Geometry-S: Wert von Worksection für ein Ingenieurbüro

Оleg Samchyk
CEO von GEOMETRY-S
Oleg Sam­chyk, CEO von GEOMETRY‑S, teilte uns mit, wie sein Team in nur ein­er Woche von Bitrix24 zu Work­sec­tion migri­ert ist, welche Haup­tauf­gaben das Pro­jek­t­man­age­mentsys­tem unter­stützt und welch­er Nutzen Work­sec­tion für ein Inge­nieur­büro bietet.

Ref­erenz:

GEOMETRY‑S ist ein ukrainis­ches Unternehmen, das Inge­nieur­net­zw­erke für zivile und indus­trielle Gebäude mit Hil­fe von BIM-Tech­nolo­gien (Infor­ma­tion­s­mod­el­lierung) entwirft. Das Team von Geometry‑S ist seit 2012 auf dem Markt tätig.


Warum haben Sie sich entsch­ieden, einen Pro­jek­t­man­age­ment­di­enst einzuführen?
Das Sys­tem wurde tat­säch­lich 2017 einge­führt. Unser Team wuchs allmäh­lich, eben­so die Anzahl der Pro­jek­te, die wir gle­ichzeit­ig ver­wal­teten, sodass wir erkan­nten, dass Google-Tabellen nicht mehr geeignet waren. So began­nen wir mit Bitrix24 zu arbeiten.

Wie sind Sie von Bitrix24 migriert?

Der Prozess des Wech­sels von Bitrix24 zu Work­sec­tion dauerte bis zu 1 Woche. Es trat­en einige Schwierigkeit­en während der Migra­tion der Auf­gaben auf, da ihre Anzahl (mehr als 8.000) groß war, sodass es notwendig war, Bitrix vor der Migra­tion zu bere­ini­gen, alle alten Auf­gaben zu löschen und nur rel­e­vante für aktuelle Pro­jek­te zu belassen.
Unser Team, das derzeit aus 15 Inge­nieuren und etwa 10 Auf­trag­nehmern beste­ht, ist gut koor­diniert und unter­stützte daher voll­ständig den Über­gang. Es dauerte mehrere Tage, um Phasen, Tags und Benutzerkon­ten einzuricht­en. Es ist auch anzumerken, dass die Anpas­sung erhe­blich schneller ver­lief, da die Funk­tio­nen und Ein­stel­lun­gen von Work­sec­tion demon­stri­ert wur­den. In nur ein­er hal­ben Stunde erhiel­ten wir Antworten auf all unsere Fragen.

Wie hil­ft Ihnen Work­sec­tion in Ihrer Arbeit? 

Die Haupt­pro­jek­tauf­gaben haben feste Bud­gets, sodass es sehr prak­tisch ist, die Finanzberichter­stat­tung des Pro­jek­ts zu sehen, wie viel Bud­get einge­plant wurde, wie es verteilt ist und wie viel derzeit übrig ist. Außer­dem haben wir für einige Pro­jek­te (haupt­säch­lich im Aus­land) Stun­den­vergü­tung, sodass wir auch ein Track­ing ver­wen­den. Wir kön­nen für jeden Benutzer einen indi­vidu­ellen Stun­den­satz fes­tle­gen (zum Beispiel, wenn wir einen Stu­den­ten in der Probezeit haben), was eben­falls prak­tisch ist.

Und das Wichtig­ste ist die Auf­gaben­his­to­rie: Sie kön­nen das Archiv jed­erzeit öff­nen und alles, was Sie benöti­gen, in den Kom­mentaren find­en. Unser gesamtes Unternehmen ist mit Work­sec­tion ver­bun­den und alle Arbeit­skom­mu­nika­tion find­et dort statt.



Was ich hinzufü­gen möchte, ist ein Pro­jekt-Chat, da manch­mal die Fra­gen das Pro­jekt im All­ge­meinen betr­e­f­fen, nicht spez­i­fis­che Auf­gaben. Aber wir haben auch eine Lösung gefun­den — wir erstellen eine sep­a­rate Auf­gabe mit dem Titel Chat” im Projekt.

Welchen Wert hat Work­sec­tion für ein Ingenieurbüro?

Wir sind ein Pro­jek­t­büro, daher umfasst unser Pro­jekt den gesamten Entwick­lungszyk­lus von Inge­nieur­net­zw­erken und architek­tonis­chen Objek­ten, von der Daten­samm­lung bis zur Genehmi­gung der Pro­jek­t­doku­men­ta­tion in allen Fachinstitutionen.

Der volle Zyk­lus des Pro­jek­ts umfasst eine große Anzahl von Auf­gaben. Einige kön­nen par­al­lel ablaufen, während andere nur nacheinan­der erfol­gen, und entsprechend wirkt sich eine Ver­schiebung der Fris­ten für eine Auf­gabe in diesem Fall auf die Fris­ten des gesamten Pro­jek­ts aus. Hier ver­wen­den wir ein Gantt-Dia­gramm: Wir verbinden die Auf­gaben, passen sie im Prozess an und sehen den aktuellen Zus­tand sowie das tat­säch­liche End­da­tum. Dies ermöglicht es uns, Über­raschun­gen” zu ver­mei­den und Entschei­dun­gen im Voraus zu treffen.



Wir beziehen auch Kun­den in die Pro­jek­te im Sys­tem ein, ins­beson­dere für Pro­jek­te mit Stun­den­sätzen. Der Kunde kann das Track­ing ein­se­hen, an der schnellen Diskus­sion von Fra­gen direkt in den Kom­mentaren zu den Auf­gaben teil­nehmen, Genehmi­gun­gen erteilen und sog­ar selb­st­ständig neue Auf­gaben zur Weit­er­ar­beit erstellen. Es ist ein völ­lig trans­par­entes Kom­mu­nika­tion­ssys­tem, das Rou­tin­ear­beit reduziert und dem Man­ag­er mehr Möglichkeit­en für strate­gis­che Fra­gen bietet.

Es ist sehr prak­tisch, dass das Sys­tem eine Inte­gra­tion mit Telegram hat. Derzeit erfol­gen 90 % der Kom­mu­nika­tion in Auf­gaben genau über den Telegram-Bot.


Haben Sie interne Regeln für die Nutzung von Worksection?

Ja, wir haben eine Rei­he von inter­nen Unternehmen­srichtlin­ien, ins­beson­dere hin­sichtlich Work­sec­tion: Anforderun­gen an die Benen­nung von Auf­gaben, Aus­füllen der Ein­gangs­dat­en (Zeit, Arbeit­saufwand, Bud­get), Kan­ban-Phasen und die für die Phase ver­ant­wortliche Per­son, in der sich die Auf­gaben bewe­gen”, sowie Regeln für die Schließung und Abnahme von Auf­gaben usw.

Wür­den Sie Work­sec­tion anderen Unternehmen empfehlen?

Defin­i­tiv! Wenn Sie wach­sen wollen, wer­den Sie früher oder später mit der Imple­men­tierung eines Pro­jek­t­man­age­mentsys­tems kon­fron­tiert. Warum also nicht jet­zt damit begin­nen? Beson­ders wenn es ein so großar­tiges ukrainis­ches Pro­dukt gibt.

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