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Sreda Digital: Der Fall der Einführung von Worksection in einer Agentur

Die Buch­hal­tung unter­stützt einen Kun­den bei der Projektumsetzung.
Zweck Nr. 1 der Buch­hal­tung ist es, den Kun­den glück­lich zu machen.

Die Buch­hal­tung soll den Kun­den von 4 Prob­le­men befreien:

  1. Es gibt keine Zeit, um Prob­leme zu lösen, das hätte schon vorgestern erledigt wer­den müssen“;
  2. Ich weiß nicht, wie Sie das machen, was ich brauche. Kön­nen Sie es also für uns tun?“;
  3. Der Abga­beter­min ste­ht kurz bevor. Hal­ten Sie den Abga­beter­min ein? Die Aus­rüs­tung der vorheri­gen Fir­ma ist in der Nacht vor der Abgabe ausgefallen“;
  4. 4. Wie erstellt man ein Bud­get? Die Mark­t­preise schwanken. Ist es bil­lig oder teuer?“

Wenn die Buch­hal­tung klas­sisch organ­isiert ist, nehmen solche effek­tiv­en“ Prozesse wie das Versenden von Rech­nun­gen und Bericht­en kaum 10 % ein. Die restliche Zeit wird vom Buch­hal­tungs­man­ag­er allein dafür genutzt, mit dem Kun­den zu reden – entwed­er aufrichtig oder mit erhöhter Stimme, über das Pro­jekt oder mehr als das… was, charak­ter­is­tis­cher­weise, vergütet wird.

In den Anfangssta­di­en sind in vie­len kleinen Agen­turen die Unternehmensgrün­der für die Buch­hal­tung ver­ant­wortlich. Dies ist eine der weit ver­bre­it­eten Wachstumsbarrieren.

Was sind die Kom­po­nen­ten der Buchhaltungskosten?

Buch­hal­tungskosten = Vergü­tung des Managers.


Der Zeitaufwand des Man­agers kann in Stun­den gemessen wer­den. Bei Sre­da Dig­i­tal haben wir begonnen, sie wie fol­gt zu zählen: eine Stunde für die Vor­bere­itung ein­er Rech­nung, eine Stunde für Berichter­stat­tung und einige … Stun­den für die Kom­mu­nika­tion mit dem Kun­den. Die Buch­hal­tung stellte sich als zeit­in­ten­siv her­aus und beanspruchte bis zu 50 % der für ein Pro­jekt vorge­se­henen Zeit. Das bedeutete, dass unsere Kun­den Geld für end­lose Gespräche mit dem Man­ag­er aus­gaben, anstatt in die Web­site-Pro­mo­tion zu investieren.

Die Buch­hal­tung umfasst die Bekan­nt­machung mit dem Kun­den, die Ankündi­gung von Son­derange­boten und neuen Dien­stleis­tun­gen sowie die Unter­stützung bei der Lösung von Prob­le­men inner­halb des Projekts.

Wie helfen wir Kun­den und Man­agern, weniger Zeit mit Buch­hal­tung zu verbringen?

Wir haben beschlossen, die Prozesse mit Hil­fe eines Task-Man­age­ment-Sys­tems zu automa­tisieren. Wir haben das Richtige durch Ver­such und Irrtum aus­gewählt. Wir fan­den jedes von ihnen in unter­schiedlichen Aspek­ten ungeeignet: bes­timmte Sys­teme hat­ten kein Gantt-Dia­gramm, einige hat­ten alles, aber auf eine zu kom­plizierte Weise, und einige Sys­teme boten einen schlecht­en Support.

Am Ende starteten wir Work­sec­tion, wo wir anschließend Fol­gen­des unterge­bracht haben:
  • Aufgaben
  • Projektkommunikation
  • Kundenkommunikation.


Warum hat die Buch­hal­tung in Work­sec­tion nicht funktioniert?

Die Ein­führung eines CRM-Sys­tems in ein­er Agen­tur ist nur die halbe Miete. Wir mussten unsere Kun­den immer noch überzeugen,
von den 100500” Kom­mu­nika­tion­skanälen zu Work­sec­tion zu wech­seln. Wir bracht­en die
fol­gen­den Argu­mente vor:


  1. Sie kom­mu­nizieren schnell mit Ihrem Auf­trag­nehmer — stellen Sie Ihre Fra­gen und geben Sie Rückmeldungen.
  2. Sie erhal­ten Zugriff auf alle Dat­en zum Pro­jekt — was erledigt wurde, was in Bear­beitung ist und was nur geplant ist.
  3. Sie find­en wichtige Dateien schnell — Texte, Tabellen und Pläne wer­den im Sys­tem sein.
Es hat uns ein halbes Jahr gekostet, um unsere beste­hen­den Kun­den dazu zu brin­gen, über Work­sec­tion zu arbeit­en. Wir haben es zunächst nichtper­fekt geschafft.



Die Ein­führung führte dazu, dass Pro­jek­te automa­tisiert wur­den, die Kun­den jedoch weiterhin
unzufrieden waren. Warum?


