worksection
Blog
Sreda Digital: Cazul Introducerii Worksection într-o Agenție
  •     •   5 min read

Sreda Digital: Cazul Introducerii Worksection într-o Agenție

Ksenia Hait
Co-fondator și partener managerial în Sreda Digital
Con­tabil­i­tatea oferă suport unui client în imple­mentarea proiectului.
Scop­ul nr. 1 al con­tabil­ității este de a face clien­tul fericit.

Con­tabil­i­tatea tre­buie să elibereze clien­tul de 4 prob­leme:

  1. „Nu este timp pen­tru a rezol­va prob­lemele, ar fi tre­buit să fie rezol­vate cu o zi înainte de ieri”;
  2. „Nu știu cum să faci ceea ce am nevoie. Așadar, poți să o faci pen­tru noi?”;
  3. „Ter­menul lim­ită se apropie. Respecți ter­menul lim­ită? Echipa­men­tul firmei ante­rioare s‑a defec­tat noaptea înainte de a pre­dat lucrarea”;
  4. 4. ​„Cum să întocmesc un buget? Prețurile pe piețe vari­ază. Este ieftin sau scump?”

Când con­tabil­i­tatea este orga­ni­za­tă cla­sic, pro­ce­se­le ​„efi­ciente” pre­cum trim­iterea fac­turilor și a rapoartelor nu durează decât 10%. Restul tim­pu­lui este pen­tru man­agerul de con­tabil­i­tate doar pen­tru a vor­bi cu clien­tul – fie sin­cer, fie cu tonuri ridi­cate, despre proiect sau chiar mai mult decât atât… ceea ce, în mod car­ac­ter­is­tic, este remunerat.

În etapele inițiale, în multe agenții mici, fonda­torii com­paniei se ocupă de con­tabil­i­tate. Aceas­ta este una din­tre bari­erele răspân­dite în creștere.

Care sunt com­po­nen­tele cos­turilor contabile?

Cos­turile con­tabile = remu­ner­ația managerului.


Con­sumul de timp al man­ageru­lui poate fi măsurat în ore. La Sre­da Dig­i­tal, am început să le numărăm ast­fel: o oră pen­tru a pregăti o fac­tură, o oră pen­tru raportare și câte­va … ore pen­tru comu­ni­carea cu clien­tul. Con­tabil­i­tatea s‑a doved­it a ocu­pa până la 50% din tim­pul alo­cat unui proiect. Însem­na că clienții noștri chel­tu­iau bani pe dis­cuții fără sfârșit cu man­agerul mai degrabă decât pe pro­movarea site-ului.

Con­tabil­i­tatea include famil­iar­izarea cu clien­tul, anunțarea ofer­telor spe­ciale și a noilor ser­vicii, asis­tență în rezolvarea oricăror prob­leme din cadrul proiectului.

Cum să ajutăm clienții și man­agerii să petreacă mai puțin timp pe contabilitate?

Am decis să autom­a­tizăm pro­ce­se­le prin inter­medi­ul unui sis­tem de ges­tionare a sarcinilor. Am selec­tat cel potriv­it prin încer­cări și erori. Am con­statat că fiecare din­tre ele era nepotriv­it din diferite aspecte: anu­mite sis­teme nu aveau dia­gramă Gantt, unele aveau totul, dar într-un mod prea com­pli­cat, iar unele sis­teme aveau suport slab.

Am ajuns să lan­săm Work­sec­tion unde am aco­mo­date ulte­ri­or următoarele:
  • sarcini
  • comu­nicări de proiect
  • comu­nicări cu clienții.


De ce con­tabil­i­tatea nu a funcțion­at în Worksection?

Intro­duc­erea unui sis­tem CRM într‑o agenție este jumă­tate din bătălie. Tre­buia să‑i convingem pe clienți
să treacă de la ​“100500” canale de comu­ni­cație la Work­sec­tion. Am adus urmă­toarele argumente:


  1. Vei comu­ni­ca rapid cu con­trac­torul tău — pune-ți între­bările și oferă feedback.
  2. Vei avea acces la toate datele despre proiect — ce s‑a real­izat, ce este în curs de des­fășu­rare și ce este doar planificat.
  3. Vei găsi rapid fișierele impor­tante — texte, tabele și scheme vor fi în sistem.
Né‑a luat o jumă­tate de an pen­tru a face clienții exis­tenți să lucreze prin Work­sec­tion. Nu am reușit să o facem per­fect la început.



Intro­duc­erea a avut ca rezul­tat fap­tul că proiectele au fost autom­a­ti­zate, dar clienții erau încă
nemulțu­miți. De ce?


  1. Sarcinile nu erau asig­nate ime­di­at. Man­agerul avea o coadă de activ­ități. Dru­mul de la semnarea unui con­tract până la asignarea sarcinilor dura câte­va zile.
  2. Obișnuiam să sta­bil­im sarci­ni extinse. Clienții nu vedeau nici­un pro­gres în proiecte. Părea că nu există pro­gres și anga­jații nu lucrează.
  3. Nu răspun­deam instan­ta­neu. Dacă un client nu primea un răspuns în jumă­tate de oră, suna ime­di­at conducerea.

Care a fost calea de a rezol­va problemele?

