Олег Самчик, СЕО компании GEOMETRY‑S, поделился с нами, как его команда мигрировала с Битрикс24 в Worksection всего за неделю, какие основные задачи помогает закрывать система для управления проектами и в чем польза сервиса для инженерной компании.
О компании:
GEOMETRY‑S – украинская компания, которая занимается проектированием инженерных сетей гражданских и производственных зданий с использованием BIM-технологий (информационное моделирование). Команда GEOMETRY‑S работает на рынке с 2012 года.
Почему решили внедрять сервис для управления проектами?
Вообще, систему ввели в 2017 году. Наша команда постепенно росла, с ней росло количество проектов, которые мы вели одновременно, поэтому мы поняли, что Google-таблицы уже не подходят. Так мы начали работу с Битрикс24.
Как происходил процесс миграции с Битрикс24?
Процесс перехода с Битрикса24 на Worksection занял до 1 недели. Некоторые сложности возникли в процессе миграции задач в связи с большим их количеством (более 8000), поэтому пришлось подчистить Битрикс перед миграцией, удалить все старые задачи и оставить только актуальные по текущим проектам.
Команда, которая насчитывает 15 инженеров, а также около 10 подрядчиков, у нас слаженная, поэтому полностью поддержала переход. Несколько дней ушло на настройку стадий, меток и аккаунтов пользователей. Также следует отметить, что адаптацию значительно ускорила демонстрация возможностей и настроек Worksection. Всего за полчаса мы получили ответы на все наши вопросы.
Как Worksection помогает вам в работе?
Основные задачи по проектам имеют фиксированные бюджеты, поэтому очень удобно видеть финансовую отчетность по проекту, сколько бюджета заложено, как он распределен, и сколько осталось. Также для отдельных проектов (в основном иностранных) мы имеем почасовую оплату, поэтому трекинг также используем. Можно настроить индивидуальную стоимость часа для каждого пользователя (например, если у нас студент на тестовом периоде), что также удобно.
И ну главное – история работы над задачей: в любое время можно поднять архив и найти все, что необходимо, в комментариях. Вся наша компания подключена к Worksection и вся рабочая коммуникация происходит там.
В чем ценность Worksection для инженерной компании?
Мы – проектное бюро, поэтому наши проекты включают весь цикл разработки инженерных сетей и объектов архитектуры. Начиная со сбора исходных данных от заказчика и заканчивая согласованием проектной документации во всех экспертных учреждениях.
Полный цикл проекта несет в себе огромное количество задач. Некоторые могут идти параллельно, а некоторые только последовательно и соответственно смещение сроков по одной задаче в этом случае влияет на сроки всего проекта. Здесь мы используем Диаграмму Ганта: связываем между собой задачи, корректируем их в процессе и видим реальную картину и реальную дату финиша. Это позволяет избавиться от сюрпризов и принимать решения заранее.
Также мы привлекаем клиентов к проектам в системе, в частности, для проектов с почасовой оплатой. Клиент имеет возможность видеть трекинг, участвовать в оперативном обсуждении вопросов прямо в комментариях к задачам, апрувить и даже самостоятельно создавать новые задачи для дальнейшей работы. Это абсолютно прозрачная система коммуникации, которая уменьшает количество рутинной работы и “развязывает руки” менеджеру по более стратегическим вопросам.
Очень удобно то, что в системе есть интеграция с Телеграм. Сейчас 90% коммуникации в задачах ведется именно через Телеграм-бот.
Есть ли у вас внутренние правила по использованию Worksection?
Да, мы имеем ряд внутренних корпоративных регламентов, в частности по ведению работы в Worksection: требования к наименованию задач, наполнению исходными данными (срок, трудозатраты, бюджет), стадиям Доски заданий и ответственным за стадии, по которым “двигаются” задачи в процессе, а также правила закрытия и приема задач и т.д.
Вы бы порекомендовали Worksection другим компаниям?
Да, конечно! Если вы хотите развиваться, то рано или поздно вы придете к вопросу о внедрении системы управления проектами. Так почему бы не сделать это сейчас? Тем более когда есть такой крутой украинский продукт.