Oleg Samchyk, CEO di GEOMETRY‑S, ha condiviso con noi come il suo team è migrato da Bitrix24 a Worksection in soli sette giorni, quali sono i principali compiti che il sistema di gestione progetti aiuta a gestire e quale sia il beneficio di Worksection per un’azienda di ingegneria.
Riferimento:
GEOMETRY‑S è un’azienda ucraina che progetta reti ingegneristiche di edifici civili e industriali utilizzando tecnologie BIM (modellazione informativa). Il team di Geometry‑S opera sul mercato dal 2012.
Perché avete deciso di implementare un servizio di gestione progetti?
Il sistema è stato effettivamente introdotto nel 2017. Il nostro team cresceva gradualmente, così come il numero di progetti che gestivamo contemporaneamente, quindi ci siamo resi conto che i fogli Google non erano più adatti. È così che abbiamo iniziato a lavorare con Bitrix24.
Come avete migrato da Bitrix24?
Il processo di passaggio da Bitrix24 a Worksection ha richiesto fino a 1 settimana. Sono emerse alcune difficoltà durante la migrazione dei compiti a causa del loro numero elevato (oltre 8.000), quindi era necessario pulire Bitrix prima della migrazione, eliminare tutti i compiti obsoleti e mantenere solo quelli pertinenti ai progetti attuali.
Il nostro team, che attualmente include 15 ingegneri e circa 10 contrattisti, è ben coordinato e perciò ha pienamente supportato la transizione. Ci sono voluti diversi giorni per impostare fasi, tag e account utente. Vale anche la pena notare che l’adattamento è stato significativamente più veloce grazie alla dimostrazione delle funzionalità e delle impostazioni di Worksection. In soli trenta minuti, abbiamo ricevuto risposte a tutte le nostre domande.
Come aiuta Worksection nel vostro lavoro?
I principali compiti del progetto hanno budget fissi, quindi è molto comodo vedere la reportistica finanziaria del progetto, come quali budget sono stati pianificati, come sono distribuiti e quanto né è rimasto attualmente. Inoltre, per alcuni progetti (principalmente esteri) abbiamo pagamento orario, quindi utilizziamo anche il tracciamento. Possiamo impostare un prezzo orario individuale per ciascun utente (ad esempio, se abbiamo uno studente in periodo di prova), il che è anche comodo.
E la cosa più importante è la cronologia dei compiti: puoi aprire l’archivio in qualsiasi momento e trovare tutto ciò di cui hai bisogno nei commenti. Tutta la nostra azienda è collegata a Worksection e tutta la comunicazione lavorativa avviene lì.
Quindi, ciò che vorrei aggiungere è una chat di progetto, perché a volte le domande riguardano il progetto in generale, non compiti specifici. Ma abbiamo anche trovato una soluzione: creiamo un compito separato chiamato “chat” nel progetto.
Qual è il valore di Worksection per un’azienda di ingegneria?
Siamo un ufficio di progetto, quindi i nostri progetti includono l’intero ciclo di sviluppo delle reti ingegneristiche e degli oggetti architettonici, dalla raccolta dei dati iniziali fino all’approvazione della documentazione di progetto in tutte le istituzioni di esperti.
Il ciclo completo del progetto prevede un grande numero di compiti. Alcuni possono procedere in parallelo, mentre altri solo sequenzialmente, e di conseguenza, uno spostamento delle scadenze per un compito in questo caso influisce sulle scadenze dell’intero progetto. Qui utilizziamo un grafico di Gantt: connettiamo i compiti, li regoliamo nel processo e vediamo lo stato reale e la data di fine reale. Questo ci consente di evitare “sorprese” e prendere decisioni in anticipo.
Inoltre, coinvolgiamo i clienti nei progetti nel sistema, in particolare per i progetti con tariffe orarie. Il cliente può vedere il tracciamento, partecipare alla discussione tempestiva di questioni direttamente nei commenti ai compiti, approvare e persino creare autonomamente nuovi compiti per ulteriori lavori. È un sistema di comunicazione completamente trasparente che riduce il lavoro ripetitivo e offre al manager maggiori opportunità per questioni strategiche.
È molto comodo che il sistema abbia integrazione con Telegram. Attualmente, il 90% della comunicazione nei compiti avviene attraverso il bot di Telegram.
È molto comodo che il sistema abbia integrazione con Telegram. Attualmente, il 90% della comunicazione nei compiti avviene attraverso il bot di Telegram.
Hai regole interne per l’uso di Worksection?
Sì, abbiamo un certo numero di regolamenti aziendali interni, in particolare riguardo a Worksection: requisiti per la denominazione dei compiti, compilazione dei dati iniziali (tempo, costi di lavoro, budget), fasi Kanban e la persona responsabile della fase in cui i compiti “si muovono” nel processo, così come regole per la chiusura e l’accettazione dei compiti, ecc.
Consiglieresti Worksection ad altre aziende?
Definitivamente! Se vuoi crescere, prima o poi ti troverai di fronte alla questione dell’implementazione di un sistema di gestione progetti. Allora perché non farlo adesso? Soprattutto quando c’è un prodotto ucraino così interessante.