tête et demander : “Que faites-vous aujourd’hui ?”
À propos de la planification
De quelle manière les taux horaires sont-ils comptés dans une agence digitale ?
Tout type d’entreprise nécessite un gestionnaire de tâches. Partout, si il y a plus de deux exécutants, la planification est cruciale, tout comme le contrôle des tâches et des processus. Supposons que nous sous-utilisons la fonction de notation des heures de travail dans Worksection.
En même temps, il existe des entreprises pour lesquelles le suivi du temps est un enjeu numéro un. Il y a tout un strata de freelances qui souhaitent travailler de manière systématique et réglementée. En utilisant Worksection, ils peuvent se connecter à un projet d’agence et interagir avec les clients là-bas.
Worksection est une solution logique et pratique pour les entités numériques. C’est bien mieux qu’un
carnet.
Si nous retirons Worksection des processus de l’agence, chaque seconde personne dira : “Comment vais-je définir une tâche maintenant ?”, le reste s’exclamera : “J’avais tous mes plans là-dedans !” Worksection structure non seulement le travail de l’équipe, mais le propre emploi du temps quotidien de la personne. C’est vraiment pratique.