Zweck Nr. 1 der Buchhaltung ist es, den Kunden glücklich zu machen.
Die Buchhaltung soll den Kunden von 4 Problemen befreien:
- „Es gibt keine Zeit, um Probleme zu lösen, das hätte schon vorgestern erledigt werden müssen“;
- „Ich weiß nicht, wie Sie das machen, was ich brauche. Können Sie es also für uns tun?“;
- „Der Abgabetermin steht kurz bevor. Halten Sie den Abgabetermin ein? Die Ausrüstung der vorherigen Firma ist in der Nacht vor der Abgabe ausgefallen“;
- 4. „Wie erstellt man ein Budget? Die Marktpreise schwanken. Ist es billig oder teuer?“
Wenn die Buchhaltung klassisch organisiert ist, nehmen solche „effektiven“ Prozesse wie das Versenden von Rechnungen und Berichten kaum 10 % ein. Die restliche Zeit wird vom Buchhaltungsmanager allein dafür genutzt, mit dem Kunden zu reden – entweder aufrichtig oder mit erhöhter Stimme, über das Projekt oder mehr als das… was, charakteristischerweise, vergütet wird.
In den Anfangsstadien sind in vielen kleinen Agenturen die Unternehmensgründer für die Buchhaltung verantwortlich. Dies ist eine der weit verbreiteten Wachstumsbarrieren.
Was sind die Komponenten der Buchhaltungskosten?
Buchhaltungskosten = Vergütung des Managers.
Der Zeitaufwand des Managers kann in Stunden gemessen werden. Bei Sreda Digital haben wir begonnen, sie wie folgt zu zählen: eine Stunde für die Vorbereitung einer Rechnung, eine Stunde für Berichterstattung und einige … Stunden für die Kommunikation mit dem Kunden. Die Buchhaltung stellte sich als zeitintensiv heraus und beanspruchte bis zu 50 % der für ein Projekt vorgesehenen Zeit. Das bedeutete, dass unsere Kunden Geld für endlose Gespräche mit dem Manager ausgaben, anstatt in die Website-Promotion zu investieren.
Die Buchhaltung umfasst die Bekanntmachung mit dem Kunden, die Ankündigung von Sonderangeboten und neuen Dienstleistungen sowie die Unterstützung bei der Lösung von Problemen innerhalb des Projekts.
Wie helfen wir Kunden und Managern, weniger Zeit mit Buchhaltung zu verbringen?
Wir haben beschlossen, die Prozesse mit Hilfe eines Task-Management-Systems zu automatisieren. Wir haben das Richtige durch Versuch und Irrtum ausgewählt. Wir fanden jedes von ihnen in unterschiedlichen Aspekten ungeeignet: bestimmte Systeme hatten kein Gantt-Diagramm, einige hatten alles, aber auf eine zu komplizierte Weise, und einige Systeme boten einen schlechten Support.
Am Ende starteten wir Worksection, wo wir anschließend Folgendes untergebracht haben:
- Aufgaben
- Projektkommunikation
- Kundenkommunikation.
Warum hat die Buchhaltung in Worksection nicht funktioniert?
Die Einführung eines CRM-Systems in einer Agentur ist nur die halbe Miete. Wir mussten unsere Kunden immer noch überzeugen,
von den “100500” Kommunikationskanälen zu Worksection zu wechseln. Wir brachten die
folgenden Argumente vor:
- Sie kommunizieren schnell mit Ihrem Auftragnehmer — stellen Sie Ihre Fragen und geben Sie Rückmeldungen.
- Sie erhalten Zugriff auf alle Daten zum Projekt — was erledigt wurde, was in Bearbeitung ist und was nur geplant ist.
- Sie finden wichtige Dateien schnell — Texte, Tabellen und Pläne werden im System sein.
Die Einführung führte dazu, dass Projekte automatisiert wurden, die Kunden jedoch weiterhin
unzufrieden waren. Warum?
- Die Aufgaben wurden nicht sofort zugewiesen. Der Manager hatte eine Warteschlange von Aktivitäten. Der Weg von der Vertragsunterzeichnung zur Aufgabenvergabe dauerte mehrere Tage.
