Heute auf dem Worksection Blog werden wir adaptive Projektframeworks diskutieren.
Für viele moderne Projekte sind traditionelle Projektmanagement (TPM) Modelle ungeeignet. Sie versagen darin, die Herausforderungen anzugehen, die heute bei der Einführung von Projekten auftreten: ständige Veränderungen, unklare Geschäftsziele und Wettbewerbsaktionen. Die vollständige Festlegung der Anforderungen in der Anfangsphase ist unrealistisch geworden, was Anpassungen im gesamten Zyklus erforderlich macht.
Daher sind zyklische und rekursive Modelle aktuelle Werkzeuge für Projektleiter. Die Möglichkeit, vergangene Arbeitsphasen zu überprüfen, die aktuelle Iteration zu verbessern oder ständig Daten zu überprüfen und zu aktualisieren, ist von unschätzbarem Wert.
Das Ziel der Methode des Adaptiven Projektframeworks (APF) ist es, Prozesse und ständige Änderungen im Projekt, im Geschäftsklima und auf den Märkten in Einklang zu bringen. Es schreibt keine Vorlagen und eine Liste vorgefertigter Lösungen vor. Änderungen im Ansatz sind eine unkonventionelle Reaktion auf Veränderungen im Projekt oder in der Umgebung.
Der Autor der Methode, Robert K. Wysocki, besteht darauf, dass der Projektleiter (PM) nicht als Koch, sondern als Chefkoch agieren sollte. Es ist nicht nötig, Rezepten zu folgen, wenn das Fehlen einer Zutat zu einer Verzögerung führt – man muss sie selbst erfinden und sich nicht auf die Verfügbarkeit notwendiger Komponenten verlassen. Laut Wysockis Beobachtungen sind lineare TPM-Modelle für 70 % der Projekte ungeeignet.
Sieben Unabhängige Faktoren, die ein Projekt Beeinflussen
Wysocki hebt sieben unabhängige Faktoren hervor, die ein Projekt beeinflussen:
- Merkmale der Umgebung, in der das Projekt umgesetzt wird
- Merkmale des Projekts selbst
- Lebenszyklus des Geschäftsprozesses
- Lebenszyklus des Projektmanagements
- Kompetenz des Projektteams
- Vision des Kunden
- Qualität der Ausrüstung oder Software
Prinzipien von APF
- Kundenorientierung: Der Kunde ist verantwortlich für die Wahl der Werkzeuge und Ansätze für das Projekt, erhält jedoch Unterstützung vom Projektteam (PT).
- Kundenabhängigkeit: APF erfordert eine stärkere Einbindung des Kunden als die meisten Projektmanager gewohnt sind. Sie müssen bereit sein, als Berater zu fungieren, die den Kunden während des gesamten Projekts unterstützen. Der Kunde entscheidet, ob das Projekt fortgesetzt oder beendet wird.
- Schnelle und Häufige Demonstration von Ergebnissen: Zyklen in APF sind kurz, was es dem Kunden ermöglicht, schnell über die aktuellen Ergebnisse informiert zu werden und sich stärker in die Prozesse einzubringen.
- Bereitschaft, Ständig Fragen zu Stellen und zu Analysieren: Viele Phasen von APF basieren auf Fragen, die das PT und der Kunde beantworten müssen.
- Änderungen Führen zu Besseren Lösungen: Die Häufigkeit von Änderungen in einem APF-Projekt ist ein guter Indikator dafür, wie die Parteien auf die gewünschte Lösung hinarbeiten. Idealerweise treten Änderungen in frühen Zyklen häufig auf und verlangsamen sich später. Im Gegensatz zu TPM betrachtet APF Änderungen als Zeichen eines gesunden Projekts.
- Über die Zukunft Nicht Spekulieren: Wenn wir die Zukunft nicht kennen, warum planen? Die Zukunft vorherzusagen, gilt als ein Prozess, der keinen Mehrwert schafft.
APF Algorithmen
Phase 1: Umfangfestlegung
Diese Anfangsphase legt die Projektziele fest, die sowohl das PT als auch der Kunde klar verstehen müssen. Die Erfolgskriterien sind festgelegt als das Ergebnis, das offensichtlich geschäftlichen Wert bringt.Die Umfangfestlegung erfolgt in fünf Stufen:
- Finden von Bedingungen für die Einhaltung: Ein Treffen zwischen den Vertretern des PT und des Kunden sorgt für gegenseitiges Verständnis und klärt etwaige Widersprüche.
- Erstellen eines Projektübersichtsdokuments: Dieses Dokument hebt die Probleme und Chancen hervor, die das Projekt auslösen, die Ziele des Projekts, den Umfang, die Erfolgskriterien und die Risiken.
- Definieren der Zyklusparameter: Festlegung der Dauer und Anzahl der Zyklen.
- Einrichten einer unvollständigen hierarchischen Arbeitsstruktur oder Projektzeitplans: Bekannte Ziele ohne vorgegebene Werkzeuge, die während des Projekts ergänzt werden, wenn wichtige Details auftauchen.
- Priorisieren von Algorithmen: Bestimmung der priorisierten Werkzeuge und Ansätze für die zukünftige Verwendung.
