Le but n°1 de la comptabilité est de rendre le client heureux.
La comptabilité doit libérer le client de 4 soucis :
- “Il n’y a pas de temps pour résoudre les problèmes, cela aurait dû être fait avant-hier”;
- “Je né sais pas comment vous faites ce dont j’ai besoin. Pouvez-vous donc le faire pour nous ?”;
- “La date limite approche. Respectez-vous la date limite ? L’équipement de l’entreprise précédente est tombé en panne la nuit avant la soumission du travail”;
- 4. “Comment établir un budget ? Les prix du marché varient. Est-ce bon marché ou cher ?”
Lorsque la comptabilité est organisée de manière classique, des processus “effectifs” tels que l’envoi de factures et de rapports prennent difficilement 10 %. Le reste du temps consiste pour le responsable comptable à discuter avec le client – soit sincèrement, soit en élevant le ton, au sujet du projet ou plus encore… ce qui, de manière caractéristique, est rémunéré.
Aux étapes initiales dans de nombreuses petites agences, les fondateurs de l’entreprise sont responsables de la comptabilité. C’est l’une des barrières les plus répandues à la croissance.
Quels sont les composants des coûts comptables ?
Coûts comptables = rémunération du manager.
Le temps de consommation du manager peut être mesuré en heures. Chez Sreda Digital, nous avons commencé à les compter comme suit : une heure pour préparer une facture, une heure pour les rapports, et quelques … heures pour la communication avec le client. La comptabilité s’est avérée occuper jusqu’à 50 % du temps alloué à un projet. Cela signifiait que nos clients dépensaient de l’argent pour des discussions interminables avec le manager plutôt que pour la promotion du site web.
La comptabilité comprend la prise de contact avec le client, l’annonce des offres spéciales et des nouveaux services, l’assistance à la résolution de tout problème dans le cadre du projet.
Comment aider les clients et les managers à passer moins de temps sur la comptabilité ?
Nous avons décidé d’automatiser les processus à l’aide d’un système de gestion des tâches. Nous avons sélectionné celui qui convenait après plusieurs essais. Nous avons trouvé chacun d’eux inadapté sur différents aspects : certains systèmes n’avaient pas de diagramme de Gantt, d’autres avaient tout mais d’une manière trop compliquée, certains systèmes avaient un mauvais support.
Nous avons fini par lancer Worksection où nous avons ensuite intégré ce qui suit :
- tâches
- communications de projet
- communications clients.
Pourquoi la comptabilité n’a‑t-elle pas marché dans Worksection ?
Introduire un système CRM dans une agence est à moitié gagné. Nous devions encore convaincre nos clients
de passer des “100500” canaux de communication à Worksection. Nous avons avancé les
arguments suivants :
- Vous communiquerez rapidement avec votre prestataire — posez vos questions et donnez votre avis.
- Vous aurez accès à toutes les données sur le projet — ce qui a été fait, ce qui est en cours et ce qui est seulement prévu.
- Vous trouverez rapidement des fichiers importants — textes, tableaux et schémas seront dans le système.
L’introduction a entraîné l’automatisation des projets, mais les clients étaient toujours
insatisfaits. Pourquoi ?
- Les tâches n’étaient pas assignées tout de suite. Le manager avait une file d’activités. Le temps entre la signature d’un contrat et l’assignation des tâches prenait plusieurs jours.
- Nous avions l’habitude de définir des tâches étendues. Les clients né voyaient aucun avancement dans les projets. Il semblait qu’il n’y avait pas de progrès et que les employés né travaillaient pas.
- Nous né répondions pas instantanément. Si un client né recevait pas de réponse en une demi-heure, il appelait immédiatement la direction.
Quel a été le moyen de résoudre les problèmes ?
Nous avons commencé à assigner des tâches selon un modèle
Nous avons trouvé plus facile de prendre des orientations dans les tâches. Nous divisons les tâches générales en sous-tâches, et les sous-tâches sont scindées en listes de contrôle. Chaque tâche a des personnes responsables qui peuvent être remplacées à différentes phases d’exécution.
Le client voit quelles tâches sont exécutées et par qui.
Fragment de règlement de procédure de la tâche “Contexte et Objectif”
Nous avons déplacé la communication de l’équipe vers Worksection
Point par point, nous entrons les problèmes actuels, les plans et les résultats des discussions “en direct” dans les tâches.
Le client suit l’ensemble de l’avancement des travaux.
Comme si le client était au bureau avec nous :)
Nous avons désigné un employé pour traiter tout changement de tâche
Worksection s’adapte à Telegram, ainsi les notifications concernant les nouveaux messages sont reçues instantanément. La personne responsable (par exemple, l’assistant du PM) gère les changements comme suit : elle marque les employés concernés et s’assure que le projet est en cours d’exécution.
En conséquence, le temps de réponse à un client a été réduit à 15 minutes.
Qu’est-ce qui a changé depuis que les problèmes d’automatisation comptable ont été résolus ?
Comment c’est : 5 – 10%
1:47 h au lieu des typiques 20 – 22 h.
Comment c’est : Worksection
Étant donné 5 – 10 canaux de communication (avec le même client !), le PM passait d’une tâche à l’autre, répétait des explications, perdait des messages. Maintenant, les projets sont entièrement gérés dans Worksection : rien n’est perdu, tout est clair et compréhensible.
Comment c’est : communication comptable via Worksection
Les dirigeants passent aussi du temps à traiter avec les clients, mais le temps consommé est moins élevé que si seul le PM s’occupait d’eux.
Résumé
- Il né suffit pas de choisir un CRM (Worksection dans notre cas), de plus, il doit être correctement introduit. Comme tout outil, cependant.
- Dépenses comptables = rémunération du manager.
- Dans les projets numériques, l’automatisation de la comptabilité réduit les dépenses comptables.
- Si la comptabilité prend plus de 10 % du temps consacré à un projet, vous devez améliorer l’efficacité du processus.
- Si un modèle simplifie et accélère le travail, c’est un bon modèle.
- Lorsque le client comprend qui effectue certaines tâches, il/elle se sent rassuré(e). Et cela signifie tranquillité d’esprit pour les dirigeants.
- Désignez un employé pour traiter les changements de tâche : reprogrammer les délais, ajouter des listes de contrôle, répondre aux petites questions du client et créer des sous-tâches. L’assistant du chef de projet peut être cette personne.
- Rappelez-vous la règle : si une solution ou une idée n’est pas enregistrée dans le système, elles n’existent pas.
- La comptabilité nous fournit la principale capacité — offrir un service client à un niveau constamment élevé, avec des coûts prévisibles.
