Scopul nr. 1 al contabilității este de a face clientul fericit.
Contabilitatea trebuie să elibereze clientul de 4 probleme:
- „Nu este timp pentru a rezolva problemele, ar fi trebuit să fie rezolvate cu o zi înainte de ieri”;
- „Nu știu cum să faci ceea ce am nevoie. Așadar, poți să o faci pentru noi?”;
- „Termenul limită se apropie. Respecți termenul limită? Echipamentul firmei anterioare s‑a defectat noaptea înainte de a predat lucrarea”;
- 4. „Cum să întocmesc un buget? Prețurile pe piețe variază. Este ieftin sau scump?”
Când contabilitatea este organizată clasic, procesele „eficiente” precum trimiterea facturilor și a rapoartelor nu durează decât 10%. Restul timpului este pentru managerul de contabilitate doar pentru a vorbi cu clientul – fie sincer, fie cu tonuri ridicate, despre proiect sau chiar mai mult decât atât… ceea ce, în mod caracteristic, este remunerat.
În etapele inițiale, în multe agenții mici, fondatorii companiei se ocupă de contabilitate. Aceasta este una dintre barierele răspândite în creștere.
Care sunt componentele costurilor contabile?
Costurile contabile = remunerația managerului.
Consumul de timp al managerului poate fi măsurat în ore. La Sreda Digital, am început să le numărăm astfel: o oră pentru a pregăti o factură, o oră pentru raportare și câteva … ore pentru comunicarea cu clientul. Contabilitatea s‑a dovedit a ocupa până la 50% din timpul alocat unui proiect. Însemna că clienții noștri cheltuiau bani pe discuții fără sfârșit cu managerul mai degrabă decât pe promovarea site-ului.
Contabilitatea include familiarizarea cu clientul, anunțarea ofertelor speciale și a noilor servicii, asistență în rezolvarea oricăror probleme din cadrul proiectului.
Cum să ajutăm clienții și managerii să petreacă mai puțin timp pe contabilitate?
Am decis să automatizăm procesele prin intermediul unui sistem de gestionare a sarcinilor. Am selectat cel potrivit prin încercări și erori. Am constatat că fiecare dintre ele era nepotrivit din diferite aspecte: anumite sisteme nu aveau diagramă Gantt, unele aveau totul, dar într-un mod prea complicat, iar unele sisteme aveau suport slab.
Am ajuns să lansăm Worksection unde am acomodate ulterior următoarele:
- sarcini
- comunicări de proiect
- comunicări cu clienții.
De ce contabilitatea nu a funcționat în Worksection?
Introducerea unui sistem CRM într‑o agenție este jumătate din bătălie. Trebuia să‑i convingem pe clienți
să treacă de la “100500” canale de comunicație la Worksection. Am adus următoarele argumente:
- Vei comunica rapid cu contractorul tău — pune-ți întrebările și oferă feedback.
- Vei avea acces la toate datele despre proiect — ce s‑a realizat, ce este în curs de desfășurare și ce este doar planificat.
- Vei găsi rapid fișierele importante — texte, tabele și scheme vor fi în sistem.
Introducerea a avut ca rezultat faptul că proiectele au fost automatizate, dar clienții erau încă
nemulțumiți. De ce?
- Sarcinile nu erau asignate imediat. Managerul avea o coadă de activități. Drumul de la semnarea unui contract până la asignarea sarcinilor dura câteva zile.
- Obișnuiam să stabilim sarcini extinse. Clienții nu vedeau niciun progres în proiecte. Părea că nu există progres și angajații nu lucrează.
- Nu răspundeam instantaneu. Dacă un client nu primea un răspuns în jumătate de oră, suna imediat conducerea.
Care a fost calea de a rezolva problemele?
Am început să asignăm sarcini pe baza unui șablon
A fost mai ușor să né ghidăm în sarcini. Împărțim sarcinile generale în sub-sarcini, iar sub-sarcinile sunt divizate în liste de verificare. Fiecare sarcină are persoane responsabile care pot fi înlocuite în diferite faze de execuție.
Clientul vizualizează ce sarcini sunt executate și de către cine.
Fragment din reglementările procedurale de la sarcina „Context și Obiectiv”
Am mutat comunicarea echipei în Worksection
Punct cu punct, introducem problemele actuale, planurile și rezultatele discuțiilor „live” în sarcini.
Clientul controlează întreaga progresie a muncii.
De parcă clientul ar fi fost în birou cu noi :)
Am numit un angajat pentru a procesa orice modificări ale sarcinilor
Worksection se adaptează la Telegram, astfel încât notificările despre mesaje noi sunt primite instantaneu. Persoana responsabilă (de exemplu, asistentul PM-ului) se ocupă de modificări astfel: marchează angajații respectivi și se asigură că proiectul este îndeplinit.
Ca rezultat, timpul de răspuns la un client a fost redus la 15 minute.
Ce s‑a schimbat de când s‑au rezolvat problemele de automatizare a contabilității?
Cum este: 5 – 10%
1:47 h în loc de timpul tipic de 20 – 22 h.
Cum este: Worksection
A avut la dispoziție 5 – 10 canale de comunicație (cu același client!), PM-ul migra de la o sarcină la alta, explicații repetate, mesaje pierdute. Acum proiectele sunt complet gestionate în Worksection: nimic nu este pierdut, totul este clar și comprehensibil.
Cum este: comunicare contabilă prin Worksection
Executivii petrec și ei timp în interacțiunea cu clienții, dar timpul consumat este mai puțin decât dacă doar PM-ul s‑ar ocupa de ei.
Rezumat
- Nu este suficient să alegi un CRM (Worksection în cazul nostru), de asemenea, trebuie să fie introdus corect. Ca orice instrument, oricum.
- Cheltuielile contabile = remunerația managerului.
- În proiectele digitale, automatizarea contabilității reduce cheltuielile contabile.
- Dacă contabilitatea ocupă mai mult de 10% din timpul petrecut pe un proiect, ar trebui să îmbunătățești eficiența procesului.
- Dacă un șablon simplifică și accelerează munca, este un bun șablon.
- Când clientul înțelege cine îndeplinește anumite sarcini, el/ea se simte liniștit. Și asta înseamnă liniștea conducătorilor.
- Numiți un angajat pentru a procesa modificările sarcinilor: reprogramați termenele, adăugați liste de verificare, răspundeți la întrebările minore ale clientului și creați sub-sarcini. Asistentul directorului de proiect poate deveni o astfel de persoană.
- Amintiți-vă regula: dacă o soluție sau o idee nu este înregistrată în sistem, acestea nu există.
- Contabilitatea né oferă principala capacitate — de a oferi servicii clienților la un nivel constant de înalt, cu costuri previzibile.