Am început să asignăm sarci­ni pe baza unui șablon

A fost mai ușor să né ghidăm în sarci­ni. Împărțim sarcinile gen­erale în sub-sarci­ni, iar sub-sarcinile sunt divizate în liste de ver­i­fi­care. Fiecare sarcină are per­soane respon­s­abile care pot fi înlocuite în diferite faze de execuție.

Clien­tul vizual­izează ce sarci­ni sunt exe­cu­tate și de către cine.


Frag­ment din regle­men­tările pro­ce­du­rale de la sarci­na ​„Con­text și Obiectiv”

Am mutat comu­ni­carea echipei în Worksection

Punct cu punct, intro­ducem prob­lemele actuale, pla­nurile și rezul­tatele dis­cuți­ilor ​„live” în sarcini.
Clien­tul con­trolează întrea­ga pro­gre­sie a muncii.




De par­că clien­tul ar fi fost în birou cu noi :)

Am numit un anga­jat pen­tru a proce­sa orice mod­i­ficări ale sarcinilor

Work­sec­tion se adaptează la Telegram, ast­fel încât noti­ficările despre mesaje noi sunt prim­ite instan­ta­neu. Per­soana respon­s­abilă (de exem­plu, asis­ten­tul PM-ului) se ocupă de mod­i­ficări ast­fel: marchează anga­jații respec­tivi și se asig­ură că proiec­tul este îndeplinit.

Ca rezul­tat, tim­pul de răspuns la un client a fost redus la 15 minute.

Ce s‑a schim­bat de când s‑au rezol­vat prob­lemele de autom­a­ti­zare a contabilității?


Cum era: con­tabil­i­tatea ocu­pa până la 50% din tim­pul proiec­tu­lui
Cum este: 5 – 10%




1:47 h în loc de tim­pul tipic de 20 – 22 h.


Cum era: mesageri + tele­fon + mail
Cum este: Worksection
A avut la dis­poz­iție 5 – 10 canale de comu­ni­cație (cu ace­lași client!), PM-ul migra de la o sarcină la alta, expli­cații repetate, mesaje pier­dute. Acum proiectele sunt com­plet ges­tion­ate în Work­sec­tion: nim­ic nu este pier­dut, totul este clar și comprehensibil.


Cum era: apeluri nes­fârșite la șefi
Cum este: comu­ni­care con­tabilă prin Worksection

Exec­u­tivii petrec și ei timp în inter­acți­unea cu clienții, dar tim­pul con­sumat este mai puțin decât dacă doar PM-ul s‑ar ocu­pa de ei.

Rezu­mat

  1. Nu este sufi­cient să ale­gi un CRM (Work­sec­tion în cazul nos­tru), de aseme­nea, tre­buie să fie intro­dus corect. Ca orice instru­ment, oricum.
  2. Chel­tu­ielile con­tabile = remu­ner­ația managerului.
  3. În proiectele dig­i­tale, autom­a­ti­zarea con­tabil­ității reduce chel­tu­ielile contabile.
  4. Dacă con­tabil­i­tatea ocupă mai mult de 10% din tim­pul petre­cut pe un proiect, ar tre­bui să îmbunătățești efi­ciența procesului.
  5. Dacă un șablon sim­pli­fică și accel­erează munca, este un bun șablon.
  6. Când clien­tul înțelege cine îndeplinește anu­mite sarci­ni, el/​ea se simte lin­iștit. Și asta înseam­nă lin­iștea conducătorilor.
  7. Numiți un anga­jat pen­tru a proce­sa mod­i­ficările sarcinilor: repro­gra­mați termenele, adău­gați liste de ver­i­fi­care, răspun­deți la între­bările minore ale clien­tu­lui și creați sub-sarci­ni. Asis­ten­tul direc­toru­lui de proiect poate deveni o ast­fel de persoană.
  8. Amintiți-vă reg­u­la: dacă o soluție sau o idee nu este înreg­is­trată în sis­tem, aces­tea nu există.
  9. Con­tabil­i­tatea né oferă prin­ci­pala capac­i­tate — de a oferi ser­vicii clienților la un niv­el con­stant de înalt, cu cos­turi previzibile.

⇆

esc
Distribuie
или
Școala PM
Cum să gestionăm eficient termenele limită cu Worksection
Disruptiile termenului limită sunt unele dintre cele mai comune probleme în managementul proiectelor. Conform datelor de la Wellingtone, doar 29% dintre proiecte sunt finalizate la timp. Asta se întâmplă...
21 Iulie 2025   •   7 min read
Școala PM
Cum te ajută Worksection să eviți pierderea fișierelor și să nu mai pierzi timp căutându-le
Ai avut vreodată nevoie urgentă să găsești o prezentare — dar nu o găsești nicăieri în chat, email sau pe drive? Fișierele de lucru sunt împrăștiate peste tot: în mesagerie, pe Google Drive, în emailuri...
15 Iulie 2025   •   7 min read
Școala PM
Prezentare generală Worksection: manager de sarcini, kanban, diagramă Gantt, tracker de timp și raportare
Serviciile online pentru gestionarea proiectelor ajută la evitarea haosului în sarcini și se concentrează pe rezultate. Astfel, o creștere a productivității datorată instrumentelor digitale este observată...
30 Iunie 2025   •   11 min read
Începeți acum
Vă rugăm să introduceți adresa dvs. de e-mail reală 🙂
Anula