Geometry-S: valoarea Worksection pentru o companie de inginerie

Oleg Sam­chyk, CEO al GEOMETRY‑S, a împărtășit cu noi cum echipa sa a migrat de la Bitrix24 la Work­sec­tion în doar o săp­tămână, la ce prin­ci­pale sarci­ni sis­temul de man­age­ment al proiectelor ajută să se ocupe și care este ben­efi­ci­ul Work­sec­tion pen­tru o com­panie de inginerie.

GEOMETRY‑S este o com­panie ucraineană care proiectează rețele inginer­esti pen­tru clădiri civile și indus­tri­ale uti­lizând tehnologii BIM (mod­e­lare infor­mațion­ală). Echipa Geometry‑S activează pe piață din 2012.

Sis­temul a fost intro­dus, de fapt, în 2017. Echipa noas­tră a cres­cut trep­tat, la fel și numărul proiectelor pe care le ges­tion­am în ace­lași timp, așa că né-am dat sea­ma că foile de cal­cul Google nu mai sunt adec­vate. Așa am început să lucrăm cu Bitrix24.

Pro­ce­sul de tranz­iție de la Bitrix24 la Work­sec­tion a durat până la 1 săp­tămână. Au apărut difi­cultăți în tim­pul migrației sarcinilor din cauza număru­lui lor mare (peste 8.000), așa că a fost nece­sar să curățăm Bitrix înainte de migrare, să ștergem toate sarcinile vechi și să lăsăm doar pe cele rel­e­vante pen­tru proiectele curente.

Echipa noas­tră, care include în prezent 15 ingineri și aprox­i­ma­tiv 10 con­trac­tori, este bine coor­do­nată și, prin urmare, a susțin­ut pe deplin tranz­iția. A durat câte­va zile să con­fig­urăm etapele, etichetele și con­turile uti­liza­to­rilor. De aseme­nea, mer­ită mențion­at că adaptarea a fost sem­ni­fica­tiv mai rapidă datorită demon­strației funcți­ilor și setărilor Work­sec­tion. În doar o jumă­tate de oră, am prim­it răspun­suri la toate între­bările noastre.

Sarcinile prin­ci­pale ale proiec­tu­lui au bugete fixe, ast­fel că este foarte con­ven­abil să vedem raportarea finan­cia­ră a proiec­tu­lui, cum ar fi ce buget a fost plan­i­fi­cat, cum este dis­tribuit și cât mai rămâne deo­cam­dată. De aseme­nea, pen­tru unele proiecte (în prin­ci­pal externe) avem plată pe oră, așa că folosim și urmărirea. Putem sta­bili un preț orar indi­vid­ual pen­tru fiecare uti­liza­tor (de exem­plu, dacă avem un stu­dent în perioa­da de probă), ceea ce este de aseme­nea convenabil.

Și cel mai impor­tant lucru este istoricul sarcinilor: poți deschide arhi­va în orice moment și găsi tot ce ai nevoie în comen­tarii. Toată com­pa­nia noas­tră este conec­tată la Work­sec­tion și toată comu­ni­carea de lucru are loc acolo.

Așadar, ce aș dori să adaug este un chat de proiect, pen­tru că une­ori între­bările se referă la proiect în gen­er­al, nu la sarci­ni speci­fice. Dar am găsit și o soluție — creăm o sarcină sep­a­rată numită ​“chat” în proiect.

Sun­tem un birou de proiecte, așa că proiectele noas­tre includ întreg­ul ciclu de dez­voltare a rețelelor inginer­esti și a obiectelor arhi­tec­turale, de la colectarea datelor inițiale până la apro­barea doc­u­men­tației de proiect în toate insti­tuți­ile de expertiză.

Întreg­ul ciclu al proiec­tu­lui implică un număr mare de sarci­ni. Unele pot decurge în para­lel, în timp ce altele doar secvențial, iar, în con­secință, o întârziere în termenele unei sarci­ni în acest caz afectează termenele întreg­u­lui proiect. Aici folosim un graf­ic Gantt: conec­tăm sarcinile, le ajustăm pe par­curs și vedem starea reală și data reală de finalizare. Acest lucru né per­mite să evităm ​“sor­pre­sa” și să luăm decizii din timp.

De aseme­nea, implicăm clienții în proiecte în sis­tem, în spe­cial pen­tru proiecte cu tar­ife pe oră. Clien­tul poate vedea urmărirea, par­tic­i­pa la dis­cuții rapi­de refer­i­toare la prob­leme direct în comen­tari­ile la sarci­ni, apro­ba și chiar crea inde­pen­dent sarci­ni noi pen­tru lucrările ulte­rioare. Este un sis­tem de comu­ni­care com­plet trans­par­ent care reduce munca de ruti­nă și oferă man­ageru­lui mai multe opor­tu­nități pen­tru prob­leme strate­gice.

Este foarte con­ven­abil că sis­temul are inte­grări cu Telegram. În prezent, 90% din comu­ni­carea în sarci­ni se des­fășoară pré­cis prin bot­ul Telegram.

Da, avem o serie de reg­u­la­mente interne cor­po­ra­tive, în spe­cial refer­i­toare la Work­sec­tion: cer­ințe pen­tru den­u­mirea sarcinilor, com­pletarea datelor inițiale (timp, cos­turi de muncă, buget), etapele Kan­ban și per­soana respon­s­abilă pen­tru eta­pa în care sarcinile ​„se deplasează” în pro­ces, pre­cum și reg­uli pen­tru închiderea și acceptarea sarcinilor etc.

Defin­i­tiv! Dacă doriți să creșteți, mai devreme sau mai târz­iu veți ajunge la prob­le­ma imple­men­tării unui sis­tem de man­age­ment al proiectelor. Așa că de ce să nu o faceți acum? Mai ales când există un ast­fel de pro­dus ucrainean grozav.