Geometry-S : la valeur de Worksection pour une entreprise d'ingénierie

Oleg Sam­chyk, PDG de GEOMETRY‑S, a partagé avec nous com­ment son équipe a migré de Bitrix24 à Work­sec­tion en seule­ment une semaine, quelles sont les prin­ci­pales tâch­es que le sys­tème de ges­tion de pro­jet aide à gér­er et quel est l’a­van­tage de Work­sec­tion pour une entre­prise d’ingénierie.

GEOMETRY‑S est une entre­prise ukraini­enne qui conçoit des réseaux d’ingénierie pour des bâti­ments civils et indus­triels en util­isant des tech­nolo­gies BIM (mod­éli­sa­tion de l’in­for­ma­tion). L’équipe de Geometry‑S tra­vaille sur le marché depuis 2012.

Le sys­tème a en fait été intro­duit en 2017. Notre équipe a pro­gres­sive­ment gran­di, tout comme le nom­bre de pro­jets que nous géri­ons en même temps, donc nous avons réal­isé que les feuilles de cal­cul Google n’é­taient plus adap­tées. C’est ain­si que nous avons com­mencé à tra­vailler avec Bitrix24.

Le proces­sus de tran­si­tion de Bitrix24 à Work­sec­tion a pris jusqu’à 1 semaine. Des dif­fi­cultés sont apparues lors de la migra­tion des tâch­es en rai­son de leur grand nom­bre (plus de 8 000), donc il était néces­saire de net­toy­er Bitrix avant la migra­tion, de sup­primer toutes les anci­ennes tâch­es et de né con­serv­er que celles per­ti­nentes pour les pro­jets en cours.

Notre équipe, qui com­prend actuelle­ment 15 ingénieurs et env­i­ron 10 sous-trai­tants, est bien coor­don­née et donc a pleine­ment soutenu la tran­si­tion. Il a fal­lu plusieurs jours pour con­fig­ur­er les étapes, les éti­quettes et les comptes util­isa­teurs. Il con­vient égale­ment de not­er que l’adap­ta­tion a été sig­ni­fica­tive­ment plus rapi­de grâce à la démon­stra­tion des fonc­tion­nal­ités et des paramètres de Work­sec­tion. En seule­ment une demi-heure, nous avons reçu des répons­es à toutes nos questions.

Les prin­ci­pales tâch­es de pro­jet ont des bud­gets fix­es, donc il est très pra­tique de voir le rap­port financier du pro­jet, comme quel bud­get a été prévu, com­ment il est répar­ti et com­bi­en il reste actuelle­ment. De plus, pour cer­tains pro­jets (prin­ci­pale­ment étrangers), nous avons un paiement horaire, donc nous util­isons égale­ment le suivi. Nous pou­vons définir un prix horaire indi­vidu­el pour chaque util­isa­teur (par exem­ple, si nous avons un étu­di­ant en péri­ode d’es­sai), ce qui est égale­ment pratique.

Et le plus impor­tant est l’his­torique des tâch­es : vous pou­vez ouvrir l’archive à tout moment et trou­ver tout ce dont vous avez besoin dans les com­men­taires. Toute notre entre­prise est con­nec­tée à Work­sec­tion et toute la com­mu­ni­ca­tion de tra­vail s’y déroule.

Par con­séquent, ce que j’aimerais ajouter, c’est un chat de pro­jet, car par­fois les ques­tions con­cer­nent le pro­jet en général, et non des tâch­es spé­ci­fiques. Mais nous avons égale­ment trou­vé une solu­tion — nous créons une tâche séparée appelée “chat” dans le projet.

Nous sommes un bureau de pro­jet, donc nos pro­jets inclu­ent l’ensem­ble du cycle de développe­ment des réseaux d’ingénierie et des objets archi­tec­turaux, de la col­lecte des don­nées ini­tiales à l’ap­pro­ba­tion de la doc­u­men­ta­tion du pro­jet dans toutes les insti­tu­tions d’expertise.

Le cycle com­plet du pro­jet implique un grand nom­bre de tâch­es. Cer­taines peu­vent se dérouler en par­al­lèle, tan­dis que d’autres unique­ment de manière séquen­tielle, et par con­séquent, un décalage dans les délais d’une tâche affecte les délais de l’ensem­ble du pro­jet. Ici, nous util­isons un dia­gramme de Gantt : nous con­nec­tons les tâch­es, les ajus­tons dans le proces­sus et voyons l’é­tat réel et la date de fin réelle. Cela nous per­met d’éviter des “soupris­es” et de pren­dre des déci­sions à l’avance.

Nous impliquons égale­ment les clients dans les pro­jets dans le sys­tème, en par­ti­c­uli­er pour les pro­jets à tar­ifs horaires. Le client peut voir le suivi, par­ticiper à la dis­cus­sion rapi­de des ques­tions directe­ment dans les com­men­taires des tâch­es, approu­ver et même créer de nou­velles tâch­es pour le tra­vail futur. C’est un sys­tème de com­mu­ni­ca­tion com­plète­ment trans­par­ent qui réduit le tra­vail rou­tinier et offre au ges­tion­naire plus d’op­por­tu­nités pour des ques­tions stratégiques.

Il est très pra­tique que le sys­tème ait une inté­gra­tion avec Telegram. Actuelle­ment, 90 % des com­mu­ni­ca­tions dans les tâch­es se font pré­cisé­ment via le bot Telegram.

Oui, nous avons un cer­tain nom­bre de règle­ments internes, en par­ti­c­uli­er con­cer­nant Work­sec­tion : exi­gences pour nom­mer les tâch­es, rem­plir les don­nées ini­tiales (temps, coûts de main-d’œu­vre, bud­get), les étapes Kan­ban et la per­son­ne respon­s­able de l’é­tape à laque­lle les tâch­es « avan­cent » dans le proces­sus, ain­si que des règles pour fer­mer et accepter les tâch­es, etc.

Absol­u­ment ! Si vous voulez grandir, tôt ou tard, vous serez con­fron­té à la ques­tion de la mise en œuvre d’un sys­tème de ges­tion de pro­jet. Alors pourquoi né pas le faire main­tenant ? Surtout quand il existe un pro­duit ukrainien aus­si génial.