Oleg Samchyk, dyrektor generalny GEOMETRY‑S, podzielił się z nami, jak jego zespół w ciągu zaledwie tygodnia przeszedł z Bitrix24 do Worksection, jakie główne zadania system zarządzania projektami pomaga obsługiwać oraz jakie korzyści niesie Worksection dla firmy inżynieryjnej.
Referencja:
GEOMETRY‑S to ukraińska firma, która projektuje sieci inżynieryjne budynków cywilnych i przemysłowych z wykorzystaniem technologii BIM (modelowanie informacji). Zespół Geometry‑S działa na rynku od 2012 roku.
Dlaczego zdecydowałeś się wdrożyć usługę zarządzania projektami?
System został wprowadzony w 2017 roku. Nasz zespół stopniowo się rozrastał, podobnie jak liczba projektów, którymi zarządzaliśmy jednocześnie, więc zdaliśmy sobie sprawę, że arkusze Google przestały być wystarczające. Tak zaczęliśmy pracować z Bitrix24.
Jak przeszliście z Bitrix24?
Proces przejścia z Bitrix24 do Worksection zajął do 1 tygodnia. Podczas migracji zadań pojawiły się pewne trudności z powodu ich dużej liczby (ponad 8 000), więc trzeba było oczyścić Bitrix przed migracją, usunąć wszystkie stare zadania i zostawić tylko te, które są aktualne dla bieżących projektów.
Nasza drużyna, która obecnie składa się z 15 inżynierów i około 10 kontrahentów, jest dobrze skoordynowana i dlatego w pełni poparła przejście. Ustawienie etapów, tagów i kont użytkowników zajęło kilka dni. Warto również zauważyć, że adaptacja była znacznie szybsza dzięki demonstracji funkcji i ustawień Worksection. W zaledwie pół godziny otrzymaliśmy odpowiedzi na wszystkie nasze pytania.
Jak Worksection pomaga w Twojej pracy?
Główne zadania projektu mają ustalone budżety, więc bardzo wygodnie jest zobaczyć raport finansowy projektu, jak zaplanowany budżet jest podzielony i ile obecnie zostało. Również dla niektórych projektów (głównie zagranicznych) mamy płatność godzinową, więc również korzystamy ze śledzenia. Możemy ustawić indywidualną stawkę godzinową dla każdego użytkownika (na przykład, jeśli mamy studenta na okresie próbnym), co jest również wygodne.
Najważniejsze jest to, że historia zadań: możesz otworzyć archiwum w dowolnym momencie i znaleźć wszystko, czego potrzebujesz w komentarzach. Cała nasza firma jest połączona z Worksection i wszystka komunikacja robocza odbywa się tam.
Dlatego chciałbym dodać, że brakuje nam czatu projektowego, ponieważ czasami pytania dotyczą projektu w ogóle, a nie konkretnego zadania. Ale znaleźliśmy również rozwiązanie — tworzymy osobne zadanie nazwane “czat” w projekcie.
Jaką wartość ma Worksection dla firmy inżynieryjnej?
Jesteśmy biurem projektowym, dlatego nasze projekty obejmują cały cykl rozwoju sieci inżynieryjnych i obiektów architektonicznych, od zbierania danych wyjściowych po zatwierdzenie dokumentacji projektowej we wszystkich instytucjach eksperckich.
Pełny cykl projektu wymaga dużej liczby zadań. Niektóre mogą przebiegać równolegle, inne tylko sekwencyjnie, i odpowiednio przesunięcie terminów jednego zadania w tym przypadku wpływa na terminy całego projektu. Tutaj korzystamy z wykresu Gantta: łączymy zadania, dostosowujemy je w trakcie i widzimy rzeczywisty stan oraz rzeczywistą datę zakończenia. To pozwala nam unikać “niespodzianek” i podejmować decyzje z wyprzedzeniem.
Involved also clients in the system for projects, w szczególności dla projektów z stawkami godzinowymi. Klient może zobaczyć śledzenie, uczestniczyć w bieżącej dyskusji kwestii bezpośrednio w komentarzach do zadań, zatwierdzać i nawet samodzielnie tworzyć nowe zadania do dalszej pracy. To całkowicie przejrzysty system komunikacji, który redukuje rutynową pracę i daje menedżerowi więcej możliwości w kwestiach strategicznych.
To bardzo wygodne, że system ma integrację z Telegramem. Obecnie 90% komunikacji w zadaniach prowadzone jest właśnie przez bota Telegram.
To bardzo wygodne, że system ma integrację z Telegramem. Obecnie 90% komunikacji w zadaniach prowadzone jest właśnie przez bota Telegram.
Czy macie wewnętrzne zasady korzystania z Worksection?
Tak, mamy szereg wewnętrznych regulacji korporacyjnych, w szczególności dotyczących Worksection: wymagania dotyczące nazewnictwa zadań, wypełniania danych wyjściowych (czas, koszty pracy, budżet), etapy Kanban i osoba odpowiedzialna za etap, na którym zadania “przechodzą” w procesie, a także zasady zamykania i akceptowania zadań itp.
Czy poleciłbyś Worksection innym firmom?
Zdecydowanie! Jeśli chcesz się rozwijać, prędzej czy później będziesz musiał zająć się wdrożeniem systemu zarządzania projektami. Więc dlaczego nie zrobić tego teraz? Zwłaszcza, gdy jest taki świetny ukraiński produkt.