Geometry-S: hodnota Worksection pro inženýrskou společnost

Oleg Sam­chyk, gen­erál­ní ředi­tel společnos­ti GEOMETRY‑S, se s námi podělil o to, jak jeho tým migroval z Bitrix24 na Work­sec­tion za pouhý týden, jaké hlavní úkoly sys­tém pro­jek­tového řízení pomáhá řešit a jaké jsou výhody Work­sec­tion pro inženýrsk­ou společnost.

GEOMETRY‑S je ukra­jin­ská společnost, která navrhu­je inženýrské sítě civil­ních a průmyslových budov pomocí tech­nologií BIM (infor­mační mod­e­lování). Tým Geometry‑S pracu­je na trhu od roku 2012.

Sys­tém byl vlast­ně zave­den v roce 2017. Náš tým pos­tup­ně ros­tl, ste­jně jako počet pro­jek­tů, které jsme spravo­vali součas­ně, takže jsme si uvě­domili, že Google tab­ulky již nej­sou vhod­né. Tak jsme začali pra­co­v­at s Bitrix24.

Pro­ces pře­chodu z Bitrix24 na Work­sec­tion trval až 1 týden. Při migraci úkolů se objevily určité potíže kvůli jejich velké­mu poč­tu (více než 8 000), takže bylo nut­né před migrací vyčis­tit Bitrix, smazat všech­ny staré úkoly a ponechat pouze rel­e­vant­ní pro aktuál­ní projekty.

Náš tým, který v součas­nos­ti zahrnu­je 15 inženýrů a při­b­ližně 10 doda­vatelů, je dobře koordi­no­vaný a pro­to plně pod­pořil pře­chod. Nas­tavení fází, štítků a uži­va­tel­ských účtů trva­lo něko­lik dní. Také sto­jí za zmínku, že adap­tace byla výrazně rych­le­jší díky demon­straci funkcí a nas­tavení Work­sec­tion. Za pouhých půl hodiny jsme obdrželi odpově­di na všech­ny naše otázky.

Hlavní pro­jek­tové úkoly mají stanovené rozpoč­ty, takže je vel­mi pohodl­né vidět finanční zprávu pro­jek­tu, napřík­lad jaký rozpočet byl plánován, jak je rozdělen a kolik zbývá aktuál­ně. Také pro něk­teré pro­jek­ty (hlavně zahraniční) máme hodi­novou mzdu, takže také používáme sle­dování. Můžeme nas­tavit indi­viduál­ní hodi­novou cenu pro každého uži­vatele (napřík­lad pokud máme stu­den­ta na zkušeb­ní období), což je také pohodlné.

A to nejdůležitější je his­to­rie úkolů: můžete kdykoli otevřít archiv a najít vše potřeb­né v komen­tářích. Celá naše společnost je propo­je­na s Work­sec­tion a vešk­erá pra­cov­ní komu­nikace se odehrává tam.

Pro­to bych chtěl při­dat pro­jek­tový chat, pro­tože někdy otázky se týka­jí pro­jek­tu jako celku, nikoli konkrét­ních úkolů. Ale také jsme našli řešení — vytváříme samostat­ný úkol naz­vaný ​“chat” v projektu.

Jsme pro­jek­tová kancelář, takže naše pro­jek­ty zahrnu­jí celý cyk­lus vývo­je inženýrských sítí a architek­ton­ick­ých objek­tů, od shro­mažďování vstup­ních dat až po schválení pro­jek­tové doku­men­tace ve všech expert­ních institucích.

Úplný cyk­lus pro­jek­tu zahrnu­je velké množství úkolů. Něk­teré mohou probíhat para­lel­ně, zatím­co jiné pouze sekvenčně, a odpoví­da­jícím způ­sobem posun ter­mínů jed­no­ho úkolu v tom­to pří­padě ovlivňu­je ter­míny celého pro­jek­tu. Zde používáme Gant­tův dia­gram: propo­ju­jeme úkoly, upravu­jeme je v pro­ce­su a vidíme skutečný stav a skutečný ter­mín dokončení. To nám umožňu­je vyh­nout se ​“přek­vapením” a při­jí­mat rozhod­nutí předem.

Také zapo­ju­jeme klien­ty do pro­jek­tů v sys­té­mu, zejmé­na pro pro­jek­ty s hodi­nový­mi sazba­mi. Klient může vidět sle­dování, účast­nit se prompt­ní diskuse prob­lémů pří­mo v komen­tářích k úkolům, schval­o­vat a dokonce samostat­ně vytvářet nové úkoly pro další prá­ci. Je to zcela trans­par­ent­ní komu­nikační sys­tém, který snižu­je ruti­n­ní prá­ci a nabízí man­ažerovi více příleži­tostí pro strate­gické otázky.

Je vel­mi pohodl­né, že sys­tém má inte­graci s Telegramem. V součas­nos­ti 90% komu­nikace v úkolech probíhá právě prostřed­nictvím Telegram bota.

Ano, máme řadu interních kor­porát­ních před­pisů, zejmé­na ohled­ně Work­sec­tion: poža­davky na poj­men­ování úkolů, vyplnění počátečních dat (čas, pra­cov­ní nák­la­dy, rozpočet), fáze Kan­ban a oso­ba odpověd­ná za fázi, na které úkoly ​„pos­tupu­jí“ v pro­ce­su, ste­jně jako pravid­la pro uza­vírání a akceptaci úkolů atd.

Určitě! Pokud chcete růst, dříve nebo později se dostanete k otázce zave­dení sys­té­mu pro řízení pro­jek­tů. Tak proč to neudělat hned? Zvlášť když je tu tak skvělý ukra­jin­ský produkt.