Geometry-S: valor do Worksection para uma empresa de engenharia

Oleg Sam­chyk, CEO da GEOMETRY‑S, com­par­til­hou conosco como sua equipe migrou do Bitrix24 para o Work­sec­tion em ape­nas uma sem­ana, quais as prin­ci­pais tare­fas que o sis­tema de geren­ci­a­men­to de pro­je­tos aju­da a lidar e qual é o bene­fí­cio do Work­sec­tion para uma empre­sa de engenharia.

GEOMETRY‑S é uma empre­sa ucra­ni­ana que pro­je­ta redes de engen­haria de edifí­cios civis e indus­tri­ais usan­do tec­nolo­gias BIM (mod­e­lagem da infor­mação). A equipe da Geometry‑S atua no mer­ca­do des­de 2012.

O sis­tema foi, na ver­dade, intro­duzi­do em 2017. Nos­sa equipe esta­va crescen­do grad­ual­mente, assim como o número de pro­je­tos que está­va­mos geren­cian­do ao mes­mo tem­po, então percebe­mos que as planil­has do Google já não eram mais ade­quadas. Foi assim que começamos a tra­bal­har com o Bitrix24.

O proces­so de mudança do Bitrix24 para o Work­sec­tion lev­ou até 1 sem­ana. Algu­mas difi­cul­dades sur­gi­ram durante a migração de tare­fas dev­i­do ao grande número (mais de 8.000), por­tan­to foi necessário limpar o Bitrix antes da migração, dele­tar todas as tare­fas anti­gas e deixar ape­nas as rel­e­vantes para os pro­je­tos atuais.

Nos­so time, que atual­mente con­ta com 15 engen­heiros e cer­ca de 10 con­trata­dos, está bem coor­de­na­do e, por isso, apoiou total­mente a tran­sição. Lev­ou alguns dias para con­fig­u­rar eta­pas, tags e con­tas de usuário. Tam­bém vale notar que a adap­tação foi sig­ni­fica­ti­va­mente mais ráp­i­da dev­i­do à demon­stração das fun­cional­i­dades e con­fig­u­rações do Work­sec­tion. Em ape­nas meia hora, recebe­mos respostas a todas as nos­sas perguntas.

As prin­ci­pais tare­fas do pro­je­to têm orça­men­tos fixos, então é muito con­ve­niente ver os relatórios finan­ceiros do pro­je­to, como qual orça­men­to foi plane­ja­do, como está dis­tribuí­do e quan­to res­ta atual­mente. Além dis­so, para alguns pro­je­tos (prin­ci­pal­mente os estrangeiros) temos paga­men­to por hora, então tam­bém usamos ras­trea­men­to. Podemos definir um preço horária indi­vid­ual para cada usuário (por exem­p­lo, se temos um estag­iário em perío­do de exper­iên­cia), o que tam­bém é conveniente.

E a coisa mais impor­tante é o históri­co das tare­fas: você pode abrir o arqui­vo a qual­quer momen­to e encon­trar tudo o que pre­cisa nos comen­tários. Nos­sa empre­sa inteira está conec­ta­da ao Work­sec­tion e toda a comu­ni­cação de tra­bal­ho acon­tece lá.

Por­tan­to, o que eu gostaria de adi­cionar é um chat de pro­je­to, porque às vezes as per­gun­tas se ref­er­em ao pro­je­to de maneira ger­al, e não a tare­fas especí­fi­cas. Mas tam­bém encon­tramos uma solução — cri­amos uma tare­fa sep­a­ra­da chama­da “chat” no projeto.

Somos um escritório de pro­je­tos, então nos­sos pro­je­tos incluem todo o ciclo de desen­volvi­men­to de redes de engen­haria e obje­tos arquitetôni­cos, des­de a cole­ta de dados ini­ci­ais até a aprovação da doc­u­men­tação do pro­je­to em todas as insti­tu­ições especializadas.

O ciclo com­ple­to do pro­je­to envolve um grande número de tare­fas. Algu­mas podem ocor­rer em para­le­lo, enquan­to out­ras ape­nas sequen­cial­mente, e, assim, um deslo­ca­men­to nos pra­zos de uma tare­fa, neste caso, afe­ta os pra­zos de todo o pro­je­to. Aqui usamos um grá­fi­co de Gantt: conec­ta­mos as tare­fas, ajus­ta­mos no proces­so e vemos o esta­do real e a data real de con­clusão. Isso nos per­mite evi­tar “sor­pre­sas” e tomar decisões com antecedência.

Tam­bém envolve­mos os clientes nos pro­je­tos no sis­tema, em par­tic­u­lar para pro­je­tos com tar­i­fas horárias. O cliente pode ver o ras­trea­men­to, par­tic­i­par da dis­cussão ráp­i­da de questões dire­ta­mente nos comen­tários das tare­fas, aprovar e até mes­mo cri­ar novas tare­fas para tra­bal­ho pos­te­ri­or. É um sis­tema de comu­ni­cação total­mente trans­par­ente que reduz o tra­bal­ho rotineiro e ofer­ece ao ger­ente mais opor­tu­nidades para questões estratég­i­cas.

É muito con­ve­niente que o sis­tema ten­ha inte­gração com Telegram. Atual­mente, 90% da comu­ni­cação nas tare­fas é fei­ta pre­cisa­mente através do bot do Telegram.

Sim, temos uma série de reg­u­la­men­tos cor­po­ra­tivos inter­nos, em par­tic­u­lar em relação ao Work­sec­tion: req­ui­si­tos para nomeação de tare­fas, preenchi­men­to de dados ini­ci­ais (tem­po, cus­tos de mão de obra, orça­men­to), eta­pas Kan­ban e a pes­soa respon­sáv­el pela eta­pa na qual as tare­fas “se movem” no proces­so, bem como regras para fechamen­to e aceitação de tare­fas, etc.

Defin­i­ti­va­mente! Se você quer crescer, mais cedo ou mais tarde você chegará à questão da imple­men­tação de um sis­tema de geren­ci­a­men­to de pro­je­tos. Então por que não faz­er isso ago­ra? Espe­cial­mente quan­do há um pro­du­to ucra­ni­ano tão incrível.