Oleg Samchyk, CEO von GEOMETRY‑S, teilte uns mit, wie sein Team in nur einer Woche von Bitrix24 zu Worksection migriert ist, welche Hauptaufgaben das Projektmanagementsystem unterstützt und welcher Nutzen Worksection für ein Ingenieurbüro bietet.
Referenz:
GEOMETRY‑S ist ein ukrainisches Unternehmen, das Ingenieurnetzwerke für zivile und industrielle Gebäude mit Hilfe von BIM-Technologien (Informationsmodellierung) entwirft. Das Team von Geometry‑S ist seit 2012 auf dem Markt tätig.
Warum haben Sie sich entschieden, einen Projektmanagementdienst einzuführen?
Das System wurde tatsächlich 2017 eingeführt. Unser Team wuchs allmählich, ebenso die Anzahl der Projekte, die wir gleichzeitig verwalteten, sodass wir erkannten, dass Google-Tabellen nicht mehr geeignet waren. So begannen wir mit Bitrix24 zu arbeiten.
Wie sind Sie von Bitrix24 migriert?
Der Prozess des Wechsels von Bitrix24 zu Worksection dauerte bis zu 1 Woche. Es traten einige Schwierigkeiten während der Migration der Aufgaben auf, da ihre Anzahl (mehr als 8.000) groß war, sodass es notwendig war, Bitrix vor der Migration zu bereinigen, alle alten Aufgaben zu löschen und nur relevante für aktuelle Projekte zu belassen.
Unser Team, das derzeit aus 15 Ingenieuren und etwa 10 Auftragnehmern besteht, ist gut koordiniert und unterstützte daher vollständig den Übergang. Es dauerte mehrere Tage, um Phasen, Tags und Benutzerkonten einzurichten. Es ist auch anzumerken, dass die Anpassung erheblich schneller verlief, da die Funktionen und Einstellungen von Worksection demonstriert wurden. In nur einer halben Stunde erhielten wir Antworten auf all unsere Fragen.
Wie hilft Ihnen Worksection in Ihrer Arbeit?
Die Hauptprojektaufgaben haben feste Budgets, sodass es sehr praktisch ist, die Finanzberichterstattung des Projekts zu sehen, wie viel Budget eingeplant wurde, wie es verteilt ist und wie viel derzeit übrig ist. Außerdem haben wir für einige Projekte (hauptsächlich im Ausland) Stundenvergütung, sodass wir auch ein Tracking verwenden. Wir können für jeden Benutzer einen individuellen Stundensatz festlegen (zum Beispiel, wenn wir einen Studenten in der Probezeit haben), was ebenfalls praktisch ist.
Und das Wichtigste ist die Aufgabenhistorie: Sie können das Archiv jederzeit öffnen und alles, was Sie benötigen, in den Kommentaren finden. Unser gesamtes Unternehmen ist mit Worksection verbunden und alle Arbeitskommunikation findet dort statt.
Was ich hinzufügen möchte, ist ein Projekt-Chat, da manchmal die Fragen das Projekt im Allgemeinen betreffen, nicht spezifische Aufgaben. Aber wir haben auch eine Lösung gefunden — wir erstellen eine separate Aufgabe mit dem Titel “Chat” im Projekt.
Welchen Wert hat Worksection für ein Ingenieurbüro?
Wir sind ein Projektbüro, daher umfasst unser Projekt den gesamten Entwicklungszyklus von Ingenieurnetzwerken und architektonischen Objekten, von der Datensammlung bis zur Genehmigung der Projektdokumentation in allen Fachinstitutionen.
Der volle Zyklus des Projekts umfasst eine große Anzahl von Aufgaben. Einige können parallel ablaufen, während andere nur nacheinander erfolgen, und entsprechend wirkt sich eine Verschiebung der Fristen für eine Aufgabe in diesem Fall auf die Fristen des gesamten Projekts aus. Hier verwenden wir ein Gantt-Diagramm: Wir verbinden die Aufgaben, passen sie im Prozess an und sehen den aktuellen Zustand sowie das tatsächliche Enddatum. Dies ermöglicht es uns, “Überraschungen” zu vermeiden und Entscheidungen im Voraus zu treffen.
Wir beziehen auch Kunden in die Projekte im System ein, insbesondere für Projekte mit Stundensätzen. Der Kunde kann das Tracking einsehen, an der schnellen Diskussion von Fragen direkt in den Kommentaren zu den Aufgaben teilnehmen, Genehmigungen erteilen und sogar selbstständig neue Aufgaben zur Weiterarbeit erstellen. Es ist ein völlig transparentes Kommunikationssystem, das Routinearbeit reduziert und dem Manager mehr Möglichkeiten für strategische Fragen bietet.
Es ist sehr praktisch, dass das System eine Integration mit Telegram hat. Derzeit erfolgen 90 % der Kommunikation in Aufgaben genau über den Telegram-Bot.
Es ist sehr praktisch, dass das System eine Integration mit Telegram hat. Derzeit erfolgen 90 % der Kommunikation in Aufgaben genau über den Telegram-Bot.
Haben Sie interne Regeln für die Nutzung von Worksection?
Ja, wir haben eine Reihe von internen Unternehmensrichtlinien, insbesondere hinsichtlich Worksection: Anforderungen an die Benennung von Aufgaben, Ausfüllen der Eingangsdaten (Zeit, Arbeitsaufwand, Budget), Kanban-Phasen und die für die Phase verantwortliche Person, in der sich die Aufgaben “bewegen”, sowie Regeln für die Schließung und Abnahme von Aufgaben usw.
Würden Sie Worksection anderen Unternehmen empfehlen?
Definitiv! Wenn Sie wachsen wollen, werden Sie früher oder später mit der Implementierung eines Projektmanagementsystems konfrontiert. Warum also nicht jetzt damit beginnen? Besonders wenn es ein so großartiges ukrainisches Produkt gibt.