- Wir setzten umfangreiche Aufgaben fest. Die Kunden sahen keinen Fortschritt in den Projekten. Es schien, als gäbe es keinen Fortschritt und die Mitarbeiter würden nicht arbeiten.
- Wir antworteten nicht sofort. Wenn ein Kunde innerhalb von einer halben Stunde keine Antwort erhielt, rief er sofort die Geschäftsleitung an.
Was war der Weg, die Probleme zu lösen?
Wir begannen, Aufgaben basierend auf einer Vorlage zuzuweisen
Wir fanden es einfacher, uns bei Aufgaben zu orientieren. Wir teilen allgemeine Aufgaben in Unteraufgaben und Unteraufgaben in Checklisten. Jede Aufgabe hat verantwortliche Personen, die in verschiedenen Phasen der Ausführung ersetzt werden können.
Der Kunde sieht, welche Aufgaben ausgeführt werden und von wem.
Fragment der Verfahrensvorschriften aus der Aufgabe „Kontext und Ziel“
Wir haben die Kommunikation des Teams nach Worksection verlagert
Punkt für Punkt erfassen wir aktuelle Probleme, Pläne und Ergebnisse von „live“ Diskussionen in Aufgaben.
Der Kunde überwacht den gesamten Arbeitsfortschritt.
Als ob der Kunde mit uns im Büro wäre :)
Wir haben einen Mitarbeiter bestimmt, der alle Änderungen an Aufgaben bearbeitet
Worksection passt sich Telegram an, sodass Benachrichtigungen über neue Nachrichten sofort eingehen. Die verantwortliche Person (z.B. der Assistent des PM) bearbeitet Änderungen wie folgt: markiert die entsprechenden Mitarbeiter und sorgt dafür, dass das Projekt erfüllt wird.
Als Ergebnis wurde die Reaktionszeit auf einen Kunden auf 15 Minuten reduziert.
Was hat sich geändert, seit die Probleme der Buchhaltungsautomatisierung gelöst wurden?
Wie es ist: 5 – 10%
1:47 h statt typischerweise 20 – 22 h.
Wie es ist: Worksection
Bei 5 – 10 Kommunikationskanälen (mit demselben Kunden!) wechselte der PM von einer Aufgabe zur nächsten, wiederholte Erklärungen und verlor Nachrichten. Jetzt werden Projekte vollständig in Worksection bearbeitet: nichts geht verloren, alles ist klar und verständlich.
Wie es ist: Buchhaltungs kommunikation über Worksection
Führungskräfte verbringen ebenfalls Zeit mit der Kundenbetreuung, aber der Zeitaufwand ist geringer, als wenn nur der PM sich um sie kümmert.
Zusammenfassung
- Es reicht nicht aus, ein CRM auszuwählen (in unserem Fall Worksection), zudem sollte es richtig eingeführt werden. Wie jedes Tool sollte es jedoch.
- Buchhaltungskosten = Vergütung des Managers.
- In digitalen Projekten reduziert die Automatisierung der Buchhaltung die Buchhaltungskosten.
- Wenn die Buchhaltung mehr als 10 % der für ein Projekt aufgewendeten Zeit benötigt, sollte die Prozesseffizienz verbessert werden.
- Wenn eine Vorlage die Arbeit vereinfacht und beschleunigt, ist es eine gute Vorlage.
- Wenn der Kunde versteht, wer bestimmte Aufgaben ausführt, fühlt er sich ruhig. Und das bedeutet Ruhe für die Führungskräfte.
- Bestimmen Sie einen Mitarbeiter, der Änderungen an Aufgaben bearbeitet: Zeitrahmen umplant, Checklisten hinzufügt, die kleinen Fragen des Kunden beantwortet und Unteraufgaben erstellt. Der Assistent des Projektmanagers kann eine solche Person werden.
- Denken Sie an die Regel: Wenn eine Lösung oder Idee nicht im System festgehalten ist, existiert sie nicht.
- Die Buchhaltung bietet uns die Hauptfähigkeit — einen Kundenservice auf konstant hohem Niveau mit vorhersehbaren Kosten zu erbringen.