Phase 2: Zyklusplanung
Die Zyklusplanung umfasst nur Prozesse mit bereits ausgewählten Lösungen und ist in vier Stufen unterteilt:
- Definieren von Zykluszielen: Mit dem Kunden besprochen, unter Berücksichtigung von Zeit und Ressourcen.
- Aufgaben für die Einrichtung zuweisen: Erster Schritt zur Bildung eines Projektzeitplans.
- Erstellen von Zeitplänen für abhängige Prozesse: Unter Verwendung von Werkzeugen wie Kanban.
- Arbeit von Unterteams: Fertigstellung der Zeitpläne für jedes Unterteam.
Phase 3: Zyklusbildung
Im Gegensatz zu TPM ändert sich die Ausführungszeit des Zyklus in APF niemals und bleibt so festgelegt, wie sie in der ersten Phase festgelegt wurde. Während des Zyklus werden keine Änderungen implementiert; neue Ansätze werden zwischen den Zyklen übernommen.
Eingesetzte Werkzeuge:
- Micro-Level Zeitpläne: Unterteams erstellen Arbeitspläne für Unteraufgaben.
- Arbeits-Pakete: Beschreiben, wie ein Durchführender die Unteraufgaben abzuschließen plant.
- Änderungsanforderungsrepository: Vorschläge werden nach Abschluss des Zyklus überprüft.
- Problem-Information: Beschreibt Probleme, Risiken und Situationen, die Klärung benötigen.
- Tägliche PT-Meetings: Schnelle Status-Updates ohne Problemlösungsdiskussionen.
Phase 4: Kundenabstimmung
Eine einzigartige Phase, in der das PT und der Kunde entscheidende Verhandlungen führen, um das Projekt zu analysieren:
- Bewertung der pünktlich abgeschlossenen Prozesse.
- Entscheidung, ob zum nächsten Zyklus übergegangen wird.
- Überprüfung der Änderungsanträge, ungenutzten Werkzeuge und Ressourcen sowie Festlegung neuer Prioritäten.
- Definition von Zielen für den nächsten Zyklus.
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Phase 5: Projektüberprüfung
Zu beantwortende Fragen:
- Hat das Team eine akzeptable Lösung gefunden?
- Hat die Algorithmen für das Projekt funktioniert?
- Wie gut hat das Team die APF-Algorithmen genutzt?
Implementierung von APF
Wie bereits erwähnt, entstand APF während von zwei Projekten, eines in Auftrag gegeben von dem Einzelhändler Snacks Fifth Avenue und das andere von Kamikazi Software Systems.
Beispiel: Snacks Fifth Avenue
Im Jahr 2008 näherte sich Snacks Fifth Avenue seinem 50. Jubiläum mit rückläufigen Verkäufen und Kundenströmen. Direktorin Patty Forz wollte neue Kunden mit Kiosken anziehen, die Informationen über lokale Restaurants und Kinos bereitstellen, inspiriert von ähnlichen Einrichtungen in nahegelegenen Einkaufszentren.
Projektübersicht für Snacks Fifth Avenue:
- Projektname: “Kioskdesign”
- Projekt Nummer: 08 – 01
- Projektleiter: T. Coffee
- Probleme/Chancen: Abnehmende Ladenbesuche und Verkäufe, Notwendigkeit einer Veränderung.
- Ziel: Wiederherstellung des Verkaufsniveaus, Steigerung der Fußgängerfrequenz und Erstellung von etwas, das die Kunden anspricht.
- Umfang: Entwicklung eines Kiosk-Konzepts mit mehreren Dienstleistungen, Kundengewinnung für bestimmte Produkte, Erstellung von Produktbündeln für Veranstaltungen und mehr.
- Erfolgskriterien: Wiederherstellung des Verkaufsniveaus innerhalb von zwei Quartalen, Angebot von mindestens vier Dienstleistungen, die jeweils mindestens 5 % des Umsatzes ausmachen, und Implementierung eines vom Kunden gewünschten Dienstes, der im zweiten Quartal 5 % des Umsatzes generiert.
- Risiken: Kunden könnten die Kioskidee missbilligen.
Prozess und Ergebnis
Über einen Zeitraum von sechs Monaten wurden mehrere Prototypen erstellt und getestet. Behandelte Fragen umfassten die Bedienung des Kiosks über Tasten oder Touchscreens, Drucken von Quittungen, Produktausgabe, Auftragserstellung und Unterstützungsdienste. Eine Fokusgruppe gab Rückmeldungen zu den Prototypen.Das endgültige Design wurde in den Geschäften eingeführt, was die Verkäufe und das Kundeninteresse verbesserte und die Ziele des Projekts erfüllte.
Urteil
- APF erfordert eine neue Denkweise, bereit für Veränderungen.
- Die Methode wird kontinuierlich aktualisiert.
- Basierend auf dem Konzept „just-in-time”.
- TPM-Werkzeuge, Vorlagen und Prozesse werden an neue Formate angepasst.
- APF ist kundenorientiert und sorgt für volle Kommunikation und Vertrauen.
- Identifiziert alle Prozesse, die keinen Mehrwert schaffen.