  1. Die Auf­gaben wur­den nicht sofort zugewiesen. Der Man­ag­er hat­te eine Warteschlange von Aktiv­itäten. Der Weg von der Ver­trag­sun­terze­ich­nung zur Auf­gaben­ver­gabe dauerte mehrere Tage.
  2. Wir set­zten umfan­gre­iche Auf­gaben fest. Die Kun­den sahen keinen Fortschritt in den Pro­jek­ten. Es schien, als gäbe es keinen Fortschritt und die Mitar­beit­er wür­den nicht arbeiten.
  3. Wir antworteten nicht sofort. Wenn ein Kunde inner­halb von ein­er hal­ben Stunde keine Antwort erhielt, rief er sofort die Geschäft­sleitung an.

Was war der Weg, die Prob­leme zu lösen?

Wir began­nen, Auf­gaben basierend auf ein­er Vor­lage zuzuweisen

Wir fan­den es ein­fach­er, uns bei Auf­gaben zu ori­en­tieren. Wir teilen all­ge­meine Auf­gaben in Unter­auf­gaben und Unter­auf­gaben in Check­lis­ten. Jede Auf­gabe hat ver­ant­wortliche Per­so­n­en, die in ver­schiede­nen Phasen der Aus­führung erset­zt wer­den können.

Der Kunde sieht, welche Auf­gaben aus­ge­führt wer­den und von wem.


Frag­ment der Ver­fahrensvorschriften aus der Auf­gabe Kon­text und Ziel“

Wir haben die Kom­mu­nika­tion des Teams nach Work­sec­tion verlagert

Punkt für Punkt erfassen wir aktuelle Prob­leme, Pläne und Ergeb­nisse von live“ Diskus­sio­nen in Aufgaben.
Der Kunde überwacht den gesamten Arbeitsfortschritt.




Als ob der Kunde mit uns im Büro wäre :)

Wir haben einen Mitar­beit­er bes­timmt, der alle Änderun­gen an Auf­gaben bearbeitet

Work­sec­tion passt sich Telegram an, sodass Benachrich­ti­gun­gen über neue Nachricht­en sofort einge­hen. Die ver­ant­wortliche Per­son (z.B. der Assis­tent des PM) bear­beit­et Änderun­gen wie fol­gt: markiert die entsprechen­den Mitar­beit­er und sorgt dafür, dass das Pro­jekt erfüllt wird.

Als Ergeb­nis wurde die Reak­tion­szeit auf einen Kun­den auf 15 Minuten reduziert.

Was hat sich geän­dert, seit die Prob­leme der Buch­hal­tungsautoma­tisierung gelöst wurden?


Wie es war: die Buch­hal­tung beanspruchte bis zu 50 % der Pro­jek­tzeit
Wie es ist: 5 – 10%




1:47 h statt typ­is­cher­weise 20 – 22 h.


Wie es war: Mes­sen­ger + Tele­fon + E‑Mail
Wie es ist: Worksection
Bei 5 – 10 Kom­mu­nika­tion­skanälen (mit dem­sel­ben Kun­den!) wech­selte der PM von ein­er Auf­gabe zur näch­sten, wieder­holte Erk­lärun­gen und ver­lor Nachricht­en. Jet­zt wer­den Pro­jek­te voll­ständig in Work­sec­tion bear­beit­et: nichts geht ver­loren, alles ist klar und verständlich.


Wie es war: end­lose Anrufe bei den TOPs
Wie es ist: Buch­hal­tungs kom­mu­nika­tion über Worksection

Führungskräfte ver­brin­gen eben­falls Zeit mit der Kun­den­be­treu­ung, aber der Zeitaufwand ist geringer, als wenn nur der PM sich um sie kümmert.

Zusam­men­fas­sung

  1. Es reicht nicht aus, ein CRM auszuwählen (in unserem Fall Work­sec­tion), zudem sollte es richtig einge­führt wer­den. Wie jedes Tool sollte es jedoch.
  2. Buch­hal­tungskosten = Vergü­tung des Managers.
  3. In dig­i­tal­en Pro­jek­ten reduziert die Automa­tisierung der Buch­hal­tung die Buchhaltungskosten.
  4. Wenn die Buch­hal­tung mehr als 10 % der für ein Pro­jekt aufgewen­de­ten Zeit benötigt, sollte die Prozess­ef­fizienz verbessert werden.
  5. Wenn eine Vor­lage die Arbeit vere­in­facht und beschle­u­nigt, ist es eine gute Vorlage.
  6. Wenn der Kunde ver­ste­ht, wer bes­timmte Auf­gaben aus­führt, fühlt er sich ruhig. Und das bedeutet Ruhe für die Führungskräfte.
  7. Bes­tim­men Sie einen Mitar­beit­er, der Änderun­gen an Auf­gaben bear­beit­et: Zeitrah­men umplant, Check­lis­ten hinzufügt, die kleinen Fra­gen des Kun­den beant­wortet und Unter­auf­gaben erstellt. Der Assis­tent des Pro­jek­t­man­agers kann eine solche Per­son werden.
  8. Denken Sie an die Regel: Wenn eine Lösung oder Idee nicht im Sys­tem fest­ge­hal­ten ist, existiert sie nicht.
  9. Die Buch­hal­tung bietet uns die Haupt­fähigkeit — einen Kun­denser­vice auf kon­stant hohem Niveau mit vorherse­hbaren Kosten zu erbringen.

esc